Un mapa de procesos es una herramienta esencial dentro del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) según la norma ISO 9001. Representa gráficamente las actividades de una organización y su interrelación, ayudando a identificar oportunidades de mejora y asegurando la alineación con los objetivos estratégicos. En este artículo, explicaremos qué es un mapa de procesos, sus beneficios y cómo diseñar uno que optimice el desempeño de tu organización.

Mapa de procesos

El mapa de procesos es una representación visual de todas las actividades clave de una organización. Cada proceso está definido por entradas, salidas y recursos necesarios para su ejecución, y su conexión con otros procesos es clave para comprender cómo fluye el trabajo dentro de la organización.

En el contexto de la norma ISO 9001, el mapa de procesos ayuda a cumplir el requisito de adoptar un enfoque basado en procesos, garantizando que todos los elementos del sistema estén interrelacionados y orientados hacia la satisfacción del cliente.

Beneficios de un mapa de procesos

Un mapa de procesos bien diseñado puede aportar múltiples beneficios a una organización, tales como:

• Identificación de oportunidades de mejora: Facilita la detección de cuellos de botella y redundancias.
• Mejora en la comunicación interna: Los equipos comprenden mejor sus roles y cómo contribuyen al sistema.
• Cumplimiento normativo: Ayuda a documentar los procesos, un requisito fundamental de la norma ISO 9001.
• Optimización de recursos: Proporciona una visión clara para asignar recursos de manera más eficiente.

Elementos clave de un mapa de procesos

Antes de crear un mapa de procesos, es esencial comprender los elementos básicos que lo componen:

Entradas y salidas

Cada proceso debe identificar qué recursos necesita (entradas) y qué resultados produce (salidas).

Actividades principales

Estas son las tareas que constituyen el proceso y transforman las entradas en salidas.

Responsables

Es importante asignar un responsable a cada proceso para garantizar su correcta ejecución.

Relaciones entre procesos

Se debe mostrar cómo interactúan los diferentes procesos dentro del sistema, asegurando una conexión fluida y coherente.

Pasos para crear un mapa de procesos

1. Definir el alcance

El primer paso es determinar qué procesos se incluirán en el mapa. Esto dependerá del alcance del SGC y de los objetivos estratégicos de la organización.

2. Identificar los procesos clave

No todos los procesos tienen el mismo nivel de importancia. Es fundamental identificar los procesos estratégicos, operativos y de soporte.

• Procesos estratégicos: Están relacionados con la planificación y el liderazgo.
• Procesos operativos: Son los que generan valor directamente para el cliente, como la producción o el servicio.
• Procesos de soporte: Respaldan los procesos principales, como recursos humanos o tecnología.

3. Documentar entradas y salidas

Para cada proceso, describe claramente qué entradas se necesitan y qué salidas se esperan. Esto ayudará a establecer un flujo de trabajo lógico.

4. Asignar responsables

Es crucial designar un propietario o responsable para cada proceso. Esto asegura la rendición de cuentas y facilita el seguimiento.

5. Establecer interacciones

Un buen mapa de procesos debe mostrar cómo los procesos interactúan entre sí. Utiliza flechas y líneas para conectar los diferentes elementos y representar el flujo de trabajo.

6. Utilizar herramientas gráficas

Las herramientas digitales, como software especializado, pueden facilitar el diseño y garantizar una presentación clara y profesional.

El mapa de procesos es una representación visual de todas las actividades clave de una organización.
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Mejores prácticas al crear un mapa de procesos

Simplicidad ante todo

Evita el exceso de detalles que puedan hacer que el mapa sea difícil de entender. La claridad debe ser una prioridad.

Involucrar a los equipos

El diseño debe ser colaborativo, asegurando que los equipos que ejecutan los procesos aporten su perspectiva.

Actualizar regularmente

No es un documento estático. A medida que la organización evoluciona, los procesos también cambian. Es fundamental revisarlo y actualizarlo periódicamente.

Errores comunes al diseñar un mapa de procesos

• Falta de claridad en los procesos: Incluir procesos mal definidos puede generar confusión.
• Ignorar las interacciones: Un mapa incompleto que no muestre conexiones entre procesos pierde su utilidad.
• No alinearse con los objetivos estratégicos: El mapa debe reflejar los objetivos de la organización y no ser solo un requisito documental.

