Blog - Página 65 de 67 - ISO 9001:2015

NUEVAS NORMAS ISO ES UNA INICIATIVA DE ESCUELA EUROPEA DE EXCELENCIA

ISO 9001:2015

¿ESTÁS PREPARADO PARA
LOS CAMBIOS EN LA
NORMA ISO 9001:2015?

ACTUALÍZATE.

Blog

El artículo de hoy va dedicado al apartado 6, Planificación, que encontramos en el borrador de la Nueva ISO 9001:2015.
Este punto parece algo más breve que los anteriores, pues solo cuenta con las siguientes divisiones:
        6.1. Medidas para abordar los riesgos y oportunidades.
        6.2. Los objetivos de la calidad y la planificación para conseguirlos.
        6.3. Planificación de los cambios.
6.1. Medidas para abordar los riesgos y oportunidades.
Cuando se habla de planificar el sistema de gestión de calidad, la organización debe considerar los aspectos tratados en los apartados 4.1 y 4.2 que ya describimos en el primer artículo de esta temática, siendo:
4.1. Comprender la organización y su contexto.
4.2. Entender necesidades y expectativas de partes interesadas.
La finalidad de estas medidas es:
  • Asegurar que el sistema de gestión podrá alcanzar el resultado perseguido.
  • Garantizar que la organización está capacitada para lograr la conformidad de bienes y servicios, así como la satisfacción de sus clientes.
  • Prevenir o reducir los efectos no deseados.
  • Alcanzar la mejora continua.
Para hacer posible estos objetivos, la organización debe planificar las acciones con las que hacer frente a estos riesgos y oportunidades y, la forma de integrar y poner en práctica los procesos del sistema y la forma de evaluar la eficacia de estas acciones.
6.2. Los objetivos de calidad y la planificación para conseguirlos
La organización debe establecer objetivos de calidad, como son:
  • Ser coherentes con la política de calidad.
  • Ser relevantes para la conformidad de los bienes y servicios y para la satisfacción del cliente.
  • Ser medibles.
  • Tener en cuenta los requisitos aplicables.
  • Ser supervisado.
  • Ser comunicativos.
Para alcanzar estos objetivos se debe planificar la forma en que se van a desarrollar, determinando lo qué se hará, qué recursos requerirá, quién será el responsable, cuándo se completan y cómo se evaluarán los resultados.
6.3. Planificación de los cambios
La norma quiere que las organizaciones tengan muy en cuenta tanto las necesidades como las oportunidades de cambio para mejorar el rendimiento del sistema de gestión de calidad.
Esto se llevará a cabo de una forma planificada y sistemática, incluirá: identificación de riesgos y oportunidades y revisión de posibles consecuencias del cambio.
Estos son los aspectos más relevantes del apartado 6, aún quedan apartados por comentar, la próxima semana continuaremos con el siguiente punto.

La Nueva ISO 9001-2015 viene con algunas novedades que ya hemos visto en artículos anteriores y, por tanto, nos va a traer nuevos puntos de vista.
El punto de vista con el que viene en camino la ISO 9001 2015 es principalmente, el cambio. Quiere implantar en todas las organizaciones la conciencia del cambio. Debido a que en el mundo donde vivimos, que evoluciona muy rápido, no podemos quedarnos atrás, hay que reinventarse, aceptar los cambios con agrado y actualizarse para poder ofrecer mejores productos a sus clientes cada día. Esta es la base de la mejora continua y cobra mayor importancia cuando hablamos del conjunto de toda una organización. Este aspecto añade puntos positivos al producto respecto a la calidad.

