De forma natural el número de miembros del comité se encuentra en función al tamaño de la organización, como mínimo debe estar formado por el responsable de calidad y algún miembro de la gerencia de la organización. En empresas muy grandes, lo habitual, es que aparte de todo lo mencionado, se forme también por los responsables de los distintos departamentos de la empresa, ya que la diferentes reuniones de comité son los encargados de presentar los datos y resultados de su departamento.

Los miembros del comité de calidad cuentan con diferentes funciones y responsabilidades, éstas son:

• Prevenir las no conformidades en el Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001, realizando un análisis y una explotación de los registros de la calidad.
• Dirigir y efectuar el seguimiento de todas las acciones correctivas de las no conformidades que se lleven a cabo.
• Decidir que documentos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 son necesarios y asignarles responsables que se encarguen de su preparación, aprobación y mantenimiento.
• Establecer todos los planes anuales de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Impulsar el cumplimiento de todas las disposiciones que se establecen en los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, comprobándose que cada persona dispone de muchos documentos en vigor que necesita y realiza actividades según lo prescrito.
• Analizar la justificación técnica de las subcontratas que se decidan realizar por parte de la organización.
• Aprobar y evaluar los posibles proveedores de la empresa.
• Gestionar y realizar el seguimiento de los procesos de certificación del Sistema de Gestión de la Calidad, cuando sea necesario abordarlos.

Es necesario que el Comité de Calidad se encuentre formado por el responsable de calidad de la organización y una persona de la gerencia de la empresa, que tengan la responsabilidad y tomar las decisiones de cualquier aspecto relacionado en la organización. Ahora tenemos que definir todas las responsabilidades y funciones que hay que desempeñar por parte del coordinador del comité de calidad de la organización.

Las funciones y responsabilidades que realiza el coordinador en el comité de calidad son:

• Responsable de prestar el apoyo operativo para implementar y desarrollar el Sistema de Gestión de la Calidad.
• Hay que mantener un archivo general con el que se aseguran y controlan la distribución de todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que han sido aprobados y requieren que sean distribuidos.
• Comunicación entre diferentes canales que comprenda de forma adecuada toda la información relativa a las conclusiones que se han obtenido de las reuniones del comité de calidad.
• Coordinar el cumplimiento de los planes de auditorías internas.
• Supervisar la implementación y la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Promover y mantener de forma operativa todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.
• Establecer todos los niveles del conocimiento de los requisitos de los clientes y el grado de satisfacción respecto al cumplimiento.

En empresas de gran tamaño, puede existir un cargo superior que será el que coordine todos los comités y los responsables de calidad de las distintas empresas que forman parte del grupo de organizaciones. Es en estos casos en los que se nombra un Director de Calidad.

El director de calidad cuenta con una serie de funciones y responsabilidades, éstas son:

• Actuar en representación del director general de la organización en lo relativo a calidad.
• Realizar un seguimiento y una evaluación del SGC ISO 9001 implementado, mediante los términos utilizados para cada caso.
• Informar al director del correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad implantado, además de ver cualquier necesidad de mejora que se pueda contemplar.
• Debe delegar en el personal que se encuentre cualificado, la realización de las auditoría internas que estén dispuestas en el plan anual de auditorías de la organización.
• Revisar el plan anual de auditorías internas de la calidad como paso previo a la aprobación por parte del Director General.
• Examinar cualquier incidencia que suponga deterioro en los diferentes niveles de calidad de los servicios prestados por la organización.
• Representar a las organizaciones del grupo empresarial ante organismos oficiales, foros y asociaciones que están relacionadas con la calidad.
• Supervisar todos los procedimientos a la hora de renovar la certificación emitida por Organismos de Acreditación.
• Establecer un Manual de la Calidad.
• Revisar todos los Procedimientos Operativos de la Calidad.
• Realiza la supervisión durante la implementación y la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Es el representante de la organización durante las auditorías externas.
• Forma parte del comité de calidad.

Si se da el caso de que son organizaciones pequeñas o medianas, sólo se dispone de una persona para ser el responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, las funciones que hemos detallado anteriormente serán realizadas por el responsable de calidad de la organización.