Ejemplo de un mapa de procesos

Un ejemplo típico puede incluir las siguientes categorías:

1. Procesos estratégicos: Planificación estratégica, gestión de la calidad.
2. Procesos operativos: Producción, entrega de servicios.
3. Procesos de soporte: Gestión de recursos humanos, mantenimiento, TI.

En este caso, las flechas que conectan estos procesos deben mostrar cómo las decisiones estratégicas influyen en las operaciones, y cómo los procesos de soporte garantizan que todo funcione sin problemas.

Un mapa de procesos es una herramienta indispensable para cualquier organización que implemente un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001. Proporciona una visión clara de cómo funcionan los procesos, cómo se relacionan entre sí y cómo contribuyen al logro de los objetivos estratégicos.

La creación de uno bien diseñado requiere planificación, colaboración y una comprensión clara de los elementos clave que lo componen. Además, su uso regular y su actualización constante aseguran que sea una herramienta viva y útil para la organización.

Software ISO 9001 de ISOTools: Facilita la gestión de tu mapa de procesos

El diseño, implementación y gestión de un mapa de procesos puede ser una tarea compleja sin las herramientas adecuadas. El Software ISO 9001 de ISOTools ofrece funcionalidades avanzadas para documentar, visualizar y gestionar procesos de manera efectiva.

Ventajas del Software ISO 9001 de ISOTools:

• Gestión centralizada de procesos: Documenta y actualízalo en una plataforma única.
• Automatización de tareas: Simplifica la recopilación de datos y el seguimiento de indicadores.
• Análisis en tiempo real: Identifica oportunidades de mejora con herramientas analíticas integradas.
• Cumplimiento normativo: Asegura la alineación de tus procesos con la norma ISO 9001.

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Recursos humanos en la norma ISO 9001

Los recursos humanos en la norma ISO 9001 representan un componente esencial para el sistema de gestión de calidad de cualquier organización. Esta norma internacional, enfocada en la gestión de calidad, reconoce que el éxito de un sistema de gestión depende significativamente del compromiso, competencia y desempeño de sus empleados. Los recursos humanos, en este contexto, no solo se refieren a la cantidad de personal disponible, sino a su calidad, capacitación, competencias y la cultura organizacional que se fomenta para asegurar la mejora continua.

En ISO 9001, los recursos humanos abarcan desde la selección y contratación del personal adecuado hasta su formación y desarrollo continuo. Se trata de crear un entorno donde los empleados puedan desempeñarse al máximo de sus capacidades, contribuyendo así a los objetivos de calidad de la organización. Esto incluye también la comunicación eficaz, la participación activa y el reconocimiento del trabajo bien hecho.

La norma ISO 9001

La ISO 9001 es una norma internacional que especifica los requisitos para un sistema de gestión de calidad (SGC). Fue desarrollada por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y es utilizada por organizaciones de todo tipo y tamaño en todo el mundo para asegurar que sus productos y servicios cumplen consistentemente con los requisitos del cliente y que se mejora continuamente.

La ISO 9001 se basa en varios principios de gestión de calidad, incluyendo un fuerte enfoque en el cliente, la implicación de la alta dirección, un enfoque basado en procesos y la mejora continua. La norma proporciona un marco sistemático y basado en procesos para gestionar las operaciones de una organización, garantizando que se adopten buenas prácticas de gestión y que se cumplan los requisitos reglamentarios y legales.