Por otro lado, la norma tiene la misión de que sus directrices sean reconocidas y respetadas en todo el mundo y utilizadas por las organizaciones como componente integral de sus iniciativas de desarrollo sostenible.
Este papel, que deberían tener los sistemas de gestión de la calidad, como base para el crecimiento económico, ha venido siendo pasado por alto en los últimos años. Se quiere que de aquí en adelante la gestión de la calidad sea vista como mucho más que la certificación ISO 9001 y ayuden a las organizaciones a alcanzar el éxito sostenido a largo plazo.
Otros puntos de vista que hay que afrontar y aceptar próximamente son:
  • Prevención focalizada en el propio Sistema en sí. Las organizaciones han de olvidarse de las acciones preventivas que había anteriormente y trabajar desde el enfoque de la prevención.
  • Nos abriremos camino hacia prácticas de negocios modernas y ambientes cambiantes.
  • Se pone especial énfasis en logar la conformidad del producto.
  • Hay que aceptar que la norma está hecha para todos, por eso se ha comenzado por simplificar el lenguaje, haciéndola más entendible.
  • Se va a mejorar la compatibilidad con el resto de normas de gestión.
  • Hay que adquirir mentalidad de calidad total.
Aunque se ha demostrado que el nivel de satisfacción con la versión ISO 9001:2008 es todavía alto, se ha considerado que la revisión es necesaria para reflejar los cambios en el entorno en que se utiliza y para garantizar que sigue siendo apta para dar confianza a la organización respecto a la forma de preparar sus productos y cumplir los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.
Otros datos han demostrado también que los usuarios quieren mantener el enfoque basado en procesos, a pesar de que en versiones anteriores no ha sido totalmente comprendido. Se trata de un enfoque cuyo objetivo principal es satisfacer las necesidades de los clientes y mejorarla cada día.
ISOTools cuenta con aplicaciones para poner en práctica todas estas variantes que hay que tener en cuenta en un futuro próximo, de la manera más fácil y sencilla posible.

Segunda etapa: Etapa de Preparación

 
La Nueva ISO 9001:2015 está pasando por una serie de etapas para poder ser publicada, como está previsto, en septiembre de 2015. Ya conocimos en el artículo anterior en qué consiste la primera etapa o etapa de propuesta, hoy vamos a ver los detalles que definen a la siguiente etapa, la etapa de preparación o etapa segunda.

Esta fase tiene como objetivo la elaboración del borrador de la norma. Para ello, un grupo de trabajo formado por expertos se reúne y discute sobre él. Puede que el borrador final no sea obtenido a la primera, por tanto habrá varios intentos hasta conseguir el documento que el grupo de trabajo considere que aporta la mejor solución técnica al problema que se aborda.
Tan pronto como tienen decidido cuál va a ser el borrador final, según su criterio, lo deben remitir al comité para que éstos den su aprobación de forma consensuada. Hasta que esto no ocurra no se podrá sacar a la luz.
Esta etapa, en relación con la publicación de la ISO 9001:2015 se desarrolló durante el pasado mes de abril de 2013.
La aprobación no debe hacerse esperar mucho desde que se remite el borrador, para así poder agilizar la tarea de hacer los cambios pertinentes o difundirlo públicamente en la mayor brevedad de tiempo posible, y así no demorar su publicación.

Lo que conocemos hasta ahora de la Nueva ISO 9001-2015 nos dice que el Manual de la Calidad podría desaparecer. El Committee Draft de junio de 2013 no mencionó nada acerca de este documento de la calidad.
En la versión vigente, ISO 9001-2008, aparecían unas cláusulas relativas al Manual de la Calidad, concretamente en el apartado 4.2 de la Norma, que cita textualmente:
4.2 Requisitos de la documentación
 
        4.2.1 Generalidades
 
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
 
b) un manual de la calidad 
 
        4.2.2 Manual de la calidad 
 
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: 
  1. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión 
  2. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos
  3. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad
Toda organización que se dispusiera a elaborar un Manual de Calidad estaba obligada a pasar por una serie de etapas:
  • Análisis de las necesidades de un manual.
  • Establecer el alcance del sistema de gestión.
  • Definir misión, visión y valores de la empresa.
  • Definir formato y soporte del manual.
  • Definir líneas de comunicación y distribución.
De nada de esto se habla en el CD ISO 9001:2015, de hecho en el borrador que podemos consultar no se incluye el requisito documentar el Sistema de Gestión de Calidad, pero sí aparece un apartado, al parecer bien completo, para la gestión de la documentación, hablamos del punto 7.5 Información Documentada.
Este título contiene:
        7.5.1 Generalidades
 
