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NUEVAS NORMAS ISO ES UNA INICIATIVA DE ESCUELA EUROPEA DE EXCELENCIA

ISO 9001:2015

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ISO 9001:2015

Segunda etapa: Etapa de Preparación

 
La Nueva ISO 9001:2015 está pasando por una serie de etapas para poder ser publicada, como está previsto, en septiembre de 2015. Ya conocimos en el artículo anterior en qué consiste la primera etapa o etapa de propuesta, hoy vamos a ver los detalles que definen a la siguiente etapa, la etapa de preparación o etapa segunda.

Esta fase tiene como objetivo la elaboración del borrador de la norma. Para ello, un grupo de trabajo formado por expertos se reúne y discute sobre él. Puede que el borrador final no sea obtenido a la primera, por tanto habrá varios intentos hasta conseguir el documento que el grupo de trabajo considere que aporta la mejor solución técnica al problema que se aborda.
Tan pronto como tienen decidido cuál va a ser el borrador final, según su criterio, lo deben remitir al comité para que éstos den su aprobación de forma consensuada. Hasta que esto no ocurra no se podrá sacar a la luz.
Esta etapa, en relación con la publicación de la ISO 9001:2015 se desarrolló durante el pasado mes de abril de 2013.
La aprobación no debe hacerse esperar mucho desde que se remite el borrador, para así poder agilizar la tarea de hacer los cambios pertinentes o difundirlo públicamente en la mayor brevedad de tiempo posible, y así no demorar su publicación.


El trabajo de hoy está centrado en el apartado 5, Liderazgo, del borrador de la Nueva ISO 9001:2015.

Se trata de un apartado de similar extensión al anterior y que incluye los siguientes enunciados:

  • 5.1. Liderazgo y compromiso
  • 5.2. Política de la calidad
  • 5.3. Funciones de organización, responsabilidades y autoridades

5.1. Liderazgo y compromiso

Esta división alcanza dos enunciados más:

5.1.1. Liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad

Este liderazgo es importante, según la nueva norma por los siguientes aspectos:

  • Cerciorar que se crean políticas y objetivos de calidad para el sistema
  • Garantizar que la política de calidad es entendible
  • Cuidar la integración de los requisitos del sistema en la organización
  • Fomentar y promover el enfoque basado en procesos
  • Trabajar por que los recursos necesarios para el sistema estén disponibles
  • Tener presente la importancia de alcanzar una gestión eficaz de la calidad
  • Asegurar que el sistema de gestión cumple con sus resultados
  • Animar a la participación y apoyo de personas para contribuir a la eficacia de la gestión de la calidad
  • Incitar a la mejora continua y a la innovación
  • Apoyar a demás funciones de la organización que demuestren su liderazgo
5.1.2. Liderazgo y compromiso con respecto a las necesidades y expectativas de los clientes
Este liderazgo y compromiso ha de garantizar que:
  • Los riesgos que puedan afectar a los bienes o servicios que ofrece la organización a sus clientes se identifican, se analizan y se trabajan para evitarlos
  • Se cumplen los requisitos que el cliente espera
  • Se mantienen los requisitos reglamentarios y se ofrecen bienes y servicios satisfactorios para el cliente
  • Se focaliza en la mejora de la satisfacción del cliente

5.2. Política de la calidad

La norma establece que la política de calidad que elabore la alta dirección ha de ser:

  • Adecuada con el propósito de la organización
  • Clara para proporcionar un marco para los objetivos de calidad
  • Comprometida con los requisitos legales
  • Comprometida con la mejora continua del sistema

Además la política debe estar disponible, ser conocida por los miembros de la organización, estar a disposición de las partes interesadas y ser revisada para su continua adecuación.

5.3. Funciones de organización, responsabilidades y autoridades

Este último apartado dice que la alta dirección será la responsable de la eficacia del sistema y que deberá asignar la responsabilidad para:

  • Asegurar que el sistema funciona conforme a los requisitos de la presente norma internacional
  • Garantizar que los procesos interactúan correctamente y se cumple con la entrega de los resultados previstos
  • Informar del funcionamiento del sistema a la alta dirección y la necesidad, cuando la hubiera, de realizar una mejora
  • Promover la conciencia de los requisitos del cliente en toda la organización

La siguiente semana analizaremos el punto 6, para que nuestros lectores tengan la máxima información sobre el borrador de la Nueva ISO 9001:2015.