Requisitos para los Recursos Humanos en la norma ISO 9001

La ISO 9001:2015, en su apartado 7.1.2, destaca la importancia de los recursos humanos como parte integral de los recursos necesarios para implementar y mantener un sistema de gestión de calidad eficaz. A continuación, se detallan los principales requisitos:

• Determinación de Competencias: La organización debe determinar las competencias necesarias para las personas que realizan trabajos que afectan al desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad. Esto implica identificar las habilidades, conocimientos y experiencia necesarios para cada rol dentro de la organización.
• Formación y Capacitación: La organización debe asegurarse de que su personal posee estas competencias. Esto puede lograrse a través de programas de formación y desarrollo. La norma requiere que se mantengan registros de las formaciones realizadas y de la evaluación de su efectividad.
• Evaluación de la Competencia: La organización debe evaluar la eficacia de las acciones tomadas para adquirir la competencia necesaria. Esto puede incluir evaluaciones del desempeño, exámenes de competencia y observaciones del trabajo.
• Conciencia del Personal: Es fundamental que los empleados sean conscientes de la importancia de sus actividades y de cómo contribuyen a los objetivos de calidad de la organización. La comunicación interna juega un papel crucial en este aspecto.
• Participación y Consulta: La ISO 9001 también fomenta la participación activa y la consulta del personal en los procesos de calidad. Esto no solo mejora el compromiso y la moral del personal, sino que también puede proporcionar valiosas ideas para la mejora continua.
• Ambiente de Trabajo: La organización debe gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad de los productos y servicios. Esto incluye el entorno físico, los factores humanos y sociales que pueden afectar al rendimiento del personal.

Los recursos humanos en la norma ISO 9001 representan un componente esencial para el sistema de gestión de calidad de cualquier organización.
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Software de ISOTools para los Recursos Humanos en la norma ISO 9001

Implementar y mantener un sistema de gestión de calidad que cumpla con la norma ISO 9001 puede ser un desafío. Especialmente en lo que respecta a la gestión de los recursos humanos. Aquí es donde entra en juego el software ISO 9001 de ISOTools. Una plataforma integral diseñada para facilitar la gestión de este requisito, incluyendo aquellos relacionados con los recursos humanos.

• Gestión de Competencias y Formación: ISOTools permite a las organizaciones gestionar de manera eficiente las competencias y la formación de su personal. El software facilita la identificación de necesidades formativas, la planificación y ejecución de programas de capacitación y la evaluación de la efectividad de la formación impartida.
• Documentación y Registros: ISO-Tools ayuda a mantener toda la documentación y registros necesarios de manera organizada y accesible. Esto incluye registros de formación, evaluaciones de competencia y cualquier otra documentación relevante para la gestión de recursos humanos según ISO 9001.
• Evaluación del Desempeño: La plataforma permite realizar evaluaciones de desempeño de manera sistemática, ayudando a identificar áreas de mejora y a planificar acciones de desarrollo profesional.
• Comunicación y Conciencia: ISO Tools facilita la comunicación interna y asegura que todos los empleados estén al tanto de sus roles y responsabilidades en el sistema de gestión de calidad. La plataforma puede ser utilizada para difundir políticas, procedimientos y cualquier otra información relevante.
• Auditorías y Evaluaciones: El software incluye herramientas para la planificación y ejecución de auditorías internas. Asegura que los procesos de gestión de recursos humanos se revisen y mejoren continuamente.

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ISO 9001 2015

Cuando va a implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) bajo los requisitos de la norma ISO 9001 2015, se pide que considere el conocimiento que la organización necesita y cómo mantenerlo. A continuación se muestra un poco más sobre este nuevo requisito y cómo puede resolverse dentro de su SGC.

¿Cuál es el conocimiento de la organización?

Bajo el título general de ayuda y el subencabezamiento de los recursos, los requisitos sobre el conocimiento de la organización se encuentran en la cláusula 7.1.6. Se agrupa con otros recursos, como las personas, la infraestructura, el medio ambiente, las operaciones y los recursos de monitoreo y medición. Por lo tanto, los requisitos son para destacar que el conocimiento de la organización es uno de los recursos más importantes que una empresa debe comprender y controlar.

Hay algunas notas en la norma ISO 9001 2015 que explican lo que es conocimiento de la organización y en lo que se puede basar. En concreto, es el conocimiento específico de la organización, por lo general adquirida por la experiencia, que es utilizada y compartida para alcanzar los objetivos de la organización. Esto puede venir internamente, como la propiedad intelectual, las lecciones aprendidas del fracaso y éxitos, o los resultados de las mejoras; o puede provenir externamente de conferencias, conocimiento del cliente, o el conocimiento de proveedores.

