¿Cuáles son las funciones del responsable de calidad en las empresas?
Sistema de Gestión de Calidad
La norma ISO 9001, una de las más populares y extendidas y que se encarga de velar por la calidad de los procesos en nuestra organización, recomienda la implementación de un Sistema de Gestión de calidad que tenga un líder y a un equipo comprometido. A este líder le llamaremos el responsable de Calidad.
Los sistemas de gestión de calidad ayudan a mejorar la imagen corporativa de nuestra empresa y hace crecer la confianza por parte de nuestro público objetivo y colaboradores.
El responsable de Calidad va a encargarse de implantar el sistema y de velar por su riguroso cumplimiento. En las siguientes líneas describiremos sus funciones que van desde la estrategia y el contexto de la organización, pasa por establecer y auditar todos los procesos y seguimientos, y que necesita una buena organización comunicacional y de equipo.
Habilidades del responsable de Calidad
Desde el sistema de gestión de Calidad su responsable será el encargado de transmitir el compromiso al resto de empleados y colaboradores, fomentar el uso de buenas prácticas en el desarrollo diario de la actividad, cumplir lo objetivos definidos por dirección. En definitiva, debe establecer y mantener el sistema implantado.
Las habilidades que debemos tener en cuenta a la hora de escoger a nuestro responsable en el área de Calidad son las siguientes:
- Alta capacidad de trabajo en equipo_ No solo debe organizar y distribuir el trabajo priorizando tareas, también deber ser una persona abierta a escuchar la opinión del resto del grupo y valorar de forma sincera qué ideas pueden ser beneficiosas.
- Ganas de aprender y mejorar_ tanto por parte de sus superiores, subordinados o sus iguales, todo suma en la mente de un responsable.
- Promover la colaboración_ áreas diferentes, o equipos de otro sector, deben estar compenetrados y trabajar con un propósito común. El responsable tiene que sentirse líder para aglomerar ese trabajo.
- Liderazgo_ como hemos citado anteriormente tiene que ser referente a la hora de orientar en las decisiones que se deben tomar, debe evaluar y anticiparse a posibles riesgos. También es importante que sea capaz de transmitir la motivación necesaria.
- Fijar y hacer seguimiento de objetivos_ valoraciones al respecto, retroalimentación, opinión y apoyo.
- Carisma_ para conseguir buenos colaboradores a la hora de llevar a cabo el plan de gestión.
Funciones del responsable de ISO 9001
Ahora que conocemos las habilidades más importantes que debe tener el encargado de gestionar el Sistema de Calidad, veamos cuáles son sus funciones.
Una de las funciones más importantes que lleva a cabo el responsable de Calidad es realizar auditorias internas. ¿Para qué sirve una auditoría de carácter interno? Nos permite conocer el estado de los procesos, también saber si estamos cumpliendo adecuadamente los requisitos legales y nos permite anticiparnos a los riesgos que conlleve la cadena de valor. Esto nos da la posibilidad de estar siempre en continua mejora en la ejecución de nuestra labor.
Si, además de contar con un sistema de gestión de calidad, conseguimos la Certificación del Sistema de Gestión ISO 9001 todas nuestras oportunidades se multiplicarán. Es decisión de la directiva sopesar si es necesario que el responsable se encargue de este proceso, pero obtener este distintivo supone para nuestra empresa un reconocimiento en excelencia y profesionalidad extra, con lo cual es una garantía para seguir creciendo. Además, tendremos trabajo hecho por adelantado en el caso de que nos exijan tenerla para la realización de alguna colaboración.
Un responsable también deber gestionar adecuadamente la comunicación a todos los niveles, operativos y administrativos. La información que se transmite deber ser clara y no dar lugar a equívocos. Guardar y proteger toda documentación relevante será una de sus principales funciones.
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La ISO 9001 refleja también la necesidad de formar a directivos y colaboradores en materia de Calidad para la correcta implementación del sistema. Será el responsable quien se encargué directamente del programa de capacitación. Lograremos así que la organización entienda el concepto calidad y cómo esta perfecciona su labor diaria.
Establecer controles, identificar riesgos y gestionarlos serán ocupaciones inherentes al cargo de responsable de Calidad. El trabajo de planificación dará sus frutos si se ha conseguido delegar con éxito y está bien organizado.
Otra de las funcionalidades del encargado de gestión de Calidad es la identificación de oportunidades de mejora. Es uno de los objetivos por los cuales se implementa este sistema en una organización. El estudio y análisis de las diferentes áreas de la empresa nos darán las claves para ver qué procesos están funcionado y cuáles hay que mejorar.
Software para el Responsable ISO 9001
La relación de funciones que hemos descrito en este artículo pueden llegar a consumir más recursos que beneficios aporte a nuestra organización. Es necesario que el responsable de Calidad se rodee de buenas herramientas que faciliten su labor diaria, y ayuden a que su trabajo se traduzca en mejoras para la empresa.
En ISOTools, como parte del grupo ESGinnova, contamos con múltiples posibilidades para apoyar esa gestión y conseguir que las empresas lleguen, sin sacrificios, a la calidad y excelencia deseadas. Palabras como automatización, simplificación, eficiencia y competitividad pasarán a ser valores de tu día a día si trabajas con nuestro grupo ESGinnova.
