Nueva ISO 9001:2015 y el soporte documental.
La Nueva ISO 9001:2015 viene enfatizando el enfoque basado en procesos para los sistemas de gestión de calidad a los que hace referencia.
Por este motivo el protagonismo deja de estar centrado en la documentación, ahora es primordial ocuparse de los procesos y de su gestión. No por ello la documentación deja de ser necesaria, es un factor relevante para asegurar la eficacia de los procesos.
Esto no quiere decir que podamos prescindir de documentación que antes existía y ahora no nos exigen, sino que los documentos deben estar al servicio de la buena gestión y de la consecución de los buenos resultados de los procesos, de forma ágil, operativa y manejable.
Si a esto le sumamos el auge de las tecnologías de la información, se potencia la utilización de representaciones gráficas para aplicar el enfoque basado en procesos en los sistemas de gestión, siendo totalmente compatibles con otros sistemas de documentación clásicos.
Actualmente es indispensable contar con las tecnologías de la información para dar soporte a un sistema de gestión de la calidad con un enfoque basado en procesos.
Las organizaciones pueden elegir entre llevar a cabo su diseño y modelización de procesos de forma personalizada con aplicaciones informáticas, o mediante aplicaciones comerciales que encontramos en el mercado.
Es importante no cometer el error de convertir la aplicación y la representación gráfica de procesos en protagonistas principales. El objetivo principal no es una descripción exhaustiva de todos los procesos, sino la obtención de los resultados que se planificaron.
Si vamos al borrador de la Nueva ISO 9001-2015, en su cláusula 7.5 se aborda la información documentada, estableciendo una serie de requisitos que ésta debe incluir, dejando a elección de la propia organización si tratarla mediante software o en soporte papel.
Lo que sí es importante es crear y actualizar la documentación de forma adecuada, mediante las acciones que nos muestra el borrador, como identificación, descripción, formato, revisión y aprobación por adecuación.
Otro tema que el borrador de la Nueva ISO 9001:2015 deja claro es el control de la información documentada para que esté disponible cuando sea necesario y esté bien protegida. Esto será posible mediante las acciones que nos marca dicho borrador.
ISOTools es la Plataforma Tecnológica que facilita a los sistemas de gestión actuales, y facilitará con la entrada de la Nueva ISO 9001-2015, la gestión y control de toda la documentación de los sistemas. Sin olvidar las comodidades que ofrece durante la implementación, mantenimiento y automatización de los sistemas de gestión de la calidad según la última versión.