Conocimiento de la organización: ¿Qué hace la norma ISO 9001 2015?

Los requisitos sobre el conocimiento de la organización dentro de la norma ISO 9001 2015 son tres:

• Determinar los conocimientos que necesita para operar sus procesos y hacer que sus productos y servicios cumplan con los requisitos.
• Mantener este conocimiento y hacer que esté disponible cuando sea necesario.
• Tenga en cuenta su conocimiento actual al hacer cambios y determinar cómo va a adquirir conocimientos adicionales o actualizados.

Los requisitos sobre el conocimiento de la organización dentro de la norma #ISO9001 2015 son tres
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¿Cómo se puede capturar el conocimiento de la organización de su empresa?

Cada compañía tiene un conocimiento especial que los diferencia de la competencia, pero ¿cómo se capturó dentro de su empresa? Cuando este conocimiento se sienta con ciertos empleados a largo plazo y no se captura, se le llama comúnmente «conocimiento tribal», y puede estar en peligro de perderse cuando estos empleados dejan la empresa.

Así que, ¿cómo se puede capturar fácilmente el conocimiento de la organización de su empresa? Aquí están algunas ideas simples:

• Instrucciones de trabajo: Por supuesto, la manera más obvia para capturar esta información se encuentra dentro de las instrucciones de trabajo. Con las instrucciones de trabajo, queda por escrito el conocimiento de un determinado proceso, lo que facilita la comprensión del mismo.
• Listas de comprobación: Otro método de captura obvia para el conocimiento son las listas de comprobación. En este caso el conocimiento se compone de un número de cosas que se deben comprobar antes de que un trabajo se haya completado.
• La formación de paquetes: A veces solo se necesita que queden recogidos los principales puntos de un proceso, y teniendo esto en algún tipo de programa de formación puede ser la mejor manera de registrar el conocimiento.
• En el puesto de trabajo: Cuando el conocimiento no se puede escribir, puede ser beneficioso utilizar la formación en el puesto de trabajo en el que una persona con mayor experiencia transferirá el conocimiento de la organización indocumentado a los demás.
• Base de datos de conocimiento: Muchas empresas dejan lecciones aprendidas hasta el final de un programa, y esto puede significar que en los diseños, dejan de lado los beneficios de estas lecciones aprendidas hasta mucho más tarde. Puede capturar el conocimiento o los problemas o éxitos que se han producido con un producto o servicio escribiéndolos en una base de datos para su revisión durante el diseño. De esta manera, el conocimiento es capturado de inmediato y puede ser revisado cuando se creó el diseño siguiente producto.

Software ISO 9001

La mejor solución para lograr un plan de calidad perfecto y a prueba de errores es la automatización del Sistema de Gestión de Calidad. Esto es posible gracias a herramientas como el Software ISOTools Excellence, el cual está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de la norma ISO 9001, entre muchas otras funciones.

La entrada Cómo gestionar el conocimiento de la organización de acuerdo con la norma ISO 9001 2015 aparece primero en ISO 9001:2015.

BORRADOR ISO 9001 2015

Continuamos el análisis del borrador FDIS de la norma ISO 9001:2015, durante este artículo vamos a ver el apartado 7. Soporte:

7.1 Recursos

7.1.1 Generalidades

La empresa tiene que determinar y proporcionar los recursos necesarios para establecer, implantar, mantener y realizar la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad según el borrador ISO 9001 2015.

La empresa tiene que considerar:

• Las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes.
• Que será necesario obtener de los proveedores.

Software ISO 9001

Este tipo de análisis se puede automatizar usando herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software no solo automatiza esta metodología, sino que automatiza el Sistema de Gestión de la Calidad es su totalidad, gracias a las aplicaciones con las que cuenta, que dan respuesta a todos los requisitos del borrador ISO 9001 2015.

La entrada Análisis del borrador ISO 9001 2015: Soporte aparece primero en ISO 9001:2015.

Norma ISO 9001

ISO 9001 genera a veces una cantidad de documentación innecesaria en la organización que de algún modo hay que gestionar. La mayoría de las organizaciones creen que cuanta más documentación generen mejor cumplen con los requisitos de la norma ISO-9001.

