Cómo preparar al equipo para la auditoría externa - ISO 9001:2015

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Cómo preparar al equipo para la auditoría externa

Auditoría externa

En el mundo de las empresas y las organizaciones el ejercicio de auditoria externa es cada vez más frecuente. Estas evaluaciones buscan asegurar que la empresa en cuestión cumple con todas las normas que se deben seguir, así como que no existen ningún tipo de irregularidades en su funcionamiento.

El porqué de llevar a cabo una auditoría puede ser de diversa índole. Puede ser que se realice la auditoría externa porque sea requerido por la ley; debido al tamaño que tenga la empresa u organización; o simplemente con el fin de aportar una mayor credibilidad frente a los diferentes stakeholders, tales como accionistas, entidades financieras, clientes o proveedores, entre otros.

Independientemente del motivo por el que se lleve a cabo la auditoría habrá que preparar al equipo antes de enfrentarnos a ella.

 

Vencer el miedo

Suele ser frecuente que el equipo auditado experimente miedo ante la posibilidad de que se encuentre algún error en su trabajo en el desarrollo de una auditoría externa. No solo eso, sino que además dicho error pueda ser reportado a su jefe.

No obstante, este no es el propósito del auditor, sino buscar aquellas fortalezas y oportunidades de mejora a nivel de procesos para conseguir ser mejor. El auditor tratará de apoyar a los auditados para que todos los procesos de la empresa u organización funcionen de la manera esperada. Por ello, habrá que concienciar al equipo de todas estas claves para que pueda enfrentarse al ejercicio de auditoría de manera segura y con confianza.

 

Check-list

Antes del momento del ejercicio de auditoría externa como tal, es habitual que el auditor que vaya a dirigir el proceso envíe un listado con la documentación que puede llegar a necesitar. El equipo debe prepararla con sumo cuidado y con la antelación pertinente.

Esta lista de documentos no es más que un check-list de información que será demandada al equipo. Este listado no es común ni una generalidad, sino que se adaptará en función de la empresa u organización auditada.

Hay que tener en cuenta y advertir al equipo de que la lista de documentación a preparar antes del inicio de la auditoría puede ser más o menos extensa en función de la información que haya pedido el auditor. En ocasiones se puede demandar una copia de información interna, como por ejemplo el organigrama.

 

Al inicio de la auditoría externa

De cara al inicio de la auditoría será preciso preparar al equipo frente a las preguntas que pueda formular el auditor. A este respecto habrá de indicarse que solo se responda lo que el auditor haya preguntado.

En ocasiones, los nervios traicionan al equipo ante la presencia del auditor. Esto puede dar lugar a divagaciones en las posibles respuestas del equipo, exponiendo más información de la que haya podido ser demandada. De igual modo puede ocurrir en lo relativo al material mostrado, lo que puede dar pie a que los auditores sigan preguntando llegando a vernos en un callejón sin salida.

Es importante que el equipo escuche muy bien y con detenimiento la pregunta con el fin de determinar cuál es la mejor respuesta a proporcionar o lo que espera el auditor. Acertar con la respuesta requerida puede parecer complicado en un momento dado, sin embargo, hay tres pasos a seguir que harán de ello un proceso más sencillo: escuchar, pensar y contestar.

Se deberá escuchar la pregunta. Después habrá que pensar o analizarla, y si no se comprende preguntar nuevamente o pedir al auditor que la reformule si es posible. Por último, se debe contestar únicamente lo que se pregunta. El equipo debe practicar estos tres pasos antes de la llegada del auditor para hacer frente de manera efectiva al ejercicio de auditoría externa.

 

Para el final de la auditoría externa

El equipo debe estar preparado para ser capaz de enfrentarse antes y durante al ejercicio de auditoría externa. Sin embargo, también debe estar listo para dar seguimiento al reporte una vez concluida la auditoría.

Cuando finaliza la auditoría externa, y antes de encarar la siguiente, las no conformidades encontradas en el ejercicio previo deben estar resueltas. Si esto no es así puede dar lugar a nuevas no conformidades al proceso. De este modo se puede llegar a entrar en un círculo vicioso del que será difícil salir cuanto más se prolongue.

Para evitar esto, el equipo auditado debe prepararse con un plan de acciones correctivas e irlas ejecutando de manera gradual, midiendo los resultados y corrigiendo las no conformidades surgidas de raíz.

 

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