        7.5.2 Creación y actualización
 
        7.5.3 Control de la información documentada
De la lectura del borrador y de estas últimas líneas se deduce que hay especial interés en simplificar la información documentada, proponiendo un equilibrio entre la planificación y la gestión.
Puede que para algunas personas no sea un documento imprescindible, debido a que en el resto de sistemas no es requisito normativo, y que suponga una ventaja su desaparición pues habrá un documento menos que elaborar. Para otros, sin embargo puede ser un documento útil, siempre y cuando se le sepa valorar y dar utilidad. Hablamos de utilidad porque es frecuente que no se le dé uso por varios motivos:
  • Los manuales solo se elaboran para ser certificados y presentarlos ante los auditores externos.
  • No suelen estar dirigidos al personal.
  • Les falta un diseño atractivo que inciten a usarlos y leerlos.
  • No se mejoran con el paso del tiempo.
  • No se hace una buena difusión.
  • El manual no se alinea con la estrategia de la empresa y la satisfacción del cliente.
  • Muchas hojas para leer.
Para solventar estos defectos y mejorar los sistemas de gestión de la calidad, la Nueva ISO 9001-2015, da un paso adelante, y plantea cambios en la información documentada, tales como la desaparición del Manual de Calidad.
ISOTools sigue analizando estos cambios para disponer de los mejores medios con objeto de ayudar a sus clientes en esta transición.


El trabajo de hoy está centrado en el apartado 5, Liderazgo, del borrador de la Nueva ISO 9001:2015.

Se trata de un apartado de similar extensión al anterior y que incluye los siguientes enunciados:

  • 5.1. Liderazgo y compromiso
  • 5.2. Política de la calidad
  • 5.3. Funciones de organización, responsabilidades y autoridades

5.1. Liderazgo y compromiso

Esta división alcanza dos enunciados más:

5.1.1. Liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad

Este liderazgo es importante, según la nueva norma por los siguientes aspectos:

  • Cerciorar que se crean políticas y objetivos de calidad para el sistema
  • Garantizar que la política de calidad es entendible
  • Cuidar la integración de los requisitos del sistema en la organización
  • Fomentar y promover el enfoque basado en procesos
  • Trabajar por que los recursos necesarios para el sistema estén disponibles
  • Tener presente la importancia de alcanzar una gestión eficaz de la calidad
  • Asegurar que el sistema de gestión cumple con sus resultados
  • Animar a la participación y apoyo de personas para contribuir a la eficacia de la gestión de la calidad
  • Incitar a la mejora continua y a la innovación
  • Apoyar a demás funciones de la organización que demuestren su liderazgo
5.1.2. Liderazgo y compromiso con respecto a las necesidades y expectativas de los clientes
Este liderazgo y compromiso ha de garantizar que:
  • Los riesgos que puedan afectar a los bienes o servicios que ofrece la organización a sus clientes se identifican, se analizan y se trabajan para evitarlos
  • Se cumplen los requisitos que el cliente espera
  • Se mantienen los requisitos reglamentarios y se ofrecen bienes y servicios satisfactorios para el cliente
  • Se focaliza en la mejora de la satisfacción del cliente

5.2. Política de la calidad

La norma establece que la política de calidad que elabore la alta dirección ha de ser:

  • Adecuada con el propósito de la organización
  • Clara para proporcionar un marco para los objetivos de calidad
  • Comprometida con los requisitos legales
  • Comprometida con la mejora continua del sistema

Además la política debe estar disponible, ser conocida por los miembros de la organización, estar a disposición de las partes interesadas y ser revisada para su continua adecuación.

5.3. Funciones de organización, responsabilidades y autoridades

Este último apartado dice que la alta dirección será la responsable de la eficacia del sistema y que deberá asignar la responsabilidad para:

  • Asegurar que el sistema funciona conforme a los requisitos de la presente norma internacional
  • Garantizar que los procesos interactúan correctamente y se cumple con la entrega de los resultados previstos
  • Informar del funcionamiento del sistema a la alta dirección y la necesidad, cuando la hubiera, de realizar una mejora
  • Promover la conciencia de los requisitos del cliente en toda la organización

La siguiente semana analizaremos el punto 6, para que nuestros lectores tengan la máxima información sobre el borrador de la Nueva ISO 9001:2015.


