Etapas fundamentales al implantar un Sistema de gestión de Calidad

Sistema de gestión de calidad

Cada vez más empresas se enfrentan a demandas de rentabilidad, calidad y tecnología que contribuyen al mismo tiempo a la mejora continua de las mismas. La aplicación de sistemas de gestión eficientes puede ayudarlas a convertir esas presiones en una ventaja competitiva. El ejemplo más frecuente en las organizaciones por cuestión de estadística es la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad para certificar ISO 9001.

La norma ISO 9001: requiere de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)  que permita garantizar de forma consistente la mejora del rendimiento y la eficacia de las organizaciones. Desde la planificación, el control y la mejora de sus procesos, y en función del cumplimiento del producto o servicio.

Etapas principales a la hora de implantar un Sistema de Gestión de Calidad

• Análisis: en esta etapa se estudia la situación actual, que indicará el estado de la empresa para poder planificar la implementación. Es muy importante tener en cuenta dónde se encuentra la compañía en ese momento. Así se podrá establecer un punto de partida y planificar hacia dónde queremos llegar mediante el establecimiento de los objetivos y metas de calidad para el Sistema de Gestión de la Calidad.
• Mapeo de procesos: en esta etapa, los procesos actuales de la empresa se establecen y registran para tener una mejor visión y así conocer su interacción con otros departamentos y áreas, para saber qué tipo de información fluye entre ellos. Los procesos nos ayudan a alcanzar los objetivos para establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el funcionamiento óptimo de cada parte del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Política y plan de calidad: debemos tener en cuenta que sin un plan y sin una política de calidad (aunque esta última no es un requerimiento obligatorio) no podríamos implementar un Sistema de Gestión de Calidad. El Plan de calidad es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. La Política de Calidad debe incluir tres objetivos fundamentales: objetivo principal, alcanzar la máxima calidad; el compromiso que existe con el cliente y de qué manera se logrará a través de la mejora continua.

• Procedimientos e instrucciones de trabajo: la documentación de los procesos y procedimientos se realiza en esta etapa y es donde vamos a traducir todo lo que hacemos, cómo lo hacemos, el alcance y quiénes son los responsables de cada actividad.
• Manual de Calidad: Es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos los niveles.
• Capacitación: esta etapa es la más difícil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad de los trabajadores hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Si esto no sucede, el sistema simplemente no funcionará. Se debe capacitar a todo el personal como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerles saber lo que significa trabajar con un Sistema de Gestión de Calidad.
• Implementación: una vez que se ha creado, desarrollado y estructurado todo lo anterior, además de la capacitación del personal, llega la etapa de implementación, donde se pone en funcionamiento todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.
• Auditoría interna: debe haber revisiones a dicho sistema para ver cómo está funcionando, observar los fallos para corregirlos y detectar oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.
• Revisión general: para analizar el funcionamiento de la implementación y cómo funciona el nuevo sistema. Debemos revisar los fallos encontrados en la auditoría y ver cómo corregirlos y evitar que vuelvan a ocurrir.
• Acciones correctivas y preventivas: debemos generar las acciones correctivas y preventivas de los resultados de la primera auditoría interna y la revisión general, para comenzar a trabajar en las observaciones y / o No Conformidades encontradas en el Sistema de gestión de la calidad.
• Procesos de análisis y mejora: se analizan los resultados obtenidos durante las auditorías y las acciones correctivas implementadas y completadas. De esta manera podremos identificar qué observaciones fueron No Conformidades y qué observaciones fueron oportunidades para mejorar. Las Oportunidades de Mejora deben agruparse en un sistema separado, para que luego se monitoreen debidamente, y para implementar estas mejoras dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, aumentando así la madurez del sistema y mejorando su gestión cada vez más. para detectar con mayor detalle las nuevas Oportunidades de Mejora o No Conformidades, y para ayudarnos a mejorar la calidad del producto.
• Auditoría externa: al llegar a esta etapa del proceso, deberíamos haber pasado por una auditoría previa por parte de un organismo externo. Esta auditoría previa servirá para ver cómo estamos preparados antes de la auditoría externa de certificación por parte del organismo. Al final de la auditoría previa, debemos realizar las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se necesitan para trabajar en las observaciones encontradas durante este período. La auditoría externa es posteriormente programada y ejecutada.
• Certificación del Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001: en caso de encontrar No Conformidades, el organismo de certificación otorga un período de 30 días para que la empresa trabaje en estas No Conformidades resolviéndolas desde la causa raíz. En el caso de que la compañía no cierre estas No Conformidades dentro del tiempo estipulado, la certificación es rechazada por el organismo de certificación, y la compañía tendría que pasar por todo el proceso nuevamente. En el caso de que la compañía cierre sus No Conformidades a tiempo, el organismo de certificación aprueba la certificación y envía el certificado a la compañía dentro de un período no mayor a 60 días.

Software ISO 9001

La opción que mejor funciona para aumentar la eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 es la automatización. Para ello existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que cuenta con las características adecuadas para dar respuesta a los requerimientos de este estándar y a los de la propia organización.