¿Qué esperar de la auditoría de recertificación de ISO 9001 y cómo prepararla?
Estándar internacional
La norma ISO 9001 es un estándar internacional que establece los criterios para implementar un sistema de gestión de la calidad efectivo en una organización. Pertenece a la Organización Internacional de Normalización (ISO) y se ha convertido en una de las normas más ampliamente reconocidas y utilizadas en todo el mundo. Para obtener su certificación y su recertificación en ISO 9001 debemos tener en cuenta varios aspectos.
La certificación ISO 9001 se centra en la gestión de la calidad y establece una serie de requisitos que una organización debe cumplir para demostrar que cuenta con un sistema de gestión de calidad sólido y eficaz. Al obtener esta certificación, una empresa puede demostrar su compromiso con la calidad, la satisfacción del cliente y la mejora continua.
La implementación de un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001 implica varias etapas, que incluyen el compromiso de la dirección y el análisis de la organización. Además debemos tener en cuenta la documentación del sistema de gestión de calidad durante la implementación y su desarrollo. Posteriormente tendrá lugar una evaluación del desempeño para crear una mejora continua.
La certificación ISO 9001 es realizada por organismos de certificación acreditados, quienes evalúan si la organización cumple con los requisitos de la norma. Una vez obtenida la certificación, la organización puede utilizarla como una herramienta de marketing y para demostrar su compromiso con la calidad a clientes y socios comerciales.
Tras la certificación debemos tener en cuenta que el proceso no ha terminado, ya que cada cierto tiempo vamos a tener que ir evaluando su eficacia. Por lo tanto, necesitaremos una herramienta como es la auditoría de recertificación y tiene como objetivo verificar si la organización sigue cumpliendo con los requisitos de la norma para mantener su certificación.
La auditoria de recertificación ISO 9001
Es realizada por un organismo de certificación externo e independiente, generalmente después de un período de tres años desde la obtención de la certificación inicial. Durante esta auditoría, los auditores revisan el sistema de gestión de calidad de la organización y evalúan su conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001.
El proceso de auditoría de recertificación es similar al de la auditoría inicial, pero con algunas diferencias clave. A continuación, te explicamos cómo suele llevarse a cabo:
- Planificación: La organización y el organismo de certificación acuerdan la fecha de la auditoría y el alcance de la misma. Se establece un programa de auditoría que puede incluir una revisión de la documentación, entrevistas con el personal y visitas a las instalaciones de la organización.
- Auditoría en sitio: Los auditores visitan las instalaciones de la organización y realizan una serie de actividades para evaluar el sistema de gestión de calidad. Estas actividades pueden incluir entrevistas con el personal, revisión de registros y procesos, y verificación de la conformidad con los requisitos de la norma.
- Evaluación de hallazgos: Los auditores analizan los hallazgos de la auditoría y determinan si la organización cumple con los requisitos de la norma ISO 9001. Pueden identificar no conformidades, que son incumplimientos de los requisitos de la norma, y también pueden hacer recomendaciones para mejorar el sistema de gestión de calidad.
- Informe de auditoría: El organismo de certificación emite un informe de auditoría que detalla los hallazgos y conclusiones de la auditoría. En caso de que se hayan identificado no conformidades, la organización deberá tomar acciones correctivas para abordarlas.
- Decisión de recertificación: Con base en el informe de auditoría, el organismo de certificación toma una decisión sobre la recertificación de la organización. Si se determina que la organización cumple con los requisitos de la norma, se emite una nueva certificación ISO 9001 válida por otros tres años.
La auditoría de recertificación es un proceso importante para garantizar que una organización continúe manteniendo altos estándares de calidad y mejora continua. Es una oportunidad para evaluar la efectividad del sistema de gestión de calidad y asegurar que se sigan cumpliendo los requisitos de la norma.
¿Cómo prepararnos para la auditoria?
Aquí tienes algunos consejos útiles para prepararte adecuadamente para una auditoría de recertificación ISO 9001:
Revisar los requisitos de la norma
Familiarízate con los requisitos de la norma ISO 9001 y asegúrate de comprenderlos completamente. Revisa los documentos clave, como el manual de calidad y los procedimientos, para asegurarte de que estén actualizados y reflejen con precisión las prácticas de tu organización.
Realizar auditorías internas regulares
Antes de la auditoría de recertificación, realiza auditorías internas periódicas para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma y identificar posibles no conformidades. Esto te permitirá abordar las deficiencias antes de la auditoría de recertificación y asegurarte de que tu sistema de gestión de calidad esté funcionando de manera efectiva.
Preparar la documentación requerida
Asegúrate de tener toda la documentación necesaria para respaldar tu sistema de gestión de calidad. Por tanto, esto incluye manuales, políticas, procedimientos, registros y evidencia de acciones correctivas y preventivas. Organiza estos documentos de manera clara y accesible para facilitar la revisión por parte de los auditores.
Capacitar al personal
Brinda capacitación a tu personal sobre los requisitos de la norma ISO 9001 y su papel en la implementación del sistema de gestión de calidad. Todos los empleados deben comprender la importancia de la calidad y su contribución para cumplir con los requisitos de la norma.
Realizar simulacros de auditoría
Lleva a cabo simulacros de auditoría interna para familiarizar a tu personal con el proceso de auditoría y ayudarlos a prepararse para las entrevistas y las revisiones de documentación. Esto les permitirá sentirse más cómodos y confiados durante la auditoría de recertificación real.
Realizar acciones correctivas
Si se han identificado no conformidades en auditorías anteriores, asegúrate de abordarlas y tomar acciones correctivas adecuadas. Proporciona evidencia de que se han implementado medidas para corregir los problemas y prevenir su recurrencia.
Realizar revisiones de gestión
Realiza revisiones de gestión periódicas para evaluar el desempeño del sistema de gestión de calidad y abordar cualquier área de mejora identificada. Utiliza los resultados de estas revisiones para impulsar mejoras continuas en tu organización.
Software para la gestión de la norma ISO 9001
Recuerda que la preparación para una auditoría de recertificación debe ser un proceso continuo. Mantén tu sistema de gestión de calidad actualizado y busca oportunidades de mejora en todo momento.
Además, asegurar la recertificación ISO 9001 para nuestro negocio brinda múltiples beneficios y es fundamental para demostrar a colaboradores y clientes nuestra excelencia. La norma ISO 9001 puede ser implementada en tu organización gracias al Software ISOTools Excellence, con la que podrás automatizar procesos y simplificar gestiones.