Uno de estos documentos que se generan son los procedimientos, ISO 9001:2008 indica que la organización debe tener procedimientos documentados al menos para las siguientes actividades:

• Control de documentos.
• Control de registros.
• Auditoría interna.
• Control de productos no conformes.
• Acción correctiva.
• Acción preventiva.

Normalmente, una organización antes de implantar un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 ya cuenta con políticas o procedimientos para al menos controlar su documentación y asegurar que siempre se manejen versiones vigentes de los manuales técnicos y administrativos útiles para la organización. También suelen contar ya con procedimientos para controlar que sus productos se realizan tal y como se especificó en su planeamiento, y en caso de que no sea así, emprender las acciones necesarias para dar solución a los problemas detectados.

Entonces, ¿por qué si ya existen tales procedimientos los volvemos a escribir cuando implementamos un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001? ¿Por qué no los aplicamos simplemente y, si fuera necesario, los complementamos?

En el caso de que la empresa no tuviese estos procedimientos ya implantados debería hacerlo cuando desarrolle su Sistema de Gestión de la Calidad.

Al hablar de procedimientos, es importante tener en cuenta que puede que sean necesarios varios de ellos para documentar una sola actividad, o por lo contrario, que varios procedimientos sirvan para dar respuesta a varias actividades.

Entre la cantidad de documentos que genera el Sistema de Gestión de la Calidad, se encuentran los registros. Para que estos documentos no creen problemas adicionales, se debe tener en cuenta que un registro es la evidencia de que algo ocurrió.

Fíjense en el siguiente ejemplo. La evidencia que queda tras enviar el producto al cliente es la nota de remisión y la firma de recibido de la remisión. Es simple, no es necesario llevar este asunto a otros menesteres, un documento de uso cotidiano contiene un registro.

Todos los documentos, incluidos los registros, que constituyen el Sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001 tienen que estar sometidos a un control. Este control no debe suponer un obstáculo para la organización ni para la fluidez de sus operaciones.

ISO 9001:2008 cita textualmente:

4.2.3. Control de documentos.

Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben ser controlados. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

• Aprobar la adecuación de documentos antes de su emisión.
• Revisar y actualizar los documentos en caso necesario y volver a aprobarlos.
• Garantizar que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.
• Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en su punto de uso.
• Garantizar que los documentos permanecen en todo momento legibles y fácilmente identificables.
• Asegurar que la documentación de origen externa que la organización considera como necesaria para ella está identificada y se controla su distribución.
• Prevenir el uso no intencionado de documentación obsoleta, para ello aplicar una adecuada identificación si es que se mantienen en la organización por alguna razón.

ISO9001 indica cosas de sentido común que, probablemente, la organización esté ya satisfaciendo mediante cualquier directriz de la misma.

No obstante si se da el caso de que la organización requiera de un procedimiento para controlar la documentación se podría expresar algo como lo siguiente:

En esta organización, los dueños de procesos y el gerente de área son responsables de definir qué tipos de documentos deben ser controlados debido a su impacto en la calidad del producto y la satisfacción de los clientes. Para ello estos responsables documentarán y llevarán a cabo las acciones esenciales para: y aquí se deberían citar todos los puntos anteriores.

No es necesario incluir más información que no aporta nada, con esto estamos simplificando información que tendremos que conservar y el trabajo para quien tenga que entender y ejecutar dicho procedimiento.

Si hemos podido leer el ISO/DIS 9001, último borrador publicado de la futura ISO 9001:2015 podemos comprobar que estos asuntos se han trasladado al capítulo 7, y referente al control de la información documentada, así es como esta nueva norma nombrará a la documentación, incluye:

Software para ISO 9001

En la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 siempre surgen obstáculos o problemas que la organización tendrá que solventar. Si usamos herramientas como el Software ISOTools estos problemas pueden evitarnos quebraderos que cabeza e incluso muchos de los costes que estos obstáculos implican.

La entrada ISO 9001: Procedimientos aparece primero en ISO 9001:2015.

