Liderazgo en la ISO 9001

El papel del liderazgo, en la ISO 9001, es fundamental para la implementación del sistema de gestión de calidad. El buen funcionamiento de los procesos y la continuidad del negocio son beneficios de una buena gestión. Los encargados del sistema de gestión deben realizar un seguimiento constante del equipo de trabajo. Además, los líderes de proceso están para asegurar que se cumplan los objetivos estratégicos establecidos por la alta dirección.

La norma ISO 9001 establece que el responsable del sistema de gestión de calidad debe liderar y comprometerse con el equipo de trabajo para dejar clara la responsabilidad de cada colaborador con la organización y los sistemas implementados. También, los líderes deben orientar el sistema hacia todas las partes interesadas y promover buenas prácticas en la ejecución de las actividades para lograr resultados positivos y beneficiar a la organización.

El liderazgo no se trata de dar órdenes directas a los líderes de proceso, sino de establecer una serie de pautas claras que garanticen que los resultados estén en la misma línea con la dirección estratégica de la organización. Es importante mantener informada a toda la organización sobre las responsabilidades que se adquieren con la implementación del sistema de gestión de calidad, las cuales están definidas y documentadas en la política de calidad aprobada por la alta dirección.

En la actualidad, el éxito en la implementación del sistema de gestión de calidad depende en gran medida de generar una cultura en torno a la excelencia. Dentro de la organización todos los integrantes deben aplicar prácticas eficaces en sus actividades diarias, mejorando así la operatividad y la comodidad de los puestos de trabajo.

Cultura y compromiso de la organización

El liderazgo en la gestión de calidad ha evolucionado con el tiempo. Antiguamente, se aplicaba una metodología basada en dar órdenes a los diferentes niveles de la organización, lo que limitaba al equipo de trabajo en la búsqueda de estrategias para dinamizar la ejecución y lograr resultados en menos tiempo y con menos recursos. Esta metodología generaba malestar en el personal y afectaba el trabajo en equipo, restando eficacia a la actividad.

Hoy en día, se promueve la formación y toma de conciencia de las partes interesadas para ayudar a los líderes a preparar y generar cultura en la organización. Cada participante puede identificar los factores que pueden tener impacto negativo en los resultados y aplicar actividades que los controlen sin afectar la operación normal. Son más libres y a la vez responsables de su trabajo.

Características del liderazgo

Tener una visión clara permite a los líderes definir la meta que se debe alcanzar y dirigir. Los esfuerzos se darán de manera conjunta buscando integrar actividades que cumplan los objetivos de la política. Estos aportan al equipo el material para mejorar continuamente basándose en las lecciones aprendidas. Esto evita la ocurrencia de eventos que materialicen riesgos para la organización.

En ese caso, la participación y responsabilidades de la alta dirección frente al liderazgo del sistema de gestión de calidad, consiste en asignar y realizar seguimiento a los programas. Verificar el uso correcto de los recursos disponibles en relación con el presupuesto planificado también formará parte de las actividades a realizar por la dirección. Bajo la denominación “Compromiso de la organización” todas las gestiones adquieren un grado de responsabilidad para su integración.

El enfoque en el cumplimiento de los requisitos normativos en la organización y el cliente es clave para el liderazgo en la gestión de calidad. El objetivo es lograr un grado de satisfacción óptimo en cuanto a productos y servicios se refiere. Estos buscarán generar recomendaciones que permitan al negocio seguir creciendo y garantizando su continuidad.

Software ISO 9001

Para asegurar una gestión eficiente de los riesgos y oportunidades según los requisitos de la norma ISO 9001, muchas empresas se decantan por utilizar un Software de calidad. Esta herramienta automatizada simplifica la gestión del sistema, brindando mayor control y asegurando una obtención óptima de beneficios.

Al automatizar la gestión de riesgos y oportunidades, la implementación de la norma ISO 9001 pasará a ser un proceso más rápido y ágil. Esto permitirá a tu empresa aprovechar al máximo las oportunidades para seguir mejorando de forma continua. La implementación de estos sistemas contribuyen a la sostenibilidad de la organización y al logro de los objetivos estratégicos.

ISOTools puede ayudarte a la hora de gestionar la aptitud de liderazgo ISO 9001, pide información sin ningún tipo de compromiso. Más de 25 años de experiencia en el sector nos avalan.

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Gestión del cambio de ISO 9001

En la última versión de la norma ISO 9001 encontramos una idea que cobra especial importancia, que está fundamentada en el riesgo y a cómo este puede ser redirigido hacia la oportunidad. Podremos así evitar resultados anormales en los procesos de nuestra organización, incluyendo el epígrafe dentro de la gestión del cambio.

Dicha gestión nos reta a encontrar oportunidades dentro del cambio organizacional. Es una tendencia que está en pleno crecimiento a nivel mundial, ya que supone una mejora continua. Debemos tener en cuenta que el factor del cambio será un punto inevitable dentro de nuestra empresa, si conseguimos convertirlo en una oportunidad será síntoma de perfeccionamiento y progreso.

¿Qué es el cambio? En este caso lo definiremos como el resultado tras una transición de una metodología anteriormente implementada. Debe incluir:

• Punto estratégico
• Política de la organización
• Objetivos del mercado
• Renovar la estructura organizacional
• Modificar si es necesario las misiones de la empresa

Para realizar esta transición con éxito necesitamos una serie de elementos clave que nos ayudarán a gestionarlo. Entre ellos encontramos la vinculación de lo empleados, la integración de las metodologías nuevas y de las herramientas si las hubiera. Se pasará a ejecutar las nuevas normas y se determinará en qué partes afecta a los negocios de la empresa. Si es necesario se podrán adquirir nuevos equipos.