La Nueva ISO 9001-2015 se publicará en septiembre de 2015, por lo que cualquier organización interesada en implantar un sistema de gestión de calidad actualmente puede hacerlo siguiendo las directrices de la ISO 9001-2008. Esta versión aún es válida, por lo que las empresas todavía pueden verse beneficiadas con su implementación.
La certificación con ISO 9001-2008 estará permitida durante un tiempo, bastante moderado, tras la publicación de la futura versión, este tiempo será concretado por los organismos de acreditación, no será más de dos años. Por tanto las organizaciones podrán irse familiarizando y adaptándose a los cambios de la ISO 9001-2015 gradualmente.
Esta transición, para una empresa que ya tenga implantado un Sistema de Gestión de la Calidad, según la ISO 9001-2008, supondrá unos cambios a los que tendrá que hacer frente.
Uno de los primeros cambios que se deberán afrontar es el enfoque a procesos de la organización. Se entiende por proceso una secuencia de acciones encaminadas a crear un valor añadido sobre una entrada para dar lugar a un resultado, y una salida que sea satisfactoria para el cliente.
Esta implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de una organización, además puede traer beneficios tales como una buena orientación hacia los resultados deseados, la optimización de los empleados y los recursos, la buena conexión entre resultados y control de la variabilidad, la gestión apoyada en datos para constituir unos objetivos realistas y un liderazgo estratégico, la organización integral de toda la información a través de matrices de referencias cruzadas con documentos, personas, competencias, requisitos…
Otro de los cambios a hacer frente es el desarrollo de una fuerte Gestión de Riesgos, esto va a consistir en explorar e identificar los riesgos dentro de una organización y realizar actuaciones para evitar que se produzcan. No basta con identificarlos, además hay que estimar la posibilidad de que estos riesgos ocurran y de ser así cuáles serían sus consecuencias. Aunque la norma no nos va a decir cómo debemos gestionar los riesgos, eso es cosa de las organizaciones, aparece como elemento obligatorio.
Además de la Gestión de Riesgos viene otra gestión, la Gestión del Cambio, las organizaciones han de estar alerta para mejorar el rendimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Unido a esto nos encontramos la mejora continua, más insistente y estricta, por lo que las organizaciones deben desarrollar herramientas para no dejar pasar ninguna oportunidad de mejora.
Durante el tiempo de transición ISOTools acompañará a sus clientes para hacerle el trabajo más fácil.
ISOTools facilita la gestión por procesos mediante el diseño de mapas, procesos, fichas, work, flows, indicadores de desempeño… Además podrá genera un mapa de procesos interactivo, mediante el que clicando en cada proceso la organización podrá acceder a la información del mismo.
Por otro lado, con ISOTools podrá identificar y controlar las amenazas y riesgos de las actividades de una organización y, por tanto, reducir la vulnerabilidad y asegurar la estabilidad de la empresa.

Ya hemos hablado en artículos anteriores de los cambios que trae el primer borrador de la Nueva ISO 9001:2015, pero no hemos discutido acerca de cuáles pueden ser los más importantes o los que más pueden afectar a las organizaciones.
Uno de los que más les puede afectar en primer lugar, es una mayor orientación a las empresas de servicios, pues el cambio del término producto por el de bienes o servicios va a suponer para ellas más facilidades, se verán integradas en el mundo de la calidad, del que ellas también pueden formar parte. Esto repercutirá en los clientes, van a recibir un servicio que se ajusta o incluso supera sus expectativas y, por tanto se verán satisfechos, viéndose incrementado el prestigio y la cartera de clientes de una organización.
Otro cambio que va a repercutir en las organizaciones, y que además les puede traer beneficios, es el enfoque basado en procesos. Los procesos han de estar bien definidos, la interacción entre ellos, la identificación de riesgos, los recursos de entrada y de salida, los propietarios y responsables de cada proceso… Todos estos aspectos mejorarán el funcionamiento diario de la organización, pueden dar solución rápida a muchos problemas que se planteen y mejorar el rendimiento e imagen de la misma.
Podemos incluir también en este artículo la desaparición del término de acciones preventivas, ya hemos comentado que el nuevo Sistema de Gestión será considerado un sistema preventivo en sí en su más alto nivel de prevención. Para que esto sea así, la empresa tendrá que hacer frente a la Gestión de Riesgos, es decir, tendrá que desarrollar una identificación y análisis de los posibles riesgos que puedan darse en una organización así como crear acciones o medidas para evitar que se produzcan. Esto hace innecesario que la organización cree medidas preventivas, pues están implícitas en la Gestión del Riesgo, que a su vez ensalza el carácter preventivo del sistema.
No somos conscientes que vivimos en un mundo de constante cambio y que lo que hoy está a la última mañana queda desfasado, por ello la Nueva ISO 9001:2015 incluye la Gestión del Cambio, actualmente en la ISO 9001:2008 apenas se hacen alusiones a este término, pero hoy día es imprescindible que las organizaciones lo tengan presente, y así puedan ofrecer los mejores bienes y servicios a sus clientes. Esto servirá para que las empresas mantengan y mejoren el rendimiento de su Sistema de Gestión de la Calidad. Se trata de un cambio que ha de llevarse a cabo de manera planificada y sistemática, así como la identificación de riesgos y oportunidades y la revisión de las consecuencias que pueda traer el cambio.
Por último, otro cambio que nos parece de los más importantes en la Nueva ISO 9001:2015 es la mayor incidencia que se espera en la Mejora Continua. Los auditores se van a poner mucho más estrictos con este tema. Este cambio persigue que las organizaciones empleen más herramientas en gestionar las oportunidades de mejora, mediante una buena organización de las acciones a desarrollar.
Todos estos cambios van a repercutir en el desarrollo diario de las organizaciones, ISOTools lo sabe, y por ello se pone a disposición de sus clientes para llevarlos a cabo de la mejor manera posible.


