El Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y Lean Management

El objetivo principal que tiene la metodología Lean Management es trabajar por conseguir que todos los procesos sean eficaces desde la perspectiva de la productividad, eliminando aquellas acciones que no están aportando ningún valor añadido, ahorrando dinero y tiempo. El objetivo es no despilfarrar ningún recurso.

Los principios de la metodología que hoy defendemos se están convirtiendo en un estándar cada día más aplicable debido a los importantes beneficios que aportan a las organizaciones que los aplican.

Podemos resumir los objetivos del Lean Management en:

• Reducir aquello que no aporta ningún valor para el cliente.
• Creer en las personas que conforman la organización como eslabones importantes.
• Conseguir la máxima calidad.
• Mejorar siempre, cada vez más y sin límites.

Estos objetivos solo se cumplirán si, junto al Sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001, se realiza un trabajo previo de estudio y análisis, del que obtendremos unas conclusiones sobre qué aspectos pueden mejorarse para lograr más productividad.

Principios de Lean Management

• Especificar el valor para los clientes.

El cliente va a comprar nuestros productos o servicios porque piensan que tienen valor, no por las cosas que nosotros pensamos que son valiosas. Por ello no debemos pensar por los clientes. Las actividades de valor añadido son aquellas por las que el cliente está dispuesto a pagar, el resto son desperdicios.

• Identificar el mapa de la cadena de valor para cada uno de los productos y/o servicios de la organización.

La secuencia de actividades que hace que podamos responder a la necesidad que el cliente tiene representa un flujo de valor. Mediante la creación de un mapa de corriente de valor se pueden identificar las actividades que no agregan valor al cliente con el fin de eliminarlas.

• Favorecer el flujo.

Es necesario conseguir un movimiento continuo del producto y/o servicio mediante la corriente de valor. Para ello se deben reducir los tiempos de demora en el flujo de valor, eliminando los obstáculos en el proceso.

• Sistema Pull: dejar que los clientes tiren la producción.

La aplicación de un Flujo de Pull da lugar a una respuesta más rápida y exacta con un esfuerzo menor y también menores desperdicios. Es decir, solo se va a producir lo que el cliente pide y nos evitamos tener un stock innecesario.

• Mejora continua: persiguiendo la perfección.

Hay que continuar trabajando de forma constante para lograr ciclos de producción más cortos, conseguir la producción ideal en cuanto a calidad y cantidad y centrar los esfuerzos en el valor para el cliente.

Si tenemos un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 y queremos implementar el Lean Management normalmente tendremos que seguir estos cinco pasos:

1. Definir dónde se encuentra el valor añadido al cliente.
2. Hacer una búsqueda e identificación de la cadena de valor.
3. Adquirir un flujo continuo de trabajo.
4. Solo producir sobre la demanda, no producir de más.
5. Revisar todo y buscar la mejora continua.

Cómo mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 con las prácticas Lean

• El espíritu que hay detrás de la norma ISO-9001, tal y como se explica en la norma ISO 9004, es muy próximo a los principios Lean.
• Las revisiones por la dirección se dan con mucha frecuencia, pudiendo llegar a ser a diario, en forma de una rendición de cuentas del día que nos ocupe.
• Las auditorías comprenden uno de los términos de la metodología Lean.
• Con el paso del tiempo, los documentos tales como manual de calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo, formularios… van aumentando en número y tamaño. Esto va a implicar que nadie los lea y que contengan un gran número de redundancias e inconsistencias. Por ejemplo, el manual de calidad se puede reducir a solo 2 páginas y ser totalmente válido simplemente haciendo uso de las 5S.
• Los procedimientos deberán estar escritos en el flujo del proceso, se describirán la secuencia de actividades que se seguirá.
• Los elementos de un proceso se dosificarán en categorías: entradas, salidas, recursos…
• La norma ISO9001 tiene muchos menos requerimientos de lo que la mayoría de personas piensa. Por ejemplo, los documentos no necesitan tener un número acompañando al nombre, sería más ventajoso otorgarles una descripción clara con el nombre.

Hemos hablado de las 5S, pero ¿qué son realmente?

Las 5S responden a las siglas de:

• Seiri: Clasificación. Se ha de mantener solo lo necesario para el proceso en cuestión, el resto se puede eliminar.
• Seiton: Orden. Ordenar todos los elementos necesarios y etiquetarlos para facilitar su acceso y uso.
• Seiso: Limpieza
• Seiketsu: Estandarización
• Shitsuke: Sostenimiento. Se requiere de una mejora continua para mantener el sistema.

Hemos visto que es posible mejorar nuestro Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 gracias a las prácticas de la metodología Lean Management. Es muy simple de implementarla, solo debemos seguir los pasos mencionados y obtendremos sus beneficios.