Mejores prácticas para la gestión del cambio

El Sistema de Gestión de Calidad necesita ser flexible para poder actualizarse en función de las necesidades de la organización, y también de las impuestas por los cambios del mercado. Podemos tener en cuenta los siguientes factores a la hora de analizar nuestro sistema e iniciar el ciclo de vida de una cambio dentro de nuestra empresa.

1. Los procesos deben ser sometidos a evaluación y ver si es necesario algún cambio, o si se ha producido alguna desviación para lograr nuestros objetivos principales.
2. Los responsables deben documentar y comunicar cualquier cambio que se haya podido producir. También deben comprobar cómo puede afectar ese cambio al resto de la organización.
3. Hacer un seguimiento de los cambios realizados para comprobar su correcto funcionamiento. Esto nos ayudará a minimizar los impactos negativos.
4. Si los cambios afectan a los clientes, estos deben ser informados y satisfechos con toda demanda de documentación requerida.
5. La empresa debe velar por modificar la documentación y la comunicación de todos los requisitos del producto o servicio que se haya visto afectados por cambios.
6. Documentar todo el proceso para que quede constancia del cambio en el que se recojan revisiones, autorizaciones, etc.
7. Trabajaremos en favor de disminuir los impactos negativos.
8. Establecer formatos de auditorias internas para chequear que la gestión se está realizando de forma correcta.
9. La alta dirección debe estar implicada en todo el proceso.
10. Se debe hacer un rastreo continuo para seleccionar que oportunidades son las que se pueden establecer de cara a la mejora.

A consecuencia de la transformación digital y la innovación, gran cantidad de empresas están implementando cambios para la automatización de procesos, que, anteriormente, podían resultar tediosos. Un factor externo de cambio muy importante para las organizaciones viene marcado por los hábitos del consumidor en el mercado. Nos enfrentamos cada vez a compradores más cualificados y exigentes con el producto. Todo esto puede alterar la consecución de nuestros objetivos, teniendo que instaurar una gestión de cambio para corregir la desviación.

Conclusiones

En nuestra empresa no puede faltar un plan que se adapte a la gestión de cambios, tanto internos (que afecten a nuestra estructura y procesos), como externos (que vengan impuestos por el mercado, los clientes o problemas ambientales). Esta estrategia debe ser flexible y adaptable a las necesidades. Además, debemos contar con personal comprometido con la causa y que aporten valor. No podemos perder de vista nuestros objetivos generales a la hora de implantar cualquier sistema de gestión de cambio.

Software ISO 9001

La gestión del cambio para la norma ISO 9001 es parte fundamental del plan estratégico de cualquier organización. Este lo incluimos dentro del software de Calidad bajo la norma ISO 9001. Las empresas pueden usar el Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema, garantizando la obtención de óptimos beneficios.

La simplificación de los procesos es necesaria para ganar eficacia y excelencia dentro de nuestra empresa. Desde ESG Innova Group trabajamos diariamente para que tu empresa sea más competitiva y sostenible con diferentes soluciones que puedes encontrar en nuestra página web.

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ISO 9001: Gestión de Riesgos

El desarrollo de la actividad empresarial viene acompañado de la gestión de riesgos y oportunidades. ¿Hay posibilidad de emprender y consolidar nuestra actividad riesgos. Lamentablemente la respuesta es no.

Siempre que iniciemos un proceso organizacional, no importa la envergadura, debemos asumir que tendremos que exponernos a cierto nivel de riesgo, y que de ellos saldrán reforzados algunos sectores de nuestra empresa y otros serán desestimados. Estas situaciones pueden plantearse tanto de manera interna como externa y podrían dificultarnos la consecución de nuestros objetivos desviando nuestra misión.

De estas vicisitudes nace la Gestión de Riesgos y Oportunidades. La norma ISO 9001 nos sirve como herramienta para aumentar los beneficios y disminuir los resultados negativos derivados de la gestión organizacional. No solo afectará a nivel operacional, si no que también formará parte de la planificación, de los objetivos y de la toma de decisiones.

Riesgos vs Oportunidades

Según la norma ISO 9001 riesgo es la consecuencia de la incertidumbre. Esa consecuencia puede ser positiva o negativa dependiendo de cómo se comporte.

• Si el efecto que tiene es deseado y mejora nuestras condiciones estaremos antes una desviación positiva del riesgo.
• Si por el contrario es una respuesta no deseada que nos genera una amenaza estaremos ante una desviación negativa.
• La duda de si estamos ante un evento de riesgo o una oportunidad también es considerada un riesgo en sí misma.
• La oportunidad también es riesgo, aunque tenemos tendencia a percibir el riesgo con connotaciones negativas y las oportunidades con positivas, pero realmente estamos ante la misma incertidumbre que puede ser transformada en una mejora o en una amenaza.
• Los elementos positivos que provienen y se crean en un contexto externo son identificados como oportunidades para nuestra organización. Nos pueden permitir mejorar las relaciones con nuestros colaboradores, aumentar nuestros beneficios, mejorar la productividad, reducir pérdidas económicas, etc.
• El riesgo tiene una causa, cuando esa causa se materializa tendremos una consecuencia. Diseñaremos una estrategia que estudie bien los riesgos y sus causas para poder activar tantos planes alternativos como haga falta.

La Matriz: ¿cómo determinar los riesgos y las oportunidades?

Después de situarnos en el contexto hablaremos de Matriz de Riesgos como un documento donde se recoge la evaluación, el seguimiento, detección de imprevistos, identificación de procesos y clasifica los tipos de riesgos con su correspondiente grado, dentro de una organización. Este documento puede tratar tanto de actividades, proyectos, tareas y cualquier evento que sea susceptible de análisis.

