Ciclo PHVA

A día de hoy, cada vez más, se están produciendo importantes desafíos relativos a la competitividad y con ello frecuentes cambios. Por lo tanto, las organizaciones han visto como sus esfuerzos se han duplicado a diario para lograr ser más competitivas.

En los mercados en los que las organizaciones desarrollan sus actividades, la competencia ha alcanzado niveles importantes y esto las obliga a tener que trabajar duro para sobrevivir. En este entorno, enfocar todo el empeño en la mejora continua se ha convertido en una necesidad real.

Edward Deming desarrolló el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). A este ciclo se le conoce tanto por el nombre de PHVA como por ciclo Deming por su autor. Se trata de un ciclo dinámico que se puede emplear en procesos y proyectos de las organizaciones. Esta herramienta se aplica fácilmente y si su uso es el correcto, puede colaborar en gran medida en la ejecución de las tareas de un modo más organizado y eficaz. La adopción de la filosofía establecida por el ciclo PHVA aporta un manual básico para la gestión de procesos y proyectos, además de para la estructura básica de un sistema.

Beneficios del ciclo PHVA

Como ya se ha dejado entrever con anterioridad, el ciclo PHVA o ciclo Deming ayuda a dar respuesta a determinados problemas relacionados con los procesos y la gestión de proyectos. De esta forma es posible implementar de forma eficaz la mejora continua.

El ciclo PHVA cuenta con una serie de beneficios claros y bien definidos entre los que se pueden citar los siguientes:

• Dar inicio a la implementación de la mejora continua.
• Poner en marcha distintas soluciones de forma rápida.
• Mejorar y hacer más sencillo trabajos de tipo repetitivo.
• Hacer cambios y ver sus resultados de manera inmediata.
• Maximizar los resultados y minimizar la cantidad de errores.

El ciclo PHVA aplicado a ISO 9001

Dentro de la ISO 9001:2015 el ciclo PHVA se incorpora como un punto más dentro del enfoque basado en procesos. En este caso, la norma va mucho más allá y nos relaciona cada etapa del ciclo con un capítulo de la norma.

• Planificar:

La norma nos dice que debemos:

• Establecer los objetivos del sistema y sus procesos.
• Establecer los recursos necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
• Identificar y abordar los riesgos y las oportunidades.

Esto es así porque el Sistema de Gestión de Calidad tiene que planificarse teniendo en cuenta el contexto de la empresa, las necesidades y las expectativas de las partes interesadas, así como todos los requisitos del cliente.

En la norma ISO 9001:2008 se planteaba la planificación como el establecimiento de todos los objetivos y los procesos necesario para conseguir los resultados según los requisitos de los clientes y la empresa.

En la norma ISO 9001 2015 se añade que tenemos que establecer, además, los recursos que vamos a necesitar y es necesario identificar los riesgos y las oportunidades, asignándoles recursos.

• Hacer:

Hacer consiste en implementar lo planificado. Esta fase se relaciona con los capítulos 7 y 8 de la norma ISO 9001. La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

La organización debe considerar:

1. Las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes.
2. Qué se necesita obtener de los proveedores externos.

• Verificar:

Verificar se relaciona con la realización del seguimiento. Cuando sea aplicable, implicará también la medición de los procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados. Se encuentra en el capítulo 9 de la ISO 9001.

La organización debe determinar:

–      Qué necesita seguimiento y medición.

–      Los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos.

–      Cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición.

–      Cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición.

• Actuar:

Es necesario tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario. El capítulo 10 Mejora, indica que la empresa tiene que determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implantar cualquier acción que sea necesaria para cumplir con los requisitos del cliente.

Deben incluir:

• Mejora de los productos y servicios para cumplir con los requisitos, así como considerar las necesidades y expectativas futuras.
• Corrección, prevención o reducción de los efectos no deseados.
• Mejora del desempeño y de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

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