¿Cómo gestionar los documentos o registros obsoletos gracias a la norma ISO 9001?
Norma ISO 9001
Un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 necesita de alguna manera controlar los procedimientos documentados, incluso si se intenta reducir su número a un mínimo, usted todavía tendrá que proporcionar algunos procedimientos documentados. A pesar de que los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015 no requieren de la creación de procedimientos documentados para controlar dichos documentos, todavía existe la necesidad de controlar la información documentada de la organización.
Lo que establece la norma ISO 9001 y cómo se puede cumplir
Los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015 no son muy diferentes de los que ya existían a la hora de controlar los documentos. Resulta necesario demostrar que los documentos se aprobaron para su adecuación antes de utilizarlos, revisarlos y actualizarse de forma periódica, y las versiones legibles e identificables, que son relevantes desde el punto de vista de su utilización y los documentos obsoletos que dejen de utilizarse.
Si ya se dispone de un procedimiento para el control de la documentación, que cumple con la norma ISO 9001, dicho procedimiento seguirá siendo útil para la nueva versión de la norma. Como ya hemos mencionado, no existe necesidad de cambiar los términos que ya esté utilizando, si desea seguir usando el término documentos y registros en lugar de información documentada, y después continuar con su Sistema de Gestión de Calidad.
La importancia de la aprobación de documentos y su retirada
Los requisitos de la información documentada de la norma ISO 9001 2015 sustituyen a los requisitos previos de ambos procedimientos y registros documentados, y la aprobación adecuada y retirada de cada uno de los documentos importantes de la organización. La cosa más importante será recordar que las personas adecuadas tienen que aprobar un documento y tiene que ser eliminado cuando su utilización ha finalizado.
Como no existe necesidad de documentar todos los procedimientos de su organización, usted se debe asegurar de que los procedimientos que se aprueban deben ser remitidos a los empleados que corresponda. De la misma forma, si se actualiza el procedimiento el antiguo se debe retirar de forma rápida de la circulación entre sus trabajadores, para que se empiecen a utilizar las nuevas y mejoradas instrucciones de trabajo.
En cuanto a los registros, también necesarios, porque son la evidencia objetiva de que se han recogido para mostrar que se encuentra implementado de forma adecuada en su Sistema de Gestión de Calidad. Por lo tanto, los registros deben ser aprobados de forma correcta en el momento en el que se han creado. Es el caso de los registros obsoletos se pretende definir un tiempo estimado en el que destruirlos para poder ganar espacio y capacidad de almacenaje, ya que guardar una evidencia indefinidamente es limitado.
Los formatos disponibles para la información documentada
La información documentada se encuentra en dos formatos principales:
- Copias en papel y documentos electrónicos
- Registros
Esto es fácil de comprender, pero ¿en que difieren la copias en papel y los documentos electrónico de la información documentada? Los sistemas no son muy diferentes en sus conceptos básicos, aunque los detalles sí que sean diferentes.
En el Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 nos dice que los procedimientos deben contar con la debida autorización antes de que sean liberados. Los registros impresos deben mostrar la firma o sello de la persona encargada de su aprobación.
Si quiere mantener este documento en papel o guardado en un CD-ROM, tendrá que disponer de un lugar donde las personas puedan acceder a los procedimientos para poder utilizarlos, y tendrá que ser almacenado de forma adecuada, es decir, evitando que puedan ser destruidos físicamente, para ello normalmente se pone a disposición de los trabajadores una copia y nunca el original.
Existen diferentes software que ayudan a controlar el proceso de cierre de aprobación, pero esto no cambia la necesidad de aprobarlo antes de que sea liberado el documento.
La retirada y eliminación de los procedimientos obsoletos se puede realizar de una manera muy rápida gracias a un software, ya que se puede programar en el momento en el que se desea que un documento sea retirado o eliminado. Las copias impresas son más difíciles de controlar, ya que sería necesario localizar y reemplazar o destruir dicha copia impresa del documento o registro.
Hoy en día existen muchos software que facilitan el control de la información documentada de la norma ISO 9001, pero pueden resultar algo costosos para las pequeñas empresas. Si usted tiene una pequeña empresa que cuenta con procedimientos y registros, entonces debes investigar un proceso en papel que sirva para aprobar, utilizar, controlar y retirar la información de la organización.
Un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001 no se destina a conducir la implementación mediante un software costoso que no se ajuste a las necesidades de su organización, pero sí que está pensado para ayudarle a mejorar la satisfacción de sus clientes y ahorrar dinero mediante la mejora continua. Con un método simple para controlar la información documentada que funcione en su caso, no necesitará gastar mucho tiempo y dinero.
Software ISO 9001
La opción que mejor funciona para aumentar la eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 es la automatización. Para ello existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que cuenta con las características adecuadas para dar respuesta a los requerimientos de este estándar y a los de la propia organización.