La Nueva ISO 9001-2015 se publicará en septiembre de 2015, por lo que cualquier organización interesada en implantar un sistema de gestión de calidad actualmente puede hacerlo siguiendo las directrices de la ISO 9001-2008. Esta versión aún es válida, por lo que las empresas todavía pueden verse beneficiadas con su implementación.
La certificación con ISO 9001-2008 estará permitida durante un tiempo, bastante moderado, tras la publicación de la futura versión, este tiempo será concretado por los organismos de acreditación, no será más de dos años. Por tanto las organizaciones podrán irse familiarizando y adaptándose a los cambios de la ISO 9001-2015 gradualmente.
Esta transición, para una empresa que ya tenga implantado un Sistema de Gestión de la Calidad, según la ISO 9001-2008, supondrá unos cambios a los que tendrá que hacer frente.
Uno de los primeros cambios que se deberán afrontar es el enfoque a procesos de la organización. Se entiende por proceso una secuencia de acciones encaminadas a crear un valor añadido sobre una entrada para dar lugar a un resultado, y una salida que sea satisfactoria para el cliente.
Esta implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de una organización, además puede traer beneficios tales como una buena orientación hacia los resultados deseados, la optimización de los empleados y los recursos, la buena conexión entre resultados y control de la variabilidad, la gestión apoyada en datos para constituir unos objetivos realistas y un liderazgo estratégico, la organización integral de toda la información a través de matrices de referencias cruzadas con documentos, personas, competencias, requisitos…
Otro de los cambios a hacer frente es el desarrollo de una fuerte Gestión de Riesgos, esto va a consistir en explorar e identificar los riesgos dentro de una organización y realizar actuaciones para evitar que se produzcan. No basta con identificarlos, además hay que estimar la posibilidad de que estos riesgos ocurran y de ser así cuáles serían sus consecuencias. Aunque la norma no nos va a decir cómo debemos gestionar los riesgos, eso es cosa de las organizaciones, aparece como elemento obligatorio.
Además de la Gestión de Riesgos viene otra gestión, la Gestión del Cambio, las organizaciones han de estar alerta para mejorar el rendimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Unido a esto nos encontramos la mejora continua, más insistente y estricta, por lo que las organizaciones deben desarrollar herramientas para no dejar pasar ninguna oportunidad de mejora.
Durante el tiempo de transición ISOTools acompañará a sus clientes para hacerle el trabajo más fácil.
ISOTools facilita la gestión por procesos mediante el diseño de mapas, procesos, fichas, work, flows, indicadores de desempeño… Además podrá genera un mapa de procesos interactivo, mediante el que clicando en cada proceso la organización podrá acceder a la información del mismo.
Por otro lado, con ISOTools podrá identificar y controlar las amenazas y riesgos de las actividades de una organización y, por tanto, reducir la vulnerabilidad y asegurar la estabilidad de la empresa.

