ISO 9001 ¿Cómo es el proceso de facturación? - ISO 9001:2015

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ISO 9001 ¿Cómo es el proceso de facturación?

Proceso de facturación

El proceso de facturación suele ser bastante sencillo, pero en diferentes ocasiones, podemos conseguir ciertos desfases que, si no se gestionan de forma adecuada, puede comportar pérdidas para la organización. Durante el artículo de hoy vamos a hablar sobre las diferentes situaciones que nos podemos encontrar a la hora de realizar el proceso de facturación dependiendo de la actividad que estemos desarrollando, así como el control y el seguimiento que se puede llevar a cabo durante el proceso.

Durante el proceso de facturación, básicamente debemos de tener en cuenta las siguientes actividades:

  • Entradas: los pedidos entregados al cliente o bien los servicios realizados.
  • Salidas: la entrega de la factura al cliente.

Entre las entradas y las salidas se realizan las distintas actividades de gestión cómo, por ejemplo:

  • Realizar una relación de servicios llevados a cabo para previa conformidad por parte del cliente antes de realizar la factura.
  • Verificar la relación de albaranes de entrega con las partidas a facturar.
  • Realizar la factura.
  • Contabilizar la factura.

En según que casos puede ser más sencillo o más complejo. El ejemplo de una tienda en la que el cliente adquiere el producto, lo pasa por caja, se añade a un listado en el que automáticamente un sistema informático, permite conocer la suma total teniendo en cuenta el porcentaje de impuestos a pagar. En este mismo momento el cliente paga la factura y el proceso finaliza.

La actividad más compleja es, por ejemplo, la que se da en el sector de la construcción. Habitualmente en este sector, se realizan las llamadas certificaciones. Los documentos son unos listados de los trabajaos realizados en un periodo de tiempo, habitualmente de forma mensual. Para elaborar las certificaciones se debe tener en cuenta:

  • Las partidas definidas en los trabajos que se han realizado durante este periodo de tiempo, se deben encontrar en el contrato firmado.
  • Que las unidades contabilizadas para este periodo de tiempo se encuentren validadas mediante los albaranes en el momento en que se realizaron las tareas.
  • Que las unidades contabilizadas no superen a las firmadas en el contrato. Si se llega a dar esta situación, se debe solucionar mediante dos posibilidades. La primera es que el cliente te deje incluir estas unidades en otras partidas que cree que no se van a realizar o bien se deberá elaborar un contrato adicional. En el caso de que se realice el contrato adicional, no es un proceso automático, sino que requiere de tiempo y de muchas firmas para su aprobación, con lo que habitualmente, esta partida no se contabiliza en la certificación que se está tramitando.

 

Llegado a este punto, existen muchas variables en la que, si no se lleva un control y seguimiento adecuado, se puede no llegar a facturar ciertos trabajos, minimizando el beneficio, ya que el trabajo se ha realizado igualmente.

Para llevar a cabo este control y seguimiento, habitualmente se disponen de softwares especializados, que permiten al meno que se relacionen todos los datos ofertados, contratados, productos, certificados o facturados para cada una de las partidas de contrato. De igual forma, que se conocen todos los valores, se pueden sacar los porcentajes, estos además de servir como indicadores de proceso, nos dan una idea real de la gestión de producción.

Es necesario que todos los documentos se encuentren perfectamente identificados y que sean trazables entre sí. En el caso de no disponer de softwares especializados, se suele realizar el seguimiento mediante una hoja de cálculo, en el que se elaboran las columnas para el control.

Volviendo a las alternativas que hemos descrito anteriormente, en el caso que el cliente especifique que esas partidas que sobrepasan las indicadas en el contrato o son inexistentes en él, se pueden incorporar en otras partidas, tenemos un problema a la hora de realizar el control y seguimiento. De forma habitual, los softwares de gestión que se utilizan no dejan opción a este tipo de anomalías, con lo que se incluirán unidades a las otras partidas, pero no quedará indicado que se corresponden a otras. Esta situación no sería complicada, sino fuere que la duración de los trabajos suele ser muy larga, incluso de años, y en el transcurso existen numerosas certificaciones y, además, el personal que se ocupa del control y de la validación de estos documentos van cambiando. Por lo tanto, no es extraño, que las organizaciones que tienen que facturar siguiendo lo tanto, no es extraño, que las organizaciones que tienen que facturar siguiendo este procedimiento dispongan de personal exclusivo para realizar estas tareas.

Cuando se realiza la certificación, la relación de trabajos realizados durante un periodo de tiempo, se debe enviar al cliente para su aceptación. Sólo cuando el cliente firme el documento o dé su validación, se puede realizar la factura.

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