Dentro del sistema de gestión de calidad, la matriz nos va a regular ciertos factores que serán necesarios para llevar a cabo el procedimiento con éxito. Nos determinará con qué frecuencia se efectúa el análisis, el número de personas implicadas, los materiales utilizados, agentes nocivos, cambios estructurales en las instalaciones.

La matriz se rige por un baremo que va desde el número 1 hasta el 10, donde 1 significa que la probabilidad de que el riesgo ocurra es muy baja y 10 es muy alta. De igual forma se clasificaría la gravedad de las consecuencias.

Para cumplir con los requisitos es necesario contar con una metodología detallada, aunque la norma no especifica cuál, podemos elegir la que mejor se adapte a nuestro sistema de gestión y recursos. Eso sí, no nos puede faltar incluir un catálogo de los riesgos y las oportunidades, y tenerlo controlado y evaluado de forma permanente.

¿Qué técnicas podemos utilizar para detectar los posibles peligros?

La palabra peligro puede resultarnos abrumadora, pero si sigues leyendo y ves que hay recursos para mitigarlos seguro que al terminar te sentirás reconfortado. Con una buena planificación podremos mantener bajo control los imprevistos que puedan surgir:

• Reuniremos toda la información sobre accidentes anteriores.
• Analizaremos la estadística de esos eventos.
• Realizaremos auditorias externas e internas.
• Pondremos especial hincapié en la seguridad de las instalaciones.
• Crearemos un programa de prevención de riesgos e instruiremos a los trabajadores en un plan específico de accidentes laborales.
• Tendremos una lista de tareas a realizar.
• Supervisaremos los trabajos que impliquen actividades de riesgo.

Es aquí donde la capacidad de liderazgo y organización entran en valor para conseguir que todo el personal activo de la empresa cumpla las normas, y así eviten correr riesgos innecesarios. Como consecuencia tendremos el aumento de la calidad de vida de nuestros empleados, la disminución de accidentes en el entorno laboral y de enfermedades a largo plazo, y por ende una mejora en la productividad.

Mas allá del marco legal, estaremos protegiendo a la parte más valiosa de nuestro negocio, nuestros trabajadores y colaboradores.

Software ISO 9001

Las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence con el objetivo de implementar un sistema de gestión de riesgos eficaz. La norma ISO 9001 permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Una gestión de riesgos y oportunidades automatizada disminuirá el impacto negativo sobre nuestra organización y nos conducirá hacia la excelencia a través de la ISO 9001.

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Liderazgo

El liderazgo ha sido un tema de constantes debates durante muchas décadas, se han publicado diversos artículos en fuentes oficiales y blocks de opinión, en donde se describen las habilidades que debe cumplir un buen líder, entre ellas, las más comunes son comunicación asertiva, orientación a resultados, motivación y empatía, capacidad de coordinación y colaboración, manejo de la presión y el tiempo y en los últimos años se han incorporado habilidades como innovación, inteligencia emocional, resiliencia, etc.

Sin embargo, el artículo de hoy, pretender reconocer las lecciones de liderazgo que nos brinda el personaje del Sr.Lobo, interpretado por Harvey Keitel, en la película Pulp Fiction del director Quentin Tarantino, estrenada en 1995, y ganadora de un premio Oscar por el Mejor guion y múltiples nominaciones a premios a lo largo del tiempo. Aunque está claro que esta concepción está más que superada, o al menos debería de estarlo, las consideramos lecciones clave que jamas deberían de faltar en ninguna organización.

Las 7 lecciones de un buen líder que nos enseña el Sr.Lobo son:

“Hola, soy el señor Lobo, soluciono problemas”

1. Tiene claro su propósito y lo comunica efectivamente: Su carta de presentación no da lugar a duda, es específica y clara en cuanto a qué se dedica y al valor de su trabajo. El Sr. Lobo es absolutamente explicito respecto a los beneficios de su presencia, en menos de 10 segundos, saluda, se presenta y explica fácilmente su función. Un buen líder debe dirigir claramente la estrategia, establecer los métodos adecuados, evaluar las prioridades, y comunicar inequívocamente los resultados esperados.

«No nos andamos con rodeos caballeros, si me informaron correctamente, el tiempo es oro”.

2. Entiende el valor de la información y del tiempo: Desde su primera aparición en escena, se observa al Sr. Lobo recopilando de manera escrita los detalles claves del objetivo a alcanzar, así mismo en cada una de sus intervenciones se hace notorio su capacidad de análisis en cada uno de los factores que están influyendo en el entorno a controlar, y se evidencia el conocimiento y experiencia en el manejo de situaciones similares. Un buen líder recopila y analiza los datos relevantes, transforma esa información en conocimientos, es flexible con los imprevistos y toma decisiones oportunas basadas en hechos.

 “Si soy duro con ustedes es porque el tiempo es su factor, pienso rápido, hablo rápido y necesito que ustedes actúen rápido”

3. Sabe planear, coordinar y delegar el trabajo: Una de las características más evidentes del Sr. Lobo es su capacidad para pensar, planear y delegar rápidamente las tareas que les permitirían alcanzar el objetivo perseguido. El Lobo explica a Vincent, Jules y Jimmy, las acciones que debe ejecutar cada uno y expresa como en conjunto estas les permitirán lograr los objetivos, inclusive en caso de presentarse imprevistos (por ejemplo, la detención de la policía). Una de las principales debilidades para lograr un liderazgo efectivo, es la dificultad para coordinar y delegar de tareas, lo cual produce reprocesos y duplicidad del trabajo, en efecto un buen líder alinea los esfuerzos en la dirección correcta, identifica rápidamente los problemas y encuentra las mejores soluciones para estos.

