Pasos para implementar la ISO 9001
Norma ISO 9001
Antes de abordar la explicación sobre cómo implementar la ISO 9001 de forma efectiva en las organizaciones, es esencial comprender el concepto de dicha normativa.
La ISO 9001 representa un estándar a nivel global concebido por la Organización Internacional de Estandarización (ISO), siendo aplicable a los Sistemas de Gestión de Calidad de entidades, tanto del ámbito público como privado, independientemente de su tamaño o industria. Esta directriz brinda un enfoque sobresaliente para elevar la calidad de productos y servicios, al tiempo que incrementa la satisfacción del cliente.
El fundamento del sistema de gestión de calidad reside en la ISO 9001, impulsando a las compañías a obtener esta certificación con el propósito de asegurar a sus clientes una mejora constante en sus productos o servicios. Simultáneamente, los clientes muestran preferencia por vincularse con empresas comprometidas con los estándares de calidad. Por consiguiente, normativas como la ISO 9001 se erigen en un factor competitivo a favor de las organizaciones.
Pasos para implementar la ISO 9001
Hay 6 pasos clave para implementar la norma ISO 9001 correctamente en las organizaciones
Compromiso de la alta dirección
La necesidad de instaurar un sistema de gestión de calidad puede originarse desde distintas fuentes:
- La primera surge de la voluntad de la organización de implementar un sistema que demuestre a las partes interesadas su dedicación a entregar productos o servicios de alta calidad.
- La segunda proviene de la solicitud expresa de los clientes por motivos comerciales.
Es aquí donde el sistema de gestión de calidad evoluciona de ser una elección voluntaria a una exigencia obligatoria.
Constitución del equipo de trabajo
La entidad debe contar con individuos que posean la capacitación y experiencia requeridas para llevar a cabo la implementación del sistema de gestión. Las posibles consecuencias de no cumplir con esto incluyen retrasos o la necesidad de realizar retrabajos. Resulta crucial establecer niveles de responsabilidad dentro del equipo y designar a un líder que dirija de manera efectiva a todos los miembros.
Evaluación inicial previa para implementar la ISO 9001
El funcionamiento de la organización cumple en cierta medida con los requisitos estipulados en la normativa para el sistema de gestión de calidad. Por esta razón, el diagnóstico inicial permite a la alta dirección evaluar la situación real de los procesos en relación al sistema. A partir de ahí, se establece el punto de partida para la implementación del sistema, planificando con antelación los recursos necesarios.
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Estructura documental para empezar a implementar la ISO 9001
Incluso antes de contemplar la implementación del sistema de gestión de calidad, la organización documenta las actividades de cada proceso en una estructura conocida como «Mapa de procesos». En la actualidad, la automatización permite a los usuarios navegar por la documentación correspondiente.
La estructura documental debe organizarse en niveles, de acuerdo al nivel de detalle necesario para su descripción. En términos generales, debe beneficiar a los usuarios que la consulten.
La información documentada debe tener una estructura lógica que permita a los usuarios comprenderla rápidamente y ponerla en práctica en el menor tiempo posible. Es esencial tener en cuenta que los documentos tienen interdependencias o relaciones con otros, que se convierten en pruebas de ejecución al momento de una auditoría.
Comunicación y capacitación
La implementación del sistema de gestión de calidad conlleva la creación y desarrollo de programas y actividades. Todo el personal debe recibir capacitación de acuerdo al nivel de involucramiento que tendrán dentro del sistema.
Auditoría
En la mayoría de los casos, los equipos de trabajo de los diversos procesos miran a la auditoría con aprehensión. Sin embargo, en realidad, es la herramienta metodológica que más contribuye, ya que permite al equipo de gestión de sistemas identificar fallos y oportunidades de mejora que prevendrán desviaciones en la ejecución de tareas y, de esta manera, alcanzar los objetivos establecidos. Este paso se realiza periódicamente una vez ha sido implementada la ISO 9001, es decir, tras la ejecución práctica de todo lo anterior para hacer un seguimiento y tratar de llevar un sistema de mejora continua.
Software ISOTools como herramienta para implementar la ISO 9001
La implementación y administración de un Sistema de Gestión de Calidad puede variar en complejidad según la entidad, pero contar con un Software de Gestión ISO 9001 resulta de gran utilidad. El Software ISOTools es una plataforma tecnológica que opera como motor de mejora continua, brindando orientación y eficiencia a las organizaciones en el marco de la norma ISO 9001. Esta herramienta es esencial para la gestión de la calidad y la simplificación de tareas relacionadas.
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