¿Qué beneficios ofrecen los procesos de apoyo en los sistemas de gestión de calidad?
Procesos de apoyo
Los procesos de apoyo siempre han estado en un “segundo plano” dentro de los Sistemas de Gestión. Sin embargo, su importancia dentro de los actuales sistemas de gestión de calidad para una correcta gestión, control y optimización se ha convertido en un fuerte activo estratégico para cualquier empresa.
Los consultores durante la implementación, formación y apoyo a nuestros clientes damos prioridad al estudio de la procesos y variables de los considerados procesos principales que son considerados como el “corazón” de la organización. La correcta gestión de los apartados relacionados con el área comercial, la prestación de servicio, así como todo el proceso de venta y atención postventa se considera como una pieza fundamental para la correcta eficacia del trabajo efectuado.
Sin embargo, y gracias en gran medida a las dinámicas de gestión por procesos y a la aplicación de la gestión de riesgos los procesos considerados de apoyo han ido “ganando terreno” en relevancia en las organizaciones y especialmente las que cuentan con algún sistema de gestión, de forma especial a la norma ISO 9001.
En la participación de diferentes áreas de las organizaciones en cada proceso de trabajo, en muchos casos apoyando el trabajo reseñado en el proceso analizado ofrece una mayor globalidad en el proceso y un mayor conocimiento del mismo por más personas de la organización que tienen que estar implicadas en su correcta ejecución. Esta dinámica ha conllevado los procesos secundarios, como puede ser la capacitación del personal y la información necesaria se convierta en puntos necesarios a cubrir para el correcto desarrollo del proceso principal.
Por su parte la irrupción del análisis basado en riesgos ha conferido a los sistemas de una mayor profundidad en sus análisis dando como consecuencia la priorización de las actuaciones de la organización en los puntos con mayor relevancia en relación a la gestión y la estrategia empresarial. El estudio de debilidades y amenazas ha conllevado a muchas entidades a mejorar su gestión de recursos humanos, sus consecuencias de formación y capacitación y a organizar planes de actuación de equipos para evitar problemas futuros.
La consideración de los procesos de apoyo puede variar dependiendo de cada entidad, consultor, mercado, etc., sin embargo, en líneas generales, se suelen considerar los siguientes:
Gestión de proveedores
El control de proveedores puede tratarse el proceso que más varía en función de la empresa y el sector empresarial. En no pocas organizaciones se considera dentro de los procesos principales de la entidad al entenderse que la correcta gestión de la materia prima condiciona en gran medida el proceso de producción correspondiente y que los proveedores asociados son de carácter estratégico para el desarrollo de los trabajos.
También tenemos que considerar que el control y la valoración de los contratistas impacta de lleno en la prestación de servicio y suele considerarse más como un subproceso asociado a esta que como gestión de proveedores.
Gestión de recursos humanos
Considerando como uno de los procesos que más evolución ha tenido en los últimos años, la gestión adecuada del personal de la empresa se ha convertido en la piedra angular y fuente del óptimo desarrollo y desempeño de las organizaciones.
Tras el enfoque al cliente defendido por muchas empresas hasta la fecha están comenzando a considerar al personal de la organización como un activo vital para el desarrollo de cualquier estrategia empresarial y el cumplimiento de ellos objetivos planteados.
Gestión de la infraestructura
Se trata de un proceso bastante desarrollado en las organizaciones de producción donde el desarrollo de programas preventivos de sus equipos se considera un pilar importante para el desempeño correcto del flujo de trabajo.
Gestión documental
Se considera como la cuarta pata de los procesos de apoyo, curiosamente suele ser el primero de los procesos que se desarrolla en los trabajos de consultoría con objeto de determinar la dinámica de identificación y control de la documentación a generar.
Se puede considerar como uno de los procesos en los que las modificaciones han sido más importantes, como consecuencia de un alto grado de información. Aunque las dinámicas de control de la información documentada apenas han cambiado en los últimos 20 años: identificación, acceso, archivo, control de cambios, etc.
Software ISO 9001
El Software ISOTools Excellence puede automatizar un Sistema de Gestión de la Calidad. Este software está especialmente diseñado para responder a los requisitos de ISO 9001. Actualmente da cumplimiento a ISO 9001 pero ya está preparado para recibir a ISO 9001 versión 2015 y hacer que los SGC implementados no pierdan eficacia ni eficiencia en su adaptación.