Ya hemos hablado en artículos anteriores de los cambios que trae el primer borrador de la Nueva ISO 9001:2015, pero no hemos discutido acerca de cuáles pueden ser los más importantes o los que más pueden afectar a las organizaciones.
Uno de los que más les puede afectar en primer lugar, es una mayor orientación a las empresas de servicios, pues el cambio del término producto por el de bienes o servicios va a suponer para ellas más facilidades, se verán integradas en el mundo de la calidad, del que ellas también pueden formar parte. Esto repercutirá en los clientes, van a recibir un servicio que se ajusta o incluso supera sus expectativas y, por tanto se verán satisfechos, viéndose incrementado el prestigio y la cartera de clientes de una organización.
Otro cambio que va a repercutir en las organizaciones, y que además les puede traer beneficios, es el enfoque basado en procesos. Los procesos han de estar bien definidos, la interacción entre ellos, la identificación de riesgos, los recursos de entrada y de salida, los propietarios y responsables de cada proceso… Todos estos aspectos mejorarán el funcionamiento diario de la organización, pueden dar solución rápida a muchos problemas que se planteen y mejorar el rendimiento e imagen de la misma.
Podemos incluir también en este artículo la desaparición del término de acciones preventivas, ya hemos comentado que el nuevo Sistema de Gestión será considerado un sistema preventivo en sí en su más alto nivel de prevención. Para que esto sea así, la empresa tendrá que hacer frente a la Gestión de Riesgos, es decir, tendrá que desarrollar una identificación y análisis de los posibles riesgos que puedan darse en una organización así como crear acciones o medidas para evitar que se produzcan. Esto hace innecesario que la organización cree medidas preventivas, pues están implícitas en la Gestión del Riesgo, que a su vez ensalza el carácter preventivo del sistema.
No somos conscientes que vivimos en un mundo de constante cambio y que lo que hoy está a la última mañana queda desfasado, por ello la Nueva ISO 9001:2015 incluye la Gestión del Cambio, actualmente en la ISO 9001:2008 apenas se hacen alusiones a este término, pero hoy día es imprescindible que las organizaciones lo tengan presente, y así puedan ofrecer los mejores bienes y servicios a sus clientes. Esto servirá para que las empresas mantengan y mejoren el rendimiento de su Sistema de Gestión de la Calidad. Se trata de un cambio que ha de llevarse a cabo de manera planificada y sistemática, así como la identificación de riesgos y oportunidades y la revisión de las consecuencias que pueda traer el cambio.
Por último, otro cambio que nos parece de los más importantes en la Nueva ISO 9001:2015 es la mayor incidencia que se espera en la Mejora Continua. Los auditores se van a poner mucho más estrictos con este tema. Este cambio persigue que las organizaciones empleen más herramientas en gestionar las oportunidades de mejora, mediante una buena organización de las acciones a desarrollar.
Todos estos cambios van a repercutir en el desarrollo diario de las organizaciones, ISOTools lo sabe, y por ello se pone a disposición de sus clientes para llevarlos a cabo de la mejor manera posible.


Queremos que conozcan punto a punto el borrador que ha difundido la Organización Internacional de Normalización de la nueva ISO 9001-2015, para ello, vamos a ir analizando, semanalmente, cada apartado de este documento.
La lectura del borrador comienza con tres apartados generales, similares a los que presenta la norma ISO 9001:2008: alcance, referencias normativas y términos y definiciones. A estos les sigue una serie de puntos más complejos, que nos dedicaremos a describir.
Hoy les presentamos el apartado 4, Contexto de la organización. Éste a su vez lo encontramos subdividido del siguiente modo:
        4.1. Comprender la organización y su contexto
        4.2. Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas
        4.3. Determinar el alcance del sistema de gestión de la calidad
        4.4. Sistema de gestión de la calidad
4.1. Comprender la organización y su contexto
Cada organización deberá investigar y concretar cuáles son sus problemas internos y externos, pudiendo afectar al resultado deseado.
Estos problemas pueden cambiar a lo largo del tiempo, por ello la organización ha de estar atenta e identificarlos y tratarlos cuando sea oportuno. Pueden ser: cambios en las tendencias sociales, en las relaciones con las partes interesadas, en las políticas y compromisos internos o cambios tecnológicos.
4.2. Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas

 

Para desarrollar este punto la organización ha de determinar cuáles son las partes interesadas relevantes en su sistema y los requisitos de las mismas. La organización debe anticiparse a las expectativas y necesidades del cliente, para ello debe estar actualizada en las partes comentadas.
Partes interesadas pueden ser los clientes directos, los usuarios finales, los proveedores, distribuidores u otro eslabón de la cadena de suministro u otra parte interesada pertinente.
4.3. Determinar el alcance del sistema de gestión de la calidad
Los límites y aplicabilidad del sistema son aspectos que las organizaciones tienen que tener bien definidos para tener claro el ámbito de aplicación. Para determinar este ámbito la organización debe atender a los problemas externos e internos de los que hablábamos en el punto 4.1 y a los requisitos tratados en el apartado 4.2.
Este ámbito de aplicación se expresa en todo momento en términos de bienes y servicios.
4.4. Sistema de gestión de la calidad
Para hablar del sistema de gestión de calidad vamos a tratar dos puntos: generalidades y enfoque basado en procesos.
 