ISO/DIS 9001

ISO/DIS 9001 contiene entre sus cláusulas una séptima nombrada apoyo. De ella hemos tratado ya las cuatro primeras secciones: recursos, competencia, conciencia y comunicación. Solo nos queda ya hablar sobre la quinta: Información documentada.

Se trata de una sección extensa, contiene la siguiente distribución:

• 7.5.1 Generales
• 7.5.2 Creación y actualización
• 7.5.3 Control de la información documentada

7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

Según este Proyecto de Norma Internacional, el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización debe incluir:

• Información requerida por esta norma.
• Documentación que la organización considere necesaria para la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

El alcance de esta información documentada puede variar de una organización a otra por diferentes motivos:

• El tamaño de la organización, el tipo de actividades que desempeña, sus procesos, productos y servicios.
• La complejidad de los procesos y sus interacciones.
• La competencia de las personas.

7.5.2 Creación y actualización

Según ISO/DIS 9001, cuando la organización se dispone a crear y actualizar la información documentada se debe garantizar una correcta:

• Identificación y descripción: título, fecha, autor, referencia…
• Formato y medios de comunicación.
• Revisión y aprobación.

7.5.3 Control de la información documentada

7.5.3.1 La información documentada requerida para controlar el Sistema de Gestión de la Calidad debe asegurar:

• Que es adecuada para su uso, y está disponible donde y cuando sea necesario.
• Que está protegida adecuadamente.

7.5.3.2 Para el control de la información documentada la organización debe tratar:

• Distribución, acceso, recuperación y uso.
• Almacenamiento y conservación.
• Control de cambios.
• Retención y disposición.

Esto se aplicará también a la información de origen externo que la organización determine como necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Si comparamos este contenido con el mismo del CD 1 podemos ver que solo hay un pequeño cambio de estructura en el apartado 7.5.3. En ISO/DIS 9001 este punto se divide en otros dos más, mientras que en el CD 1 no aparece tal división, el texto se muestra como un único apartado.

La Plataforma Tecnológica ISOTools está preparada para cumplir con este requisito de la Nueva ISO 9001 2015, y llevar a cabo un buen control de la información documentada, mediante la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad.

La entrada Análisis del ISO/DIS 9001. Información documentada aparece primero en ISO 9001:2015.

Nueva ISO 9001 2015

ISO 9001 está en un proceso de cambio, se está hablando mucho de esos cambios, los cuales ya podemos ver mediante los borradores publicados por ISO. Primero fue el CD 1, actualmente se ha dado un paso más y ya podemos trabajar con el ISO/DIS 9001.

En el artículo anterior comenzamos a hablar sobre la cláusula 7, apoyo. Abordamos el primero de sus apartados, hoy continuaremos con los tres siguientes:

• 7.2 Competencia
• 7.3 Conciencia
• 7.4 Comunicación

7.2 Competencia

Según el ISO/DIS 9001 la organización debe:

• Determinar las competencias de las personas que hacen ciertos trabajos para poder controlar de qué forma afecta al rendimiento de la calidad.
• Asegurar que el personal es competente mediante una educación, capacitación o experiencia.
• Si fuera necesario, emprender acciones para adquirir las competencias requeridas y evaluar su repercusión.
• Guardar la información documentada necesaria para evidenciar la competencia.

Dentro de las acciones a tomar para adquirir competencias podemos hablar de tutorías, reasignación de empleados o la contratación de personas competentes.

7.3 Conciencia

Esta sección da respuesta a qué deben tener siempre presente las personas que trabajan en una organización que apuesta por ISO 9001. Estas personas deben tener en cuenta:

• La política de calidad.
• Los objetivos de calidad.
• Su contribución personal a la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Las consecuencias de no cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

7.4 Comunicación

En una organización que trabaje buscando la calidad de sus productos o servicios es muy importante que la organización establezca las comunicaciones internas y externas relevantes para el Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo, según el ISO/DIS 9001:

• Qué va a comunicar.
• Cuándo lo va a comunicar.
• El medio de comunicación.
• La forma de comunicación.

De los tres apartados que hemos tratado solo podemos señalar un pequeño cambio respecto al contenido del CD 1. El anterior borrador, en su sección 7.4 solo contemplaba 3 aspectos a incluir en la comunicación de la organización, mientras que el ISO/DIS 9001 añade un cuarto, la forma de comunicación. Por lo demás no existe ningún tipo de cambio de un documento a otro.

