11 tips para pasar la auditoría de certificación - ISO 9001:2015

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11 tips para pasar la auditoría de certificación

Auditoría de certificación

Superar de manera satisfactoria una auditoría de certificación puede ser un reto. Esta serie de tips pueden hacer este ejercicio menos complicado.

Hacer una presentación de la empresa

Invertir parte del tiempo de la reunión de apertura en presentar la empresa. Esto puede hacerse a través de resultados positivos obtenidos, sin extendernos en el tiempo. Así se demuestra al auditor que se han obtenido buenos resultados y que las expectativas futuras con respecto al sistema de gestión son positivas.

 

Ser transparente y honesto con el auditor

Los auditores en la mayoría de los casos han estado en la posición del responsable de la empresa auditada. Por lo tanto, juegan con ventaja a la hora de detectar cualquier tipo de excusa o explicación orientada a no presentar una evidencia.

Es de gran importancia ser veraz y claro, haciendo que la auditoria discurra en un ambiente tranquilo y amable. En el caso de la presencia de algún error menor, si el auditor percibe que se ha hecho un buen trabajo, estos errores no serán tan graves.

 

Conocimiento del plan de la auditoría

Las auditorías de certificación suelen contar con un horario establecido. Conocerlo antes del comienzo proporcionará cierta ventaja. En el momento de la auditoría de certificación es posible que haya algunas inseguridades. En estos casos, puede ser beneficioso poner énfasis en puntos que en un primer momento puedan parecer que presentan alguna debilidad pero que, sin embargo, no sea así. Esto es un ejercicio a tener en cuenta y a preparar antes del momento de la auditoría.

 

Conocer bien el sistema de gestión

Hemos de conocer a la perfección el sistema de gestión para poder entregar cualquier evidencia rápidamente. En ocasiones, los auditores piden documentos y al no entregarse de manera inmediata, se dedican a revisar exhaustivamente cualquier otro que tengan a mano. En este caso, trabajar con un software de gestión facilita mucho la búsqueda de evidencias.

 

Entregar únicamente la documentación que se pide

Es importante que se le entregue al auditor únicamente el documento que demanda. Si se entrega toda la carpeta, el auditor podrá revisar otros documentos. Si se pasa una carpeta completa que sea ante la seguridad de que toda la información esté correcta.

 

Preparación del equipo

Habrá que indicarle a cada persona del equipo cuándo le tocará la realización de las entrevistas con los auditores. Ha de prepararse a todas las personas para que respondan de manera natural, con confianza y libres de inseguridad.

 

Tomar apuntes

Durante la realización de la auditoría es recomendable tomar apuntes. El tomar anotaciones de los comentarios del auditor es una muestra de interés hacia sus indicaciones, posibles observaciones o no conformidades que pueda haber. Más allá de una muestra de interés frente al auditor y de la vocación de mejora, el tomar apuntes y notas será de ayuda a la hora de enriquecer los procesos.

 

No discutir con el auditor

No es para nada recomendable entrar en conflicto con la persona que se está encargando de llevar a cabo la auditoría de certificación. No se trata de aceptar todo lo que el auditor diga, sino de responderle de manera educada y cordial, haciendo uso de la inteligencia emocional. Una vez que el auditor se disponga a notificar cuáles son las no conformidades, se le puede comentar por qué no se está de acuerdo con algún punto.

 

Notificación de no conformidades

Durante el transcurso de la auditoría no podemos quedarnos con ninguna duda. Hay que tener claro por qué nos están poniendo una no conformidad y cuál es su origen, para posteriormente poder cerrarla. El auditor no dará la solución concreta a la no conformidad, sin embargo, sí que tiene que quedar claro qué es lo que está fallando y cuál es su posible causa, para poder plantear correcciones con posterioridad.

 

Entender qué me están preguntando

Si tenemos total conocimiento de qué es lo que está preguntando el auditor, evitaremos presentar evidencias que no corresponden. Ante la duda, se podrá pedir de manera educada al auditor que nos aclare cualquier cuestión que no haya quedado del todo clara, o que ponga un ejemplo de lo que se está pidiendo o preguntando. En definitiva, hay que mantener una buena comunicación con el auditor para despejar cualquier duda y evitar entregar cualquier documento que no sea el que se ha pedido.

 

Ser hospitalario

Ya que el auditor pasará todo el día en las instalaciones de la empresa es recomendable tener una actitud hospitalaria y ofrecerle cualquier cosa que pueda necesitar. En el almuerzo debería de estar presente el gerente, así como durante la reunión inicial y durante la reunión final. Esto es una muestra de que los dueños del proceso tienen un interés y un compromiso real en la consecución de la certificación y que es algo importante para la organización. Además, a los auditores les suele ser agradable el estar en contacto con las altas esferas de la organización.

Es recomendable también que durante el almuerzo no se traten temas que puedan ser auditables y que resulten siendo un punto de tensión. Es preferible abordar temas de conversación que giren en torno a cuestiones amenas y distendidas para ambas partes.

 

Software ISOTools

El Software ISOTools es la herramienta más recomendada para las empresas y organizaciones que quieran obtener óptimos resultados en la realización de auditorías de certificación de sistemas de gestión basados en norma ISO. Con él se agilizan y optimizan los procesos, permitiendo la reducción del tiempo empleado en el sistema de gestión. De este modo se podrá mantener un seguimiento sin miedo a reprobar la auditoría de certificación.

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