Nueva ISO 9001 versión 2015 y la información documentada - ISO 9001:2015

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Nueva ISO 9001 versión 2015 y la información documentada

Nueva ISO 9001 versión 2015

El borrador de la Nueva ISO 9001:2015 trae algunas modificaciones sobre lo que próximamente se llamará información documentada.

Los términos que vienen apareciendo en la vigente ISO 9001:2008 son “documento” y “registro”, y serán sustituidos con la aprobación de la Nueva ISO 9001-2015, por “Información documentada”.

El borrador define, en su apartado de términos y definiciones, la información documentada como la información requerida para controlar y salvaguardar algo de una organización.

Añade que la información documentada puede estar en soportada en cualquier formato y proceder de cualquier fuente.

Esta información puede referirse a:

  • El sistema de gestión, incluyendo procesos
  • Información creada con el fin de que la organización funcione correctamente.
  • Evidencias de los resultados obtenidos.

Si seguimos leyendo el borrador de la Nueva ISO 9001 2015, veremos que deberá aparecer como información documentada:

Nueva ISO 9001 versión 2015

  • La política de calidad.
  • Los objetivos de calidad.
  • Pruebas de aptitud del uso de dispositivos de seguimiento y medición.
  • Pruebas de las competencias personales.
  • La confianza en los procesos operativos.
  • La revisión de los requisitos de bienes y servicios.
  • Información sobre proveedores externos, para monitorear su desempeño.
  • Información sobre los procesos de desarrollo y la producción y prestación de bienes y servicios.
  • Resultados del control de los cambios.
  • Evidencias de los resultados.
  • Evidencias de la implementación del programa de auditoría, de la auditoría y de sus resultados.
  • Resultados de la revisión por la dirección.
  • No conformidades y resultados de acciones correctivas.

La cláusula 7.5 recoge los aspectos relevantes de la información documentada, contiene tres subapartados que dicen lo siguiente:

7.5.1 Generalidades.

 

El sistema de gestión de la calidad de una organización debe incluir:

  • Información documentada requerida por la norma.
  • Información documentada que la organización determine necesaria para la efectividad del sistema.

7.5.2 Creación y actualización.

 

Al crear y actualizar la información documentada de la organización debe ser apropiado:

Nueva ISO 9001 versión 2015

  • La identificación y descripción (título, fecha, autor…).
  • Formato y los medios de divulgación.
  • Revisión y aprobación de la idoneidad y suficiencia.

7.5.3 Control de la información documentada.

 

La información documentada, tanto la requerida por el sistema como la que determine la organización, deberá controlarse para asegurar que está disponible para usarla donde y cuando sea necesario, y que está protegida adecuadamente.

Para el control de esta información el borrador de la Nueva ISO 9001:2015 propone que la organización responda a:

  • La distribución, acceso, recuperación y uso.
  • El almacenamiento y conservación.
  • El control de los cambios.
  • La retención y disposición.

ISOTools dispone de un módulo llamado gestor documental el cual facilitará a la organización el control y mantenimiento de toda la información documentada que requiera su sistema de gestión de la calidad.

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