La Plataforma Tecnológica ISOTools es un software diseñado para poder manejar el Sistema de Gestión de la Calidad de ISO 9001 de forma cómoda, automatizando su implementación, mantenimiento y control. Hace más fácil la transición de hasta la nueva versión, ISO 9001 2015.

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Nueva ISO 9001 2015

Seguimos avanzando en el contenido del ISO/DIS 9001, hemos recorrido ya hasta la cláusula 6. Nos hemos detenido en los cambios que presenta respecto al CD1 y, comprobamos que hasta el momento no son modificaciones muy relevantes.

Hoy es el turno de la cláusula 7: Apoyo, es una de las más largas, por lo que tendremos que dedicarle más tiempo.

Encontramos varias divisiones en esta sección con los títulos siguientes:

• 7.1 Recursos
• 7.2 Competencia
• 7.3 Conciencia
• 7.4 Comunicación
• 7.5 Información documentada

7.1 Recursos

7.1.1 Generales

Como siempre, la organización ha de responsabilizarse de proporcionar los recursos que se necesiten para desarrollar el proceso de implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad. Pero, para ello el estándar pide que se tenga en cuenta las capacidades y limitaciones de los recursos internos y lo que requerirá ser obtenido de proveedores externos.

7.1.2 Personas

Es imprescindible para cumplir con los clientes y con los requisitos exigibles que la organización cuente con el personal necesario y así lograr un efectivo funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad y de sus procesos.

7.1.3 Infraestructura

Al igual que los recursos, la organización debe proporcionar la infraestructura necesaria (edificios, equipos, transporte…) para operar y conseguir la conformidad de sus productos y/o servicios.

7.1.4 Medio Ambiente para el funcionamiento de los procesos

Otra responsabilidad de la organización es ofrecer un unas condiciones adecuadas para desarrollar los procesos y obtener productos y/o servicios conformes.

7.1.5 Medios de control y medición

A la hora de medir y seguir si los productos y/o servicios son conformes a los requisitos especificados la organización debe proporcionar los recursos necesarios para conseguir unos resultados fiables.

Estos recursos deben ser adecuados para las actividades a las que se les va a hacer el seguimiento y medición, y se deben mantener para garantizar su continua adecuación. Esta aptitud de los recursos se conservará como información documentada.

Cuando la medición se trate de un requisito legal o reglamentario, clientes o partes interesadas, los instrumentos de medición podrán ser:

• Verificación o calibración con patrones de medición específicos.
• Identificación para determinar el estado de calibración.
• Protección contra ajustes, daños o deterioros que puedan afectar a la calibración, a los resultados y futuras mediciones.

7.1.6 Conocimientos de la organización

Es esencial saber qué conocimientos requiere la organización para su operación y logro de conformidad.

Ante las necesidades cambiantes y tendencias, es muy importante que la organización considere su conocimiento actual y establecer la forma de adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios.

Hemos podido detectar que en el ISO/DIS 9001 se añaden algunas modificaciones respecto al borrador CD1. En primer lugar el actual documento añade un apartado que hace referencia al personal con el que ha de contar una organización, concretamente el 7.1.2. Por otro lado, es algo más concreto y detallado a la hora de hablar de posibles instrumentos de medición.

La Plataforma Tecnológica ISOTools es una herramienta sencilla y eficaz para hacer frente a los cambios que están surgiendo con la revisión de la Nueva ISO 9001 2015, pudiendo ser utilizada como medio para alcanzar la excelencia.

La entrada Análisis del ISO/DIS 9001. Recursos aparece primero en ISO 9001:2015.

Nueva ISO 9001:2015

Las organizaciones que ya contaban con un sistema de calidad según la ISO 9001 y desean implantar un sistema de gestión integrado, deben realizar una planificación y desarrollo de los procesos implicados en la realización de productos.

El indicador empleado para comprobar que el dicho proceso cumple correctamente el objetivo es:

• Acondicionamiento de los procesos planificados:

A través de este indicador, se detectaran el numero de errores que se producen en la planificación en función de las revisiones, de las no conformidades detectadas, etc.