Queremos que conozcan punto a punto el borrador que ha difundido la Organización Internacional de Normalización de la nueva ISO 9001-2015, para ello, vamos a ir analizando, semanalmente, cada apartado de este documento.
La lectura del borrador comienza con tres apartados generales, similares a los que presenta la norma ISO 9001:2008: alcance, referencias normativas y términos y definiciones. A estos les sigue una serie de puntos más complejos, que nos dedicaremos a describir.
Hoy les presentamos el apartado 4, Contexto de la organización. Éste a su vez lo encontramos subdividido del siguiente modo:
        4.1. Comprender la organización y su contexto
        4.2. Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas
        4.3. Determinar el alcance del sistema de gestión de la calidad
        4.4. Sistema de gestión de la calidad
4.1. Comprender la organización y su contexto
Cada organización deberá investigar y concretar cuáles son sus problemas internos y externos, pudiendo afectar al resultado deseado.
Estos problemas pueden cambiar a lo largo del tiempo, por ello la organización ha de estar atenta e identificarlos y tratarlos cuando sea oportuno. Pueden ser: cambios en las tendencias sociales, en las relaciones con las partes interesadas, en las políticas y compromisos internos o cambios tecnológicos.
4.2. Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas

 

Para desarrollar este punto la organización ha de determinar cuáles son las partes interesadas relevantes en su sistema y los requisitos de las mismas. La organización debe anticiparse a las expectativas y necesidades del cliente, para ello debe estar actualizada en las partes comentadas.
Partes interesadas pueden ser los clientes directos, los usuarios finales, los proveedores, distribuidores u otro eslabón de la cadena de suministro u otra parte interesada pertinente.
4.3. Determinar el alcance del sistema de gestión de la calidad
Los límites y aplicabilidad del sistema son aspectos que las organizaciones tienen que tener bien definidos para tener claro el ámbito de aplicación. Para determinar este ámbito la organización debe atender a los problemas externos e internos de los que hablábamos en el punto 4.1 y a los requisitos tratados en el apartado 4.2.
Este ámbito de aplicación se expresa en todo momento en términos de bienes y servicios.
4.4. Sistema de gestión de la calidad
Para hablar del sistema de gestión de calidad vamos a tratar dos puntos: generalidades y enfoque basado en procesos.
 
        4.4.1. Generalidades
Este título dice que la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión de calidad, incluyendo los procesos e interacciones necesarias.
 
        4.4.2. Enfoque basado en procesos

 

Para implantar un sistema de gestión de calidad, la organización ha de desarrollar un enfoque basado en procesos, siguiendo estas actuaciones: determinar procesos necesarios, insumos y resultados previstos, secuencia de procesos e interacciones, riesgos a la conformidad de bienes, servicios y satisfacción de los clientes, determinar criterios, métodos e indicadores de desempeño para asegurar la eficacia, determinar los recursos y asegurar disponibilidad, asignar responsabilidades y autoridades, implementar las acciones necesarias para logar los resultados previstos, supervisar, analizar y cambiar los procesos cuando sea necesario y garantizar la mejora continua de estos procesos.
La siguiente semana seguiremos hablando del borrador de la NUEVA ISO 9001-2015 en nuestro blog, analizaremos el apartado 5.

Descargue el e-book fundamentos de gestión de Seguridad de la Información