        4.4.1. Generalidades
Este título dice que la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión de calidad, incluyendo los procesos e interacciones necesarias.
 
        4.4.2. Enfoque basado en procesos

 

Para implantar un sistema de gestión de calidad, la organización ha de desarrollar un enfoque basado en procesos, siguiendo estas actuaciones: determinar procesos necesarios, insumos y resultados previstos, secuencia de procesos e interacciones, riesgos a la conformidad de bienes, servicios y satisfacción de los clientes, determinar criterios, métodos e indicadores de desempeño para asegurar la eficacia, determinar los recursos y asegurar disponibilidad, asignar responsabilidades y autoridades, implementar las acciones necesarias para logar los resultados previstos, supervisar, analizar y cambiar los procesos cuando sea necesario y garantizar la mejora continua de estos procesos.
La siguiente semana seguiremos hablando del borrador de la NUEVA ISO 9001-2015 en nuestro blog, analizaremos el apartado 5.

La nueva ISO 9001:2015 está siendo objeto de revisión, y parece ser que trae bastantes novedades con respecto a su versión anterior, ISO 9001:2008. Actualmente ya podemos leer el borrador inicial de esta norma, pero puede ser que su contenido no sea el definitivo. Lo más probable es que cambien algunas cosas cuando se apruebe el borrador final y se publique como estándar internacional.

Es un periodo largo el que lleva la revisión de la norma, pero traerá novedades destacables para los Sistemas de Gestión de la Calidad.

El plan de desarrollo, que se tiene para la ISO 9001:2015, comienza en Junio de 2012 y se prevé que acabe en Septiembre de 2015. A lo largo de estos años se va a trabajar en sacar a la luz una renovada ISO 9001 que responderá a los requerimientos actuales de la sociedad y llevará, a las organizaciones que la implanten, por el buen camino de la calidad empresarial.

En Junio de 2012 se puso en marcha el proyecto, especificando el diseño del documento de trabajo. Es el inicio de la etapa de propuesta (etapa primaria en la publicación de una norma ISO) en la que se pone de manifiesto la necesidad de revisar la ISO 9001 y se somete a votación. El proyecto no se aprueba hasta Diciembre de 2012. Una vez aprobada la especificación del proyecto de renovación de la norma, se pasa a tener discusiones relativas a la terminología.

En este asunto el grupo de trabajo lidia hasta que tiene ya una idea de lo que puede ser el borrador de la norma y publican el texto que incluye las propuestas durante la fase de recopilación de propuestas. Por otro lado, se tiene una reunión de trabajo para hacer los comentarios pertinentes y someter a voto las cuestiones más relevantes. Ya tenemos superadas las etapas de preparación y de comité, que no acaban sin que se desarrollen actividades de verificación y validación. Esto ha ocurrido en Abril de 2013, con lo que ya tenemos acceso al borrador inicial en el que se ha estado trabajado hasta ahora.

Se dará un tiempo para acoger correcciones, las cuales deberán contar con dos tercios de los votos a favor del Comité para ser tenidas en cuenta. Las previsiones del plan de desarrollo indican que en Marzo de 2014 se discutirá sobre ello y se efectuarán los ajustes que haya que hacer sobre el borrador propuesto. Estos ajustes serán tenidos en cuenta para aprobar el borrador final, con fecha prevista para Noviembre de 2014.

En Enero 2015 ya tendremos el borrador final de la norma sometido a votación y se podrá enviar a la Secretaría Central de la ISO para su publicación en Septiembre de 2015.

ISOTools sigue los pasos de este plan de desarrollo para poder estar a la última en los temas relacionados con la nueva ISO 9001:2015 y poder informar a nuestros clientes, para facilitarles la tarea de implantar esta nueva versión.


Primera etapa: Etapa de Propuesta

 

Hasta la publicación de una norma ISO, los estándares internacionales pasan por una serie de etapas continuadas que le vamos a ir describiendo cada semana en nuestro blog. La nueva ISO 9001:2015 está pasando por cada una de ellas, por eso se las presentamos.

En esta primera etapa para la publicación de una norma ISO, solo se necesita confirmar la necesidad de una nueva norma internacional y, posteriormente presentarla como propuesta ante el comité. A continuación, se somete a voto, ante los miembros pertinentes de la TC o SC, para decidir si se desarrolla o no.