“Cuando rehagan las vestiduras, no tiene que quedar perfecto, no van comer en ellas, solo denle una buena tallada, lo que necesitan cuidar […]”

4. Maneja efectivamente el tiempo, sin descuidar los detalles ni caer en perfección paralizante: El Sr. Lobo realiza una serie de preguntas para validar la veracidad de los hechos, expresa los detalles de cada una de las tareas delegadas previendo contratiempos, e indica a Vincent y a Jules, la necesidad de limpiar el interior del auto, cuidando los detalles tanto en el interior (limpio, sin manchas, asientos, etc.) como el exterior, sin necesidad de limpiar al detalle la tapicería, pues esto los condenaría a no terminar a tiempo. Un buen líder debe comunicar a su equipo los resultados esperados para cada tarea, trasmitiendo los detalles para evitar caer en la perfección.

“No estoy para decir por favor, estoy aquí para decir lo que se debe que hacer”

5. No se deja intimidar y es exigente: El Sr.Lobo no permite ninguna falta de respeto, conoce su valor y confía en sí mismo, por lo cual es exigente, y si bien está coordinado las actividades con dos asesinos, demuestra carácter y empatía,. Un buen líder debe saber recordar los límites del respeto y cuando ponerse en los zapatos del otro para alinear la estrategia.

“Vine para ayudar, y si mi ayuda no es apreciada, mucha suerte señores”

6. Conoce la importancia de negociar: Cuando Jimmy manifiesta su inconformidad con la necesidad de usar sus sabanas y colchas, siendo estas un regalo de sus tíos difuntos, El Sr. Lobo negocia con Jimmy, y logra compensando su insatisfacción. Un buen líder, sabe que tener siempre la razón, no es importante, en cambio tener la capacidad convencer y/o motivar es crítico.

“Estoy a 30 minutos de allí. Llegaré dentro de 10 (9 minutos y 37 segundos más tarde…)”

7. Es puntual, educado y calmado en todo momento: El Sr. Lobo es puntual, llegue antes del tiempo previsto, lo cual le da la oportunidad de fijarse en los detalles y conservar la calma en todo momento, es educado, trata a todos con respeto y explica las tareas de forma clara y pausada, inclusive en un entorno tan estresante como el que nos muestra la película. El entorno laboral siempre está sujeto a diferentes fuentes de incertidumbre, problemas y estrés constante, en este sentido lo que diferencia a un líder de uno extraordinario, es su capacidad de manejar la presión en momentos complicados.

Lecciones de #liderazgo que nos brinda el personaje del Sr.Lobo, interpretado por Harvey Keitel, en la película Pulp Fiction del director Quentin Tarantino
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Principios del liderazgo en ISO 9001

Aunque como es evidente existe una diferencia evidente con los mencionados anterioemtne, dejamos a continuación algunos aspectos que incluye la norma con el fin de que puedan ser comparados y ver que allá por 1995, El Sr. Lobo no iba mal encaminado. Según ISO 9001:2015, el liderazgo en la gestión de una organización conlleva:

• Tener en cuenta todas las necesidades de los grupos de interés o partes interesadas de la organización.
• Desarrollar una visión del futuro de la organización.
• Elaborar y mantener imparcialidad, modelos éticos de comportamiento y valores compartidos en cada uno de los niveles con los que cuente la organización.
• Facilitar el acceso del personal a los recursos, formación y libertad para actuar con autoridad y responsabilidad.
• Compromiso en alcanzar la satisfacción de los clientes y la calidad.
• Establecer objetivos y metas desafiantes para todos los integrantes de la organización.
• Incrementar la confianza y reducir las dudas, hasta conseguir eliminarlos.
• Fomentar y reconocer las contribuciones de cada uno de los miembros de la organización.

Software ISOTools, su gran aliado para ejercer un buen liderazgo

ISOTools es una Plataforma Tecnológica que permite optimizar los objetivos del trabajador y las metas comunes de la organización de un modo sencillo, lo que favorece la mejora de los beneficios que aporta el liderazgo.

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Ciclo PDCA

El éxito sostenido de una organización, es directamente proporcional a la capacidad de la misma de mejorar continuamente. suena simple, pero, ¿Que implica mejorar continuamente?, en síntesis, es lograr la mejora sistemática del desempeño de la planificación, implementación, análisis, evaluación y mejora de un sistema de gestión, traduciendo dicho proceso, en resultados cada vez más eficaces y eficientes, sin olvidar la calidad y la oportunidad. A lo largo del siguiente post analizaremos el origen y evolución del Ciclo PDCA, para conocer finalmente cuales son las 7 enfermedades mortales para la gerencia ¡No os lo perdáis!

La mejora, así como la calidad, han evolucionado en el tiempo desde la revolución industrial a la fecha (ver Ilustración 1) , en un principio la mejora se enfocó en la estandarización del tiempo y medición de eficiencia, seguidamente en el control estadístico de los procesos (Shewhart, 1986) y control de la calidad (Deming W. E., 1989), luego en la planificación de la calidad (Juran, 1990) y gestión integral de la calidad (Ishikawa, 1994), y finalmente en la mejora continua de la calidad.

Hoy por hoy, aún hay mucha confusión alrededor del ciclo de W. Edwards Deming. La bibliografía sigue siendo muy variable en relación al tema, se puede resumir en dos preguntas básicas ¿Quién fue el autor del ciclo plan-do-check-act (PDCA)? y ¿El ciclo de Deming es el mismo que el ciclo de Shewhart o evoluciono? Antes de responder estas preguntas y aclarar los conceptos es necesario conocer quienes fueron William Edwards Deming y Walter Andrew Shewhart.