Gracias a este indicador, se contabilizan los defectos que se encuentran en la planificación y por tanto se conoce la eficacia global del proceso.

Dentro de este tipo de proceso se desarrollan una serie de actividades que podemos relacionar con los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

• El análisis de la información requerida para realizar la planificación de los procesos de realización se relaciona con el requisito 7.1. Planificación de la realización del producto de la norma ISO 9001.
• La planificación de operaciones y actividades situadas en los procesos de realización que estén vinculados a aspectos ambientales importantes. Esta actividad se asocia al apartado 4.4.6. Control operacional de la ISO 14001.
• La planificación de operaciones y actividades localizadas dentro de los procesos de realización relacionados con los riesgos para la salud de los trabajadores, se vincula al punto 4.4.6. Control operacional de la norma OHSAS 18001.

Es necesario seguir unas directrices para que el desarrollo de las actividades  se lleven a cabo desde una perspectiva integrada:

• Considerar los posibles cambios que se pueden producir en el modo de ejecutar los procesos o incluso la creación de nuevos procesos sobre los que es necesario llevar a cabo un control.
• Es necesario determinar:

– Requisitos y objetivos aplicables a la realización del producto.

– Documentos y recursos.

– Control operacional.

– Seguimiento y medición.

• Sera necesario elaborar un Plan de Calidad, se trata de un documento que concreta los procedimientos y recursos aplicables, además de quien debe aplicarlos y el momento de aplicación.

La Plataforma Tecnológica, ISOTools, facilita a las organizaciones la automatización de los sistemas de gestión integrados, como es el Sistema de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.

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Nueva ISO 9001:2015

Cuando las organizaciones que cuentan con un sistema de calidad basado en la norma ISO 9001 decide integrar varias normas ha de tener en cuenta que procesos se llevan a cabo durante la realización del producto, en este artículo hablaremos de la producción y/o prestación del servicio.

El objetivo es garantizar que se consiguen productos y/o se prestan servicios según los requisitos definidos por el cliente, por la propia organización o los incluidos en la legislación, todo ello sin causar impactos sobre la salud de los trabajadores y sobre el medio ambiente.

El modo de comprobar que el proceso se cumple conforme a lo establecido, se dispone una serie de indicadores:

• Grado de conformidad interna.
• Grado de conformidad externa.
• Productividad global.
• Cumplimiento de plazos.
• Índices ambientales.
• Índices de siniestrabilidad.

En este proceso se llevan a cabo ciertas actividades, a continuación mencionaremos algunas y las relacionaremos con los requisitos de las normas:

• Realizar la planificación, desarrollo y control de las operaciones para elaborar un producto y/o prestar un servicio. Esta actividad se relaciona con el requisito 7.5. Producción y prestación del servicio de la norma ISO 9001.
• Llevar a cabo la identificación de los aspectos ambientales más relevantes dentro de este proceso, operación y actividades. Se relaciona con el apartado 4.4.6. Control operacional de la norma ISO 14001.
• Identificar las operaciones y actividades vinculadas a los procesos de producción y/o prestación de servicios que se relacionen con los riesgos. El apartado relacionado con esta actividad es el 4.4.6. Control operacional del estándar OHSAS 18001.

Para ejecutar estas y otras actividades de un modo integrado, es necesario tener en cuenta una serie de directrices, entre las que destacaremos:

• Es fundamental tener todos los procedimientos documentados, esto permitirá agrupar de un modo integrado toda la información. Normalmente esta información hará referencia a las características del producto y al modo de realizar el proceso.
• Será necesario que la organización sea consciente de cómo impacta cada uno de los procesos sobre la calidad del producto, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
• Los procesos requieren de la contribución directa de otros procesos del sistema.
• Se establecerán los parámetros de funcionamiento del proceso a los que se les someterá a un control.

ISOTools es la Plataforma Tecnológica que le facilita la implementación, mantenimiento y automatización de los sistemas de gestión de Calidad según ISO 9001 en su última versión y permite la integración de varios sistemas de gestión.

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