Para que sea aceptada, la mayoría de los miembros del CT/SC han de votar a favor y al menos 5 miembros se comprometen a participar activamente en el proyecto.
Para terminar esta fase se debe designar un jefe de proyecto responsable.
Aún no se ha escrito nada sobre el papel, sólo se ha decidido elaborar una nueva norma ISO ante la necesidad detectada, de igual forma si se detecta la necesidad de revisar una norma ya

publicada o han pasado los 5 años de vigor se pasa por esta etapa.

En caso de revisión, se mejoraría la aplicabilidad y relevancia de las normas internacionales, para así hacer que las organizaciones que las apliquen sean más eficientes y eficaces, haciendo posible la mejora en sus productos, servicios y buenas prácticas. Es el caso de la norma protagonista de nuestro blog, ISO 9001:2015, que se desarrollará, como es normal, es un consenso global, lo que permite eliminar barreras en el comercio internacional.

La ISO 9001-2015 supondrá una nueva revisión de la norma más popular en el mundo de la gestión de la calidad, lo que permitirá que el número de organizaciones certificadas siga creciendo.

Esta revisión traerá consigo una serie de aspectos que se focalizan en mejorar la capacidad de las organizaciones, para así obtener productos que satisfagan las necesidades de los clientes, con lo que seguirá siendo una norma consistente como lo ha sido a lo largo de su existencia.
Para facilitar la gestión, esta norma permitirá la integración de más de un sistema gracias a la inclusión de una nueva estructura de alto nivel, común en todos los sistemas de gestión.
Las organizaciones incrementarán su enfoque preventivo con la implantación de la norma, pues este aspecto se ha intensificado con la gestión de riesgos, esto significará que la norma obliga a las organizaciones a desarrollar un análisis previo de su entorno, incluyendo tanto factores internos como externos a ella, para identificar los posibles riesgos, estudiarlos y plantear las acciones que parezcan oportunas en cada caso.
Por otro lado, lo que hasta ahora ha generado rechazo puede cambiarse con la ISO 9001-2015, la cual, hace referencia no solo a bienes, sino también a servicios, con lo que las organizaciones de este último sector, que antes eran reacias a este tipo de sistemas, se verán reflejadas y tenidas en cuenta por lo requisitos de esta norma. Esto llevará a un aumento de certificaciones en todo el mundo.
Un objetivo que pretende alcanzar la norma es que las organizaciones tengan iniciativa y ejecuten proyectos de mejora para seguir aumentando la fuerza y consistencia del sistema, y no solo centrarse en cerrar acciones correctivas y en pasar con éxito las auditorías. Hay que conseguir que la gestión de la calidad se vea como algo más que una certificación y el cumplimiento de unos requisitos, y que se trabaje para llegar al éxito de la organización.
Será necesario también realizar un cambio en los principios sobre los que se basa la calidad, pues han de adaptarse a la actualidad económica y empresarial y deben mantenerse inalterables hasta la siguiente revisión.
Se espera que la nueva ISO 9001-2015 se centre más en el crecimiento económico como medio para tener una organización sostenible y próspera, este será el pensamiento central, de gran importancia debido a la situación económica mundial.
Estos cambios pueden ayudar a que las organizaciones se muestren más interesadas en los temas de calidad, en hacer un seguimiento del impacto que tiene el intercambio de bienes y servicios tanto a nivel nacional como internacional, además las hará conscientes de la huella que dejan en la economía del país, en la protección del medio ambiente y en el desarrollo sostenible.
La ISO 9001:2008 desaparecerá gradualmente, permitiendo a las organizaciones disponer de un tiempo para adaptarse a los nuevos cambios que trae consigo la revisión, pasado este tiempo, que será determinado por las acreditadoras, solo será válida la versión del 2015.
Para las PYMES muchos de estos aspectos pueden ser nuevos, pero ISOTools cuenta con los medios para proporcionarles la ayuda necesaria y acompañarle de la mano en el camino de la calidad. La Plataforma Tecnológica y el Sistema de Gestión de la norma ISO seguirán siendo óptimos para todos los cambios previstos.