Implementación ISO 9001 paso a paso
Norma ISO 9001
Antes de explicar cómo conseguir una buena implementación ISO 9001 en las organizaciones, hay que saber qué es la norma ISO 9001.
La norma ISO 9001 es un estándar internacional desarrollado por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) y se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad de organizaciones, tanto públicas como privadas, sin importar su tamaño o sector. Esta norma proporciona un método de trabajo excelente para mejorar la calidad de productos y servicios, así como la satisfacción del cliente.
El sistema de gestión de calidad se fundamenta en la norma ISO 9001, y las empresas buscan obtener esta certificación para garantizar a sus clientes la mejora continua de sus productos o servicios. A su vez, los clientes prefieren asociarse con empresas comprometidas con la calidad. Por lo tanto, normas como la ISO 9001 se convierten en una ventaja competitiva para las organizaciones.
Pasos a seguir para una correcta implementación ISO 9001 en las organizaciones
Existen 12 pasos o etapas a seguir para conseguir una buena implementación de la ISO 9001 en las organizaciones.
1. Análisis de la Situación Actual
En esta primera etapa, se realiza una evaluación de las actividades realizadas por la organización con el fin de determinar el punto de partida adecuado para la implementación efectiva de la norma ISO 9001. Además, se establecen los objetivos y metas a alcanzar en el Sistema de Gestión de la Calidad que se va a implantar.
2. Elaboración del Mapa de Procesos
En esta fase, se identifican y registran los procesos existentes en la organización con el objetivo de tener una visualización clara de los mismos y analizar sus interrelaciones. Una vez registrados, se lleva a cabo un análisis para detectar áreas de mejora e implementar buenas prácticas.
A través de esta identificación de procesos, se obtiene una mayor comprensión de los indicadores de calidad y los controles necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.
3. Documentación de la Política y el Plan de Calidad
Para lograr una implementación adecuada de la norma ISO 9001, bajo la cual se certificará nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, es fundamental definir la Política y el Plan de Calidad que se seguirán.
Mediante la Política, se establece el objetivo de calidad que persigue la organización y el compromiso que tiene con la satisfacción de los clientes.
A través del Plan de Calidad, se detallan los procedimientos a seguir en los distintos procesos y proyectos específicos, así como los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Además, se asignan los responsables asociados a cada actividad.
4. Establecimiento de Procedimientos
En esta etapa, se elaborarán de manera detallada y documentada los procedimientos necesarios para llevar a cabo los diferentes procesos de la organización. Se especificará el alcance de cada uno de ellos, así como los responsables de las actividades correspondientes.
La norma ISO 9001:2015 establece la obligación de documentar una serie de procesos específicos.
5. Elaboración del Manual de Calidad
Este manual describe cómo la organización debe implementar la norma ISO 9001:2015 en sus diversos procesos. El nivel de detalle y extensión dependerá de la complejidad de la organización.
6. Capacitación
En esta fase, se busca inculcar la filosofía de la norma ISO 9001:2015 en los miembros de la organización. Se busca que comprendan la importancia de contar con un Sistema de Gestión de la Calidad y sean conscientes de la nueva forma de operar basada en normas y procesos controlados.
7. Implementación ISO 9001
En esta etapa, se lleva a cabo la ejecución práctica de todo lo detallado en los puntos anteriores. El personal capacitado comienza a utilizar esta nueva herramienta en su trabajo diario.
8. Auditoría Interna
Antes de someterse a una auditoría externa para la certificación, es necesario realizar una auditoría interna del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto permitirá identificar posibles errores y resolverlos antes de la auditoría de certificación.
Además de esta primera auditoría interna, es necesario realizar auditorías periódicas en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.
9. Revisión General de la Implementación ISO 9001
En esta etapa se realizará una evaluación del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, teniendo en cuenta los errores identificados en la etapa anterior y buscando soluciones para evitar su recurrencia. También se identificarán las áreas que han mejorado su funcionamiento tras la implementación del SGC, con el objetivo de fortalecerlas.
10. Definición de Acciones Correctivas y Preventivas
En esta fase, se definirán las acciones correctivas y preventivas en base a los resultados obtenidos de la auditoría interna y la revisión general. Estas acciones se enfocarán en abordar las no conformidades identificadas.
11. Análisis para la Mejora Continua
Aquí se realizará un análisis de los resultados de las auditorías, así como de los resultados obtenidos tras la implementación de las acciones correctivas. Con base en esto, se distinguirán entre las observaciones que representan no conformidades y aquellas que ofrecen oportunidades de mejora.
12. Auditoría Externa
Antes de llevar a cabo la auditoría externa para la certificación, se realizará una auditoría previa para identificar aspectos que requieran corrección antes de la Auditoría de Certificación. Una vez completada esta etapa, se programará la auditoría externa y, en caso de no encontrar no conformidades, se otorgará la certificación ISO 9001:2015 a la organización. Sin embargo, si se detectan no conformidades, el organismo certificador proporcionará un plazo de 30 días para que la organización las solucione. Además, se requerirá una revisión anual de la certificación.
Implementación ISO 9001 a través del Software de ISOTools
La implementación y gestión de un Sistema de Gestión de la Calidad puede variar en complejidad según la organización, pero contar con un Software de Gestión ISO 9001 es de gran ayuda.
ISOTools es una plataforma tecnológica que actúa como motor de mejora continua, guía y fuente de eficiencia para las organizaciones en el contexto de la norma ISO 9001. Esta herramienta es fundamental para la gestión de la calidad y simplificación de las tareas relacionadas.
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