- Listar oportunidades y amenazas.
- Asignar valores relativos.
- Asignar calificación.
- Multiplicación paso 2 y paso 3.
- Determinar valor ponderado.
Primeramente haremos una lista de los factores que consideramos que son críticos para el éxito de la organización. Elaborar una lista de diez o veinte factores sería lo idóneo, entre ellos se deberán incluir tanto oportunidades como amenazas que afectan a la organización y al sector.
Es conveniente anotar las oportunidades seguidas de las amenazas, y ser lo más concretos posible para evitar errores o confusiones.
Las oportunidades y amenazas externas se refieren a las tendencias y sucesos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales, políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos.
Tanto las oportunidades como las amenazas están más allá del control de la organización.
Asignar un peso relativo a cada factor, de 0 a 1, que indique la importancia relativa que posee cada uno de ellos para lograr el éxito. Normalmente las oportunidades tendrán pesos más elevados que las amenazas, aunque éstas pueden tener pesos con valores altos si son significativamente graves. La suma de todos los pesos debe dar un valor de 1.
Esta puntuación indica de qué forma afecta un determinado factor al éxito de la organización.
En esta etapa deberemos asignar una calificación, entre 1 y 4, que determinará si las estrategias llevadas a cabo en ese momento en la organización están respondiendo con eficacia. Esos valores serán fijados a cada uno de los factores considerados determinantes para el éxito de la institución. Respecto a esta calificación, 4 significa que la estrategia está dando una respuesta superior a lo esperado, 3 está dando una respuesta superior a la media, 2 significa que está dando una respuesta media y 1 que la respuesta es mala.
Multiplicar el peso de la etapa 2 por la calificación dada en la etapa 3 para cada elemento. De este producto se obtiene una calificación ponderada.
Sumar las calificaciones ponderadas obtenidas en el paso 4 para cada una de las variables y así poder determinar el total ponderado de la organización.
Sin importar la cantidad de oportunidades y amenazas consideradas al principio en esta matriz de evaluación de factores externos, el total ponderado más alto que se podrá conseguir en una organización será de 4 y el más bajo de 1.
Un resultado de 4 indica que la organización en cuestión está respondiendo de una forma magnífica a las oportunidades y amenazas que se les presentan. Es decir, las estrategias que tienen puestas en marcha la organización están aprovechando de la mejor forma posible las oportunidades que les llegan y detectan, y están reduciendo o minimizando de una forma eficaz los efectos negativos que pudieran darse de las amenazas externas.
Un resultado de 1 se traduce en un mal funcionamiento de las estrategias, pues no están aprovechando correctamente las oportunidades ni están esquivando amenazas.
En definitiva el funcionamiento de esta matriz se resume en recabar información, asimilar y evaluar. Estos elementos conforman la matriz de evaluación de factores externos.
ISO 9001:2015 pretende alinear la planificación estratégica con la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto está implícito en el requisito 4.1 “Conocimiento de la organización y su contexto.”
En dicho requisito, ISO9001 indica que la organización deberá determinar los aspectos internos y externos que pueden afectar a su capacidad para lograr los resultados previstos. Así mismo, las organizaciones deberán realizar un seguimiento y una revisión sobre las cuestiones internas y externas determinadas.
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