¿Quiénes fueron Edwards Deming y Walter Shewhart?

Walter Andrew Shewhart (1891-1967) fue un físico, ingeniero y estadístico estadounidense, a veces conocido como el padre del control estadístico de la calidad. Creo las bases para el gráfico de control y el concepto de control estadístico de procesos, enfatizo su trabajo en la reducción de la variación de los procesos de manufactura por medio de experimentos diseñados cuidadosamente, e ideo un proceso metodológico para asegurar las actividades fundamentales de la mejora.

Stewart propuso la variación de los resultados como el efecto dos tipos de causas:

1. Causas Normales o Aleatorias: Causas de sistemas de azar constantes que existen en la naturaleza
2. Causas Especiales o Asignables: Causas asignables de variación, que pueden relacionarse a una condición específica, que puede encontrarse y eliminarse

En relación, William Edwards Deming (1900 –1993), también conocido como el Gurú de la Calidad Total, fue un estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y principal difusor del concepto de calidad total en Japón. Su mayor contribución a la gestión de la Calidad fue el control estadístico de la calidad.

 ¿Quién fue el autor del ciclo PDCA?

El ciclo conocido como ciclo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act), PHVA (de la traducción oficial al español como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), ciclo Deming o ciclo de mejora continua, es una estrategia basada en la mejora continua de la calidad, en cuatro pasos, según el concepto ideado por Shewhart, amigo y mentor de Deming, por lo cual también es denominado Ciclo Deming-Shewhart.

Deming presentó el ciclo PDCA, planear, hacer, verificar, actuar en los años 50 en Japón, aunque señaló que el creador de este concepto fue W. A. Shewhart, quien lo hizo público en 1939, no óbstate el autor inicial de proceso metodológico, fue Shewhart, donde su ciclo (Ilustración 2), orienta la secuencia de pasos que ayudan a perseguir la mejora en cualquier etapa; también permite descubrir las causas especiales detectadas por una señal estadística, y alinea la mejora con el mediante el aprendizaje de los resultados de un cambio. (Deming W. E., 1989)

¿Cómo evolucionó el ciclo PDCA?

Más de 30 años después de que Deming revisó por primera vez el Ciclo Shewhart, se introdujo una nueva versión del ciclo haciendo hincapié en la necesidad de desarrollar nuevos conocimientos, a partir del aprendizaje, como estrategia de mejora continua. En comparación, la fase de verificación del ciclo PDCA, que se centraba en el éxito o el fracaso de un plan, seguido de las correcciones necesarias al plan en caso de falla

Deming supero esta perspectiva y diseño el ciclo PDSA (del inglés Plan-Do-Study-Act), como un proceso sistemático para obtener un aprendizaje y conocimiento para la mejora continua de un producto, proceso o servicio (Ron Moen & Cliff Norman, 2010), donde para mejorar se requiere de un aprendizaje, más que de un control.

Deming diseño el Ciclo PDSA en 1993, basándose en el Ciclo PDCA difundido en 1950, con un cambio en el tercer paso, hizo énfasis en el Estudio (S), no en el Control (C), descubrió que el enfoque en Check se centra más en la implementación de un cambio, con éxito o fracaso, mientras que su enfoque estaba orientado en predecir los resultados de un esfuerzo de mejora, estudiar los resultados reales y compararlos para posiblemente revisar la teoría.

Las siete enfermedades mortales de la Gerencia, según el ciclo PDCA

Si en tu organización, se presenta alguno de los siguientes síntomas, necesitas una intervención urgente que oriente la mejora continua:

1. Falta de constancia en los propósitos: Se hace evidente la ausencia de un liderazgo claro, la variación constante de los lineamientos produce confusión entre los colaboradores.
2. Énfasis en los beneficios a corto plazo: Se toman decisiones pensando solo a corto plazo, siempre orientados a minimizar costos y aumentar las utilidades.
3. Evaluación del comportamiento, calificación por méritos, o revisión anual: Se promueve los resultados a corto plazo, aniquilando la planificación a largo plazo, se desarrolla el miedo, derriba el trabajo en equipo, alimenta las rivalidades destruyendo la sinergia.
4. Movilidad de los directivos: se salta de un trabajo a otro: La constante rotación de la alta y media gerencia, produce una incertidumbre en los propósitos y objetivos.
5. Dirigir una compañía basándose sólo en las cifras (contando el dinero): Se toman decisiones solo en base a las cifras visibles, generalmente asociadas al estado financiero, sin tomar en cuenta cifras incognoscibles, como la satisfacción del Cliente, los márgenes de productividad, el incremento de la calidad, etc.
6. Costos médicos excesivos: Se presentan altos costos médicos en los colaboradores, asociados, a malas condiciones laborales (físicas o psicosociales)
7. Costo excesivo de garantías: Es común recibir quejas y/o reclamos y asumir costos adicionales, por la mala calidad resultante de una prestación deficiente de servicios y/o entrega de productos no conformes.

Esto nos lleva a plantearnos la siguiente cuestión ¿Cómo evitar que se produzcan estos síntomas? Ante esta duda, nosotros respondemos con otra ¿Imaginas contar con una herramienta que contribuya a la automatización de los procesos de mejora continua?

