Formas de abordar los riesgos y las oportunidades según la norma ISO 9001
La gestión de riesgos y oportunidades en ISO 9001
Dentro de la estructura organizacional, los procesos están diseñados para garantizar su funcionamiento y el logro de objetivos propios y estratégicos. Para alcanzar estos resultados, es fundamental que la organización y sus colaboradores estén atentos a los riesgos y oportunidades presentes basados en la ISO 9001.
La ejecución de las actividades organizacionales se delega en los diferentes niveles jerárquicos, de acuerdo con la formación y grado de responsabilidad de cada trabajador, y aunque es común prestar más atención a aquellas actividades con mayor impacto, cualquier tarea puede generar situaciones inesperadas que amenacen la continuidad del negocio.
Por ello, es necesario aplicar metodologías de evaluación y análisis rigurosas en todos los procesos para garantizar la continuidad del negocio.
Evaluación y análisis
La norma ISO 9001:2015 promueve un enfoque basado en riesgos, donde las organizaciones deben estar preparadas para responder ante eventos inesperados que puedan impactar de forma negativa en su funcionamiento. Para lograrlo, es necesario implementar un sistema de gestión de calidad que facilite la adopción de esta filosofía por parte de todos los actores interesados.
La evaluación de los factores internos y externos a los que está expuesta la organización es el punto de partida para abordar los riesgos y oportunidades. Los líderes deben identificar las situaciones que pueden traer ventajas o desventajas en el desarrollo de la actividad, y buscar reducir o eliminar el impacto negativo mientras potencian el positivo.
Es importante documentar la evaluación, clasificando los aspectos internos y externos a los que se enfrenta la operación, para que cada parte interesada asuma su responsabilidad en la consecución de los objetivos y garantice la continuidad de la organización.
El contexto de la organización, conformado por las situaciones que rodean cada factor a evaluar, permite definir estrategias para lograr beneficios en todos los aspectos, mediante la aplicación de metodologías que controlen los eventos inesperados que puedan surgir en la ejecución de las actividades.
La evaluación de los factores internos y externos permite a los líderes identificar aquellos que tienen un impacto negativo para poder clasificarlos como eventos de riesgo.
Métodos para la gestión de riesgos
Actualmente, la gestión de riesgos se beneficia del uso de herramientas metodológicas que permiten identificar, analizar, evaluar y establecer controles con el fin de eliminar o mitigar su impacto. Esto es esencial para evitar malas prácticas en la ejecución de actividades y posibles imprevistos en la continuidad de los programas de gestión de calidad.
La implementación de un sistema de gestión de riesgos requiere una documentación detallada con tareas específicas y responsables definidos. Estos responsables son los encargados de brindar protección a los procesos de la organización ante eventos negativos que puedan afectar su desarrollo normal.
Para el tratamiento de riesgos, se pueden aplicar controles por medio de acciones definidas que ofrecen una estructura sólida para prevenir la ocurrencia de eventos con impacto negativo. Algunas de estas acciones incluyen:
- Datos básicos con la descripción de la situación inesperada
- Metodología de análisis de causas
- Planes de acción
- Descripción de la situación ocurrida
- Corrección o acción inmediata
- Metodología para el análisis de causas
- Plan de acción y seguimiento
Al igual que la gestión de riesgos, la gestión de oportunidades también requiere de acciones específicas para potenciarlas y alcanzar los objetivos estratégicos. En este caso, se basa en acciones de mejora que se planifican en períodos más prolongados que las acciones de gestión de riesgos.
Es crucial que el responsable de las acciones de gestión de oportunidades tenga la formación y experiencia necesarias en el sistema de gestión de calidad. De lo contrario, la organización puede ser vulnerable a la materialización de riesgos y oportunidades desaprovechadas.
Toda acción implica un riesgo inherente por el simple hecho de ser llevada a cabo, la habilidad se encuentra en transformar esas situaciones en oportunidades. La oportunidad no es más que un riesgo con una desviación positiva para nuestra empresa.
Software ISO 9001
Para lograr una gestión eficiente de los riesgos y oportunidades, de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma ISO 9001, muchas empresas optan por el uso del Software ISOTools Excellence. Este software automatiza y facilita la gestión del sistema, permitiendo un mayor control y asegurando la obtención de beneficios óptimos.
Con la automatización de la gestión de riesgos y oportunidades, la implementación de la norma ISO 9001 se convierte en un proceso más eficaz, lo que permite aprovechar al máximo las oportunidades que pueden contribuir a la sostenibilidad de la organización y al logro de los objetivos estratégicos.
