Mejores prácticas en la gestión del cambio de ISO 9001

Gestión del cambio en ISO 9001

En la última versión de la norma ISO 9001 encontramos una idea que cobra especial importancia, que está fundamentada en el riesgo y a cómo éste puede ser redirigido hacia la oportunidad. Podremos así evitar resultados anormales en los procesos de nuestra organización incluyendo el epígrafe dentro de la gestión del cambio.

Dicha gestión nos reta a encontrar oportunidades dentro del cambio organizacional. Es una tendencia que está en pleno crecimiento a nivel mundial ya que supone una mejora continua. Debemos tener en cuenta que el factor del cambio será un punto inevitable dentro de nuestra empresa, si conseguimos convertirlo en una oportunidad será síntoma de perfeccionamiento y progreso.

¿Qué es el cambio? En este caso lo definiremos como el resultado tras una transición de una metodología anteriormente implementada. Debe incluir:

• Punto estratégico
• Política de la organización
• Objetivos del mercado
• Renovar la estructura organizacional
• Modificar si es necesario las misiones de la empresa

Para realizar esta transición con éxito necesitamos una serie de elementos clave que nos ayudarán a gestionarlo. Entre ellos encontramos la vinculación de lo empleados, la integración de las metodologías nuevas y de las herramientas si las hubiera. Se pasará a ejecutar las nuevas normas y se determinará en qué partes afecta a los negocios de la empresa. Si es necesario se podrán adquirir nuevos equipos.

Mejores prácticas para la gestión del cambio

El Sistema de Gestión de Calidad necesita ser flexible para poder actualizarse en función de las necesidades de la organización, y también de las impuestas por los cambios del mercado. Podemos tener en cuenta los siguientes factores a la hora de analizar nuestros sistema e iniciar el ciclo de vida de una cambio dentro de nuestra empresa.

1. Los procesos deben ser sometidos a evaluación y ver si es necesario algún cambio, o si se ha producido alguna desviación para lograr nuestros objetivos principales.
2. Los responsables deben documentar y comunicar cualquier cambio que se haya podido producir. También deben comprobar cómo puede afectar ese cambio al resto de la organización.
3. Hacer un seguimiento de los cambios realizados para comprobar su correcto funcionamiento. Esto nos ayudará a minimizar los impactos negativos.
4. Si los cambios afectan a los clientes, estos deben ser informados y satisfechos con toda demanda de documentación requerida.
5. La empresa debe velar por modificar la documentación y la comunicación de todos los requisitos del producto o servicio que se haya visto afectados por cambios.
6. Documentar todo el proceso para que quede constancia del cambio en el que se recojan revisiones, autorizaciones, etc.
7. Trabajaremos en favor de disminuir los impactos negativos.
8. Establecer formatos de auditorias internas para chequear que la gestión se está realizando de forma correcta.
9. La alta dirección debe estar implicada en todo el proceso.
10. Se debe hacer un rastreo continuo para seleccionar que oportunidades son las que se pueden establecer de cara a la mejora.

A consecuencia de la transformación digital y la innovación, gran cantidad de empresas están implementando cambios para la automatización de procesos, que anteriormente, podían resultar tediosos. Un factor externo de cambio muy importante para las organizaciones viene marcado por los hábitos del consumidor en el mercado. Nos enfrentamos cada vez a compradores más cualificados y exigentes con el producto. Todo esto puede alterar la consecución de nuestros objetivos teniendo que instaurar una gestión de cambio para corregir la desviación.

Conclusiones

En nuestra empresa no puede faltar un plan que se adapte a la gestión de cambios, tanto internos (que afecten a nuestra estructura y procesos), como externos (que vengan impuestos por el mercado, los clientes o problemas ambientales). Esta estrategia debe ser flexible y adaptable a la necesidades. Además, debemos contar con personal comprometido con la causa y que aporten valor. No podemos perder de vista nuestros objetivos generales a la hora de implantar cualquier sistema de gestión de cambio.

Software ISO 9001

La gestión del cambio para la norma ISO 9001 es parte fundamental del plan estratégico de cualquier organización. Este lo incluimos dentro del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001. Las empresas pueden usar el Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

La simplificación de los procesos es necesaria para ganar eficacia y excelencia dentro de nuestra empresa. Desde el Grupo ESG Innova trabajamos diariamente para que tu empresa sea más competitiva y sostenible con diferentes soluciones que puedes encontrar en nuestra página web.