ISO 9001:2015 – El programa de auditoría y su funcionamiento

ISO 9001:2015

Una de las herramientas más importantes que tiene que asegurarse de que el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) cumple con los requisitos que se han identificado, se aplican y se mantienen de manera efectiva es el programa de auditoría interna. Las auditorías internas son una parte integral de cualquier sistema de gestión. Por lo tanto se incluyen en los requisitos de la norma ISO 9001:2015 como parte de los criterios para la evaluación del rendimiento de un SGC.

Las auditorías internas que una empresa realiza son uno de los elementos clave utilizados por la administración para asegurar que los procesos de negocio previstos se llevan a cabo. Además de para garantizar la identificación de las no conformidades y contar con una acción correctiva en el caso de que fuese necesario.

Para saber más acerca de la transición a la ISO 9001:2015 visita el siguiente artículo «Norma ISO 9001 2015: Los beneficios de realizar la transición»

¿Qué es una auditoría interna?

Con el fin de entender el programa de auditorías internas, primero es importante conocer en qué consiste una auditoría interna. En pocas palabras, en una auditoría interna, bajo la mirada de la persona designada para el proceso, deberán compararse los resultados de los procesos con los de las medidas previstas, y asegurarnos que coinciden.

En primer lugar, se debe crear una lista de comprobación para definir las disposiciones planificadas que serán comprobadas. El auditor revisará los resultados de los procesos para ver si se están produciendo los datos identificados.

La auditoría  incluirá la revisión de los registros del proceso, las entrevistas con los empleados, y ser testigo del proceso que se lleva a cabo para asegurar que lo que está sucediendo con el proceso es lo que estaba previsto que sucediese. El auditor buscará que las salidas se ajusten al proyecto. Y dado el caso de que esto no ocurra, identificará los problemas que se encuentren de manera que el responsable del proceso pueda detectar la causa raíz del problema y aplicar medidas correctoras para garantizar que no vuelva a suceder.

Cada auditoría debe tener sus criterios y alcances identificados y los auditores deben ser elegidos para ser objetivos e imparciales. A su vez, los resultados deben ser reportados  a la administración. Y la acción tiene que ser aplicada para hacer frente a los incumplimientos señalados.

¿Qué requiere el programa de auditoría?

Los requisitos de la norma ISO 9001:2015 para el programa de auditoría requieren de planificación, establecimiento, implementación y mantenimiento. Esto significa que es necesario tener un programa en curso vigente. El programa de auditoría se basa en gran medida en un horario de todas las auditorías, que puede ser tan simple como una hoja de cálculo o el calendario de las auditorías a realizar. Pero es algo más que un programa de auditoría, es todo el procedimiento que se seguirá para mantener las auditorías internas. El programa de auditoría también debe tener en cuenta la siguiente información, propia de la empresa objeto de la auditoría:

• Proceso de importancia. Es común para garantizar que todos los procesos son auditados al menos una vez al año. Sin embargo, para los procesos que se han identificado como más críticos sería recomendable planificar más de una auditoría con el objetivo de garantizar el continuo cumplimiento.
• Los cambios que afectan a la organización. Si se conoce algún cambio para el Sistema de Gestión de Calidad, como las nuevas necesidades de los clientes o los esfuerzos para cambiar dicho SGC con la norma ISO 9001:2015, estos requisitos deben de formar parte del programa de auditoría.
• Los resultados de las auditorías previas. Parte del aprendizaje de las auditorías internas es el hecho de ir realizando cambios en el programa de auditoría a medida que se adquiera la información de las auditorías.

¿Qué debería incluirse?

Junto con las consideraciones anteriores, estos elementos deben ser incluidos en el programa:

• Frecuencia de las auditorías. ¿Con qué frecuencia se va a auditar cada proceso? ¿Se va a auditar un determinado proceso más que el resto? Su programa de auditoría debe incorporar las frecuencias de las auditorías que se incluyen.
• Los métodos de control. ¿Qué registros se van a revisar para evaluar la conformidad del proceso? Esta información puede ser capturada en una lista de comprobación para cada auditoría.
• Responsabilidades. ¿Quién es el responsable de mantener el programa de auditoría? ¿Qué empleados llevarán a cabo cada auditoría? Recuerde que la objetividad y la imparcialidad de los auditores es una necesidad para un buen programa de auditoría interna.
• Requisitos para la planificación. ¿A qué distancia se programan las fechas de auditoría? ¿Quién se pone en contacto para programar la auditoría? ¿Quién tiene que estar en las reuniones de apertura y cierre de las auditorías?
• Informes de auditoría. Cuando se ha completado la auditoría, ¿cuánto tiempo puede llevar la emisión del informe de auditoría? ¿Quién tiene que emitir el informe y qué necesita ser revisado y aprobado?

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.