El ciclo conocido como ciclo PDCA, es una estrategia basada en la mejora continua de la calidad, en cuatro pasos, según el concepto ideado por Shewhart, amigo y mentor de Deming, por lo cual también es denominado Ciclo Deming-Shewhart.
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Software ISOTools para la mejora continua de las organizaciones según el PDCA

ISOTools es una herramienta que facilita la implementación, mantenimiento y automatización de cualquier Sistemas de Calidad, tanto de aquellos basados en la norma ISO9001, como aquellos que se basan en los diversos modelos de Excelencia. Las diferentes funciones que lo integran, facilitan la gestión, la comunicación y el control de los procesos de mejora continua que se llevan a cabo y favorecen el seguimiento y valoración de los resultados.

Aplicaciones como No Conformidades, Mejora Continua y Auditorías son claves para ejecutar el ciclo PDCA en las organizaciones, permitiendo que los responsables de calidad puedan localizar, corregir, actuar y hacer seguimiento de todas las no conformidades de la organización. Así se contribuirá a mejorar continuamente sin caer en errores comunes.

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Auditor interno

Un auditor interno en ISO 9001 es el encargado de llevar a cabo los procesos que permiten obtener evidencias y evaluarlas con el fin de determinar si se cumplen los requisitos del sistema de gestión de calidad en una determinada organización. Las auditorias de calidad son realizadas por la propia empresa con fines internos. En definitiva, se pretende analizar internamente la actividad de la empresa y corregir las incidencias o no conformidades detectadas, antes de que se dé lugar la auditoría externa llevada a cabo por la empresa certificadora. Una vez definido el resto del sistema, será más fácil determinar qué procesos auditar, qué buscar en cada proceso, qué registros estudiar, etc.

Es necesario que la organización nombre al menos un auditor interno. Esta debe ser una persona que domine bien la norma ISO  9001 y que además conozca bien los procesos que deba auditar. Tal y como indica la norma, un auditor interno puede ser un trabajador de la empresa siempre y cuando cumpla con los conocimientos y habilidades para este aspecto. En este caso, si un trabajador interno realiza el rol de “Auditor interno”, este no podrá auditar su labor en la empresa, es decir, debe ser otro auditor el que controle la labor del primero en la empresa.

Si el auditor interno es a la vez responsable de algunos procesos, estos procesos deberán ser auditados por otra persona (quizás otro auditor interno). Esto parece lógico, pues las personas que están realizando constantemente una tarea, la conocen tan bien que pueden pasar por alto cosas en las que nunca han pensado y que un tercero puede detectar mejor y, por otra parte, su implicación puede impedirles una ponderación objetiva.

Volviendo a los requisitos que debe cumplir una persona para poder ser auditor interno, la norma no especifica nada al respecto, de modo que en principio debe bastar con lo dicho anteriormente: conocer perfectamente la norma y los procesos de la organización. Estos requisitos deben ser reflejados en la ficha del puesto de trabajo que más tarde se comentará.

La labor del auditor interno en ISO 9001 en una compañía

Para un auditor interno, la situación de auditar puede resultar intimidante. Por ello, es necesario, especialmente para un profesional novel, conocer los requisitos para auditoría ISO 9001 y recibir algunos consejos prácticos para abordar la misión. Los requisitos para auditoría ISO 9001 son la carta de navegación del auditor interno en esta complicada labor.

La información que maneja el auditor es confidencial y de gran interés, por lo que el auditor debe ser un profesional, en todo momento, bajo códigos de ética y de conducta. El auditor debe recoger datos e información relevante de todos los departamentos de la organización para llegar a conclusiones válidas y fiables sobre su funcionamiento. Propone oportunidades de mejora y mecanismos de control para corregir posibles ineficiencias en el sistema.

El Auditor Interno en #ISO9001 es el encargado de evaluar si se cumplen los requisitos del sistema de gestión de calidad en una determinada organización.
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Curso de Auditor Interno en ISO 9001 en la Escuela Europea de Excelencia

La Escuela Europea de Excelencia, especializada en la formación teórica y práctica de auditores internos ha diseñado el curso de Auditor Interno en ISO 9001:2015.

Con una duración de 40 horas, que el alumno puede distribuir a lo largo de tres meses, tiempo en el que disfrutará de una gran cantidad de contenido para actualizar o adquirir las habilidades, conocimientos y destrezas que se precisan para evaluar la conformidad e implementar con eficacia los procesos del SGC, al igual que su planificación, organización y auditoría.

La meta del curso Auditor Interno ISO 9001:2015 es proporcionar a los alumnos los conocimientos, habilidades y la experiencia práctica necesarias para realizar auditorías internas de calidad. El alumno, además de concluir con éxito las actividades, ejercicios o exámenes del curso, llevará a cabo un ejercicio práctico un el último bloque del curso. En este abordará un simulacro de auditoría, lo que enriquecerá notablemente la experiencia del curso.

El alumno contará con acceso al campus virtual desde que realice el pago. Recibirá en su correo los datos de acceso al campus virtual donde tendrá todo el material de estudio, grabaciones de las clases, evaluaciones y tareas que debe entregar, foros de discusión y resolución de dudas.

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Benchmarking

Cuando hablamos de Benchmarking, hablamos de identificar oportunidades de negocio, descubrir nuevas líneas de negocio, nuevas tendencias empresariales y comparar la calidad de los productos que ofrece la competencia dentro de esos niveles, además de comparar la productividad de los empleados.

El origen de esta palabra es anglosajón, “Benchmarking” significa literlamente “punto de referencia” y por ello el uso de esta, porque se basa en tomar a la competencia, o los mejores de la competencia, en el punto de referencia de la estrategia empresarial que diseñemos para mejorar nuestra empresa.

