¿Qué preguntas realiza el auditor para certificar un Sistema de Gestión de Calidad?

Sistema de Gestión de Calidad

Una vez que se ha implementado un Sistema de Gestión de Calidad basado con los requisitos que establece la norma ISO 9001 2015, un organismo de certificación debe realizar una auditoría de certificación para certificar que su Sistema de Gestión de Calidad se encuentra conforme a la norma ISO 9001 2015. Esta es la única forma que existe de reclamar el cumplimiento de la norma y obtener todos los beneficios que provienen de la publicidad que genera el Sistema de Gestión de Calidad.

El momento de la auditoría puede generar cierto nerviosismo en los trabajadores de la organización, de forma especial si es la primera auditoría a la que se enfrentan. Incluso aquellos que se encuentran acostumbrados pueden estar nerviosos frente a los auditores internos. Por lo tanto, deben estar atentos a lo que preguntará el auditor cuando entre por la organización para realizar la primera auditoría de certificación.

Lo que le pedirá al auditor

Existen muchas formas en las que un auditor tratará de encontrar las respuestas a sus preguntas, incluyendo la revisión de los registros, la observación de los trabajadores, y la realización de una entrevista a los trabajadores. No es posible registrar todas las preguntas que se puedan plantear, es útil conocer las principales cuestiones que están tratando de responder y las formas en las que pueden consultar la información:

• Cada cláusula de la norma: se corresponde con la auditoría de documentación, es decir, cuando los auditores miran que los procedimientos documentados de la empresa concuerdan con los requisitos que establece la norma ISO 9001 2015. Pueden existir procedimientos que no se encuentran documentados, por lo que los auditores deberán averiguar cómo estos procesos sin papeles se llevan a cabo. Para ello pueden realizar preguntas como: “¿Cómo se realiza el proceso?”, “Muéstrame cómo se hace este proceso”, etc. Esto le ofrece la información necesaria para verificar que el proceso cumple con los requisitos que marca la norma ISO 9001 2015.
• Son procesos consistentes: algunas variaciones menores entre los operadores pueden ser aceptables, como el orden en el que se rellena el formulario y que los resultados del proceso pueden ser coherentes para que sea eficaz. Si tenemos tres trabajadores para crear una orden de compra y cada uno utiliza un conjunto de pasos para realizar la tarea, y los resultados de los procesos de compra son muy diferentes de tal forma que se pueden cometer errores, entonces se puede determinar que el proceso es problemático.
• Se han revisado todos los procesos: una vez han sido revisados todos los procesos y procedimientos viendo que están en su lugar, los auditores externos deberán asegurarse de que se ha llevado a cabo el trabajo necesario y comenzará el proceso de revisión del Sistema de Gestión de Calidad, esto se llama auditoría interna. Los auditores pedirán el calendario de auditorías internas y las pruebas de que han sido realizadas dichas auditorías internas, comprobando el registro de las mismas, los informes y asegurándose de que los resultados fueron emitidos, dirigidos y seguidos de forma correcta.

• Se han ejecutado las acciones correctivas cuando sea necesario: deberán hacer frente a todos los resultados que ofrezca la auditoria interna y las no conformidades, proporcionando una acción correctiva.
• ¿Cómo se ha implantado el pensamiento basado en el riesgo?: Como un nuevo enfoque de la norma ISO 9001 2015, esto es seguro de que sea un área interrogada por los auditores de certificación. Se ha comenzado a introducir el riesgo de evaluación en todas las áreas necesarias, como la aceptación y el diseño de los contratos.
• Completada la revisión del Sistema de Gestión de Calidad: la preocupación del auditor se centra en torno a la involucración de la alta dirección en la revisión de los resultados que ofrece el Sistema de Gestión de Calidad con el fin de hacer frente a cualquier necesidad, como puede ser la asignación de recursos para hacer frente a las deficiencias. Se espera que la revisión por la dirección pueda ser analizada y sea capaz de ofrecer los resultados de la revisión. Se deben asignar los recursos necesarios para realizar la revisión.
• ¿Cómo se ha preparado para la mejora?: Uno de los principales focos del Sistema de Gestión de Calidad es la mejora continua, y esto debe estar previsto. Aunque puede que no tenga una gran cantidad de tareas de mejora, los auditores esperan que usted tenga planes.

Hacer más fácil el control de la empresa mediante la preparación de sus empleados

Es muy importante recordar que los auditores se encuentran verificando el cumplimiento, por no encontrar algo malo. En general, el auditor sólo quiere que los trabajadores se encuentren para ofrecer información y necesitan buscar una determinada pieza de información, que sea aceptable. Al final, el auditor sólo quiere ser capaz de demostrar que lo que estaba planeado que se hiciera fue hecho.

Todos nos encontramos nerviosos ante lo desconocido, y esto es especialmente cierto de los trabajadores que piensan que puede estar en problemas al dar la repuesta equivocada a una pregunta en una auditoría que ni siquiera pueden preparar. Deje que sus trabajadores sepan lo que los auditores pueden preguntar, y la información que está intentando entender, y que será mucho más fácil responder en el momento de la auditoría. Esta es la mejor preparación que se puede hacer.

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