Análisis del ISO/DIS 9001. Información documentada

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Análisis del ISO/DIS 9001. Información documentada

ISO/DIS 9001

ISO/DIS 9001 contiene entre sus cláusulas una séptima nombrada apoyo. De ella hemos tratado ya las cuatro primeras secciones: recursos, competencia, conciencia y comunicación. Solo nos queda ya hablar sobre la quinta: Información documentada.

Se trata de una sección extensa, contiene la siguiente distribución:

  • 7.5.1 Generales
  • 7.5.2 Creación y actualización
  • 7.5.3 Control de la información documentada

ISO 9001

7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

Según este Proyecto de Norma Internacional, el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización debe incluir:

  • Información requerida por esta norma.
  • Documentación que la organización considere necesaria para la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

El alcance de esta información documentada puede variar de una organización a otra por diferentes motivos:

  • El tamaño de la organización, el tipo de actividades que desempeña, sus procesos, productos y servicios.
  • La complejidad de los procesos y sus interacciones.
  • La competencia de las personas.

7.5.2 Creación y actualización

Según ISO/DIS 9001, cuando la organización se dispone a crear y actualizar la información documentada se debe garantizar una correcta:

  • Identificación y descripción: título, fecha, autor, referencia…
  • Formato y medios de comunicación.
  • Revisión y aprobación.

7.5.3 Control de la información documentada

7.5.3.1 La información documentada requerida para controlar el Sistema de Gestión de la Calidad debe asegurar:

  • Que es adecuada para su uso, y está disponible donde y cuando sea necesario.
  • Que está protegida adecuadamente.

7.5.3.2 Para el control de la información documentada la organización debe tratar:

  • Distribución, acceso, recuperación y uso.
  • Almacenamiento y conservación.
  • Control de cambios.
  • Retención y disposición.

Esto se aplicará también a la información de origen externo que la organización determine como necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Si comparamos este contenido con el mismo del CD 1 podemos ver que solo hay un pequeño cambio de estructura en el apartado 7.5.3. En ISO/DIS 9001 este punto se divide en otros dos más, mientras que en el CD 1 no aparece tal división, el texto se muestra como un único apartado.

La Plataforma Tecnológica ISOTools está preparada para cumplir con este requisito de la Nueva ISO 9001 2015, y llevar a cabo un buen control de la información documentada, mediante la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad.

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