Tomar como referencia los últimos pasos que marca la competencia sirven para ofrecer resultados positivos y mejorar con respecto a estos puntos, aplicándolos a nuestra propia empresa. Líneas de negocio como la tecnológica en las que las innovaciones son constantes, y el flujo de ideas y estructuras que mejoran con diferentes matices son un ejemplo para el Benchmarking.

No se busca plagiar una idea, si no aprender de la experiencia de aquellos que ya han generado resultados, y seguir ese modelo con ciertas diferenciaciones aplicadas a nuestra empresa.

En lo que al ámbito de calidad respecta, las empresas recurren a diferentes técnicas para mejorar su competitividad en función de sus problemas. El Benchmarking las ayuda a alcanzar estos objetivos.

Esta técnica nace gracias a la necesidad de mejorar de forma continua, y de mejorar la calidad en concreto focalizándonos en la actividad de otras empresas que sobresalen con respecto a una actividad. Nutriéndonos de indicadores y demás canales que nos aportan una información valiosa, podemos mejorar el funcionamiento de nuestra empresa.

El benchmarking se basa en tomar a la competencia, en el punto de referencia de la estrategia empresarial que diseñemos para mejorar nuestra empresa.
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Ventajas del Benchmarking

• • Facilita una mejora continua. Se implementan medidas que promuevan mejora continua en la actividad de la empresa.
  • Analiza la actividad de la competencia. Se tiene en cuenta la actividad de nuestra empresa con respecto a la actividad de la competencia.
  • Nuevo enfoque para alcanzar objetivos. Descubre otros enfoques para lograr objetivos. Se analizan tendencias y resultados en otras actividades.
  • Nos permitirá un mejor seguimiento de las relaciones o desarrollo de planes de colaboración con otras compañías.

Fases en el proceso de Benchmarking

Establecer los puntos iniciales.

Identificar la actividad empresarial, líneas de negocio, empresas, etc, que se va a evaluar y analizar. Es decir, focalizar la competencia que se va a seguir. Que aspectos se tendrán en cuenta, que va a comprender y que recursos son necesarios para dicha investigación.

Establecer el equipo.

Seleccionar las personas que formarán este equipo y que serán los responsables de esta evaluación y análisis de la competencia. Proporcionarles las condiciones y recursos necesarios para dicho estudio y definir las acciones de cada integrante.

Establecer las fuentes de información.

Se deben definir qué canales serán los adecuados para obtener esa información de la competencia. Se puede considerar desde los mismos trabajadores de las empresas que se evalúen, asesores, terceros de estas empresas, fuentes públicas de su actividad, etc.

Análisis de la información obtenida.

Una vez el flujo de información comience, tan solo es necesario recopilar y analizar dicha información. Saber trabajar esos datos para más adelante poder desarrollar una estrategia con esos puntos.

Conclusión.

El último punto de este proceso y quizás el más importante, establecer una estrategia en base a toda la información trabajada. Proponer una línea, unos objetivos a tomar y mejorar así la empresa.

Tipos de Benchmarking

– Benchmarking Interno. Cuando se realiza una comparación dentro de una misma empresa, como por ejemplo a nivel departamental, con el objetivo de aprovechar metodologías y aplicarlos al resto.

– Benchmarking Competitivo. Cuando se realiza una comparación del producto, servicios y/o procesos de las mejores empresas de la competencia. Buscando información para mejorar, pero también para controlar la actividad de la competencia, e incluso empresas terceras con las que esta trabaje, como bien los proveedores.

– Benchmarking Funcional. Cuando se realiza una comparación de actividades comunes para muchas empresas, no tiene por qué ser un análisis de nuestra competencia directa, puede ser de una empresa con una actividad completamente diferente a la nuestra, pero que cierto aspecto de esta, nos interesa, o consideramos que se puede aplicar bien para una mejora de nuestra actividad.

La importancia de la Evaluación de Resultados

Igual o más importante que los procesos en sí mismos, la evaluación de los resultados es un paso fundamental dentro de las estrategias corporativas o los planes de empresa. De ella depende la valoración que hagamos de las tareas propuestas, además de ser el primer indicador de referencia para la implementación de soluciones.

Con ISOTools puedes hacer más eficaces las labores de evaluación. La plataforma digital te da la opción de acceder a numerosas herramientas de comparación y compartición de buenas prácticas en busca de la excelencia.

La entrada Benchmarking: la evaluación comparativa para mejorar la calidad en una organización aparece primero en ISO 9001:2015.

Estrategia empresarial

La estrategia empresarial es la esencia de la planificación. Es lo que nos organiza y nos predispone, de forma ordenada, para pasar a la acción y poder ejecutar, de forma coherente y alineada, todas aquellas ideas y acciones que nos llevarán desde el punto, o etapa evolutiva, en el que se encuentre la empresa en el momento en el que la desarrollemos, hasta donde hayamos decidido que queremos llegar.

Dentro los conceptos más importantes de un plan estratégico no están los objetivos, ni los indicadores, ni las metas o las iniciativas; lo más importante es la misma estrategia, así en singular, porque la estrategia empresarial es una, al menos por segmento de mercado. Por lo general se confunde la estrategia con las iniciativas.

Sin un liderazgo sólido, el proceso de control de calidad probablemente sería mucho menos efectivo. Una organización puede tener el mejor empleado, pero se necesita liderazgo interno para llevar la gestión de calidad a un nivel que colocará a la empresa en la mejor posición posible para tener éxito.

La #estrategia empresarial es la esencia de la planificación. Nos organiza y nos predispone para pasar a la acción y poder ejecutar tareas.
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Claves de la estrategia empresarial

Calidad

Es la calidad la estrategia empresarial básica de toda organización, luego de resolver ese crucial tema, puede escoger como lograr diferenciación. Alguna vez leímos, “la calidad no genera una ventaja competitiva, pero es la clave para poder ingresar al mercado, sin ella no habrá forma de ser aceptado”.

La calidad percibida por el cliente está directamente relacionada por la forma en que la organización realiza todas sus actividades: contratación, mantenimiento, control del servicio, gestión de la documentación, formación del personal, etc. Por este motivo, un enfoque de la gestión de calidad dirigida a los procesos es toda una garantía de eficiencia y consecución de rápidos y óptimos resultados en los indicadores de calidad.

Estrategia

La planificación, depuración y control de los procesos de trabajo, lo que se conoce como gestión por procesos constituye una óptima estrategia de mejora de la calidad, puesto que sirve para aumentar el rendimiento y la capacidad de las organizaciones. Por otro lado, la gestión de procesos permite indagar de forma regular sobre la calidad que percibe el cliente y las posibilidades de mejorar el servicio que recibe.

• Estrategias basadas en el cliente
• Estrategias basadas en los competidores

Planificación

Las estrategias de negocio más exitosas están basadas en identificar las pocas prioridades críticas y concentrarse en ellas de manera implacable. Cuando sus líderes se enfocan en las prioridades críticas, pueden cautivar y mover a la organización en una misma dirección, eliminando las prioridades en conflicto.

• Tener iniciativa
• Redes de contacto
• Autogerenciar nuestra vida y trabajo
• Liderazgo empresarial
• Ser un buen seguidor
• Trabajo en equipo
• Comunicar correctamente

El papel de liderazgo en la gestión de la calidad es la columna vertebral de cualquier estrategia empresarial de mejora. Los líderes proporcionan una unidad de propósito, a la vez que se establece la dirección de la organización. Como tal, la responsabilidad de los líderes consiste en crear y mantener el ambiente interno. En este entorno, los empleados son capaces de llegar a ser completamente involucrados en el logro de las metas y objetivos de la organización. De esta manera, un buen liderazgo es esencial para mejorar la calidad en toda la organización, como la fuerza encargada de establecer los objetivos y los empleados ayuda a alcanzar estos objetivos.

Software para gestionar la estrategia empresarial

A través de la Plataforma Tecnológica ISOTools una empresa puede integrar diferentes sistemas normalizados de las distintas familias ISO, así como implementar modelos de gestión y excelencia. Esta herramienta está diseñada para hacer más efectivo el manejo de documentación, mejora la comunicación y disminuir tiempos y costos. Con este software será mucho más sencillo llevar a cabo una estrategia empresarial coherente con el propósito de la empresa.

Defina objetivos estratégicos en un mapa sencillo y visual y clasifíquelos en líneas estratégicas.

Puede establecer relaciones causa-efecto entre ellos y ver gráficamente dicha relación. En un solo golpe de vista conocerá el grado de cumplimiento de cada uno y sabrá con exactitud el estado de la estrategia.

Además, podrá consultar de forma sencilla la relación entre los objetivos, los indicadores y los proyectos asociados. ISOTools permite crear múltiples cuadros de mando, relacionados o no entre sí.

Permite administrar la empresa, integrando en todos los procesos de la empresa y permitiendo extrapolar la gestión de la norma ISO a cualquier actividad que genere la organización.

Certificarse bajo cualquier norma ISO es importante para el éxito de su empresa, mantener la certificación lo es aún más. El Software ISOTools es la herramienta perfecta para ayudarle con el seguimiento de su sistema de gestión, optimizando la gestión documental y de los indicadores, ahorrándole tiempo gracias a la automatización de procesos.

La entrada El triunvirato de la estrategia empresarial: calidad, estrategia y liderazgo aparece primero en ISO 9001:2015.

ISO 9001 revisión 2015

El comité ISO/TC 176, es el encargado de elaborar todas las normas de la familia ISO 9000 y de la ISO 9001 la revisión que finaliza en 2015. Por ahora se ha elaborado el último borrador antes de que salga la nueva versión de la norma ISO 9001:2015.

Software para ISO 9001

Existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que realizan este trabajo de automatización, aportando beneficios como resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en el medio ambiente, facilidad en la toma de decisiones, gestión del conocimiento o el ahorro de tiempos y costes.

La entrada Análisis sobre ISO 9001 revisión 2015: Liderazgo aparece primero en ISO 9001:2015.

ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 requerirá que hagamos un análisis del contexto de las organizaciones, tanto interno como externo.

Esta práctica suele ser algo que las organizaciones ya hacen, pero lo que ISO pretende es alinearla al Sistema de Gestión de la Calidad.

Existe una herramienta, la cadena de valor de Porter, que se puede emplear para estos casos.

La cadena de valor de Porter constituye una herramienta de gestión que se usa para realizar un análisis interno mediante la disgregación de la organización en actividades productoras de valor.

Se trata de una cadena de valor porque aborda las principales actividades de una organización como eslabones de una cadena de actividades que van añadiendo valor al producto conforme va pasando por cada una de ellas.

El hecho de desagregar la organización en actividades facilita la identificación de fortalezas y debilidades. Las actividades a tratar van desde el diseño del producto y la obtención de insumos hasta la distribución del mismo y el servicio post-venta.

La cadena de valor de Porter así da respuesta al nuevo requisito de ISO-9001.

Software para ISO 9001

Este análisis estratégico que habrá que tener en cuenta en la nueva edición de ISO 9001 se puede automatizar, al igual que el conjunto del Sistema de Gestión de la Calidad gracias a herramientas como el Software ISOTools. Este software se desarrolla en un entorno web y da cumplimiento a los requisitos de ISO 9001 